ربح من الانترنت

9 خطوات فعالة تمكنك من تحديد الأولويات في العمل

9 خطوات فعالة تمكنك من تحديد أولويات عملك

يعد تحديد الأولويات من أهم وأقدم التحديات في مكان العمل، ومع تراكم المهام التي يتعين عليك إكمالها، تصبح فوضوية، أولا وقبل كل شيء تستحق اهتمامك وجهدك، مما يؤدي إلى الشعور بالتوتر والإجهاد النفسي، وغالبا ما يؤدي بك إلى عدم الوصول إلى أي مكان. لذلك ، يجب عليك الالتزام بنظام واضح يمكنك من التحكم في عملك دون الحاجة إلى توفير مهمة واحدة على الأكثر كأولوية. ولكن كيف يمكنك تحقيق ذلك؟

أهمية تحديد الأولويات

إن إمكانية تحديد الأولويات في العمل ليس فقط في حياتك المهنية ، ولكن أيضا من حيث علم النفس والحياة ، جلبت لك فوائد هائلة. تشير الإحصاءات إلى أنه إذا كنت تقضي عشر دقائق فقط في تحديد أولويات بداية اليوم ، فستوفر ساعتين في اليوم! وتكمن أهمية تحديد الأولويات فيما يلي:

أولا: التوازن بين العمل والحياة

إن تحديد الأولويات والتعامل معها يسرع من الانتهاء ، لذلك يمكنك الحصول على مزيد من الوقت للأنشطة الأخرى أو الراحة لجمع بعض الطاقة مقارنة بالساعات الطويلة. هذا يساعد على تحقيق التوازن بين الحياة والقضايا المهنية ويمنع الإرهاق الذي يمكن أن ينتج إذا كان الموظفون منغمسين في العمل لمعظم اليوم. بالإضافة إلى ذلك ، بمرور الوقت ، سيصبح تحديد الأولويات مهارة سيتم تطبيقها على جميع جوانب حياتك.

ثانيا: زيادة الإنتاجية

عندما تعطي الأولوية للعمل قبل البدء في العمل، فإنك تحسن انتباهك، وتقلل من الانحرافات والارتباك، وتقضي وقتك في الأشياء الأكثر أهمية، مما يزيد من كفاءة وفعالية جهودك دون إهدارها للحصول على أفضل النتائج. زيادة الإنتاجية يمكن أن تحسن سمعة الموظف في بيئة العمل وتزيد من فرصه في تسلق السلم الوظيفي وتحقيق الأهداف التي يطمح إليها.

ثالثا: تقليل التوتر والضغط النفسي

وجود الكثير من المهام وعدم القدرة على إكمالها وفق استراتيجية معقولة يزيد من عبء العمل، يليه التعب والإجهاد لأنه من المستحيل إكمال المهام التي تحتاج إلى إكمال. من ناحية أخرى ، فإن تحديد أولوياتك يمكن أن يكافئ جهودك من خلال تحقيق النتائج المرجوة دون الضغط النفسي الذي يعيق عملك.

رابعا: الإدارة السليمة للوقت

الأولوية وإدارة الوقت مصطلحان مرتبطان ارتباطا وثيقا ، معرفة ما هو الأكثر أهمية وما يستحق طاقتك ، أولا اجعله أولوية ليوم عملك ، لذلك لن تضيع إدارة الوقت الناجحة في ساعات من التفكير التقاعس أو الجهد غير المجدي! سيضمن ذلك استثمار الوقت والجهد بفعالية من خلال توجيههم على المسار الصحيح.

كيفية تحديد أولويات العمل

تحديد الأولويات ليس بالمهمة السهلة، وبسبب العديد من الضغوط والانشغالات، غالبا ما يتجاهلها الناس تحت عبء العمل. لحسن الحظ ، يمكنك تدريب نفسك على خطوات بسيطة لجعل تنفيذها ممتعا للتغلب على صعوباتها:

1. اكتب قائمة بجميع المهام المطلوبة

تأتي الأولويات الفعالة من معرفة كل ما عليك القيام به ، مما يمنح نفسك صورة كاملة وواضحة يمكنك تحليلها دون نسيان أي شيء. تأكد من كتابة حتى المهام الأكثر شيوعا ووضعها في الاعتبار ، بما في ذلك المهام الشخصية التي يمكن أن تتخلل ساعات العمل هي أيضا فكرة جيدة ،بسبب تأثيره على استهلاك الوقت.

يجب أن توفر قائمة مهامك أيضا معلومات واضحة وكاملة حول كل موعد نهائي للمهام ، مما سيساعدك على التخطيط مقابل هذه المهام ، وتحديد أولويات خطتك هو المفتاح للتوصل إلى خطة ناجحة. إذا لم يتم تحديد الموعد النهائي الرسمي لبعض المهام ، فحاول أن تحدد بنفسك ، لأن عدم تطبيقه سيؤدي إلى تأجيلات وتأخيرات متكررة.

2. تسليط الضوء على أهم الأشياء أولا

في العمل، وإدراكا منه لأهمية التمييز بين الأهم والأهم، يوصى بترتيب المهام حسب الأهمية والاستعجال، ويتم ذلك من خلال تصنيف كل مهمة وفقا للتصنيفات الأربعة التالية وفق مصفوفة من الأولويات:

مصفوفة الأولويات

تتضمن طريقة أخرى لتحديد الأولويات تسمى طريقة المهام الأكثر أهمية (MIT) إنشاء قائمة يومية منفصلة بعدد محدد من المهام التي يجب إكمالها فقط خلال اليوم ، بالإضافة إلى تاريخ الاستحقاق.

3. تجنب تعارض المهام

عندما لا تكون المهمة التي تقوم بها صعبة أو تتطلب اهتماما غير مقسم ، فإن الإدارة جنبا إلى جنب تكون سهلة نسبيا. ولكن مع زيادة الصعوبة ، تصبح إدارة المهام وإكمالها بشكل صحيح مربكة ، مما يؤدي إلى انخفاض في جودة الأداء والنتائج. تجنب المهام المزدوجة أو المتزامنة والتعامل مع كل مهمة على حدة هو عامل التركيز الأكثر أهمية ، مع إبقاء عقلك بعيدا عن أي مشتتات أخرى تستهلك عقلك.

4. النظر في الجهد المبذول لكل مهمة

بعد كتابة قائمة مهام طويلة وكريمية ، يمكن أن يجعلك التحديق فيها تشعر بالتوتر ، ومن ثم قد تلجأ إلى المماطلة خوفا من مواجهة الضغط الذي لا مفر منه. يمكن التغلب على ذلك من خلال تقدير الجهد المبذول لكل مهمة ، طالما أن الوقت ليس مشكلة كبيرة ، مما قد يساعدك في اختيار المهمة التي تناسب طاقتك الحالية. يمكنك أيضا البدء بالتنقل السريع من المهام التي تتطلب الحد الأدنى من الوقت والجهد، مما يمنحك شعورا بالإنجاز ويحفزك على العمل الجاد.

5. كن مرنا

انصحك دائما بالتخطيط بمرونة ومن المرجح أن تتغير أولوياتك بمرور الوقت ، لذا خطط لما هو غير متوقع ووفر بعض الوقت في جدولك الزمني للتعامل مع أي شيء عاجل ومفاجئ. يمكنك دائما التوصل إلى قائمة مناسبة يجب أن تتضمن أولوياتك اليومية بغض النظر عن مقدار ما تضيفه أو تزيله منها.

6. تجنب الانحرافات

مفتاح الإنجاز هو التركيز على ما تفعله. يمكن أن تشتت انتباهك من حولك عن العمل المطلوب. لذلك ، دون إكماله في الوقت المناسب ، حدث خطأ ما في جدولك الزمني ووقتك. هذا يؤثر على جميع المهام بعد المهمة الحالية! لذا ، حاول توفير بيئة عمل مناسبة تساعدك على التركيز على عمل أي شيء آخر حتى تتمكن من إنجازه كما هو مخطط له ، ومن ثم ستستمتع بالباقي وتكون راضيا جدا عن جهودك الدؤوبة.

7. اعرف أهدافك

قد يبدو تحديد الأولويات طريقة فعالة لإدارة الوقت ، ولكنه مفتاح تحقيق أهداف مهمة طويلة الأجل! يمكن أن تساعدك معرفة ما تعمل عليه أو تحاول تحقيقه في تحديد المهام الأكثر صلة بالنتائج المستقبلية. يتم ذلك عن طريق تقسيم الأهداف الكبيرة ، أي إذا جعلت أهدافك السنوية أهدافا شهرية وحققت في النهاية ما تريد ، فإن أهدافك الشهرية تصبح قائمة مهام أسبوعية ، والتي بدورها تصبح أولوية يومية عليك التعامل معها.

هذا التفكير الرؤيوي شامل وفعال في تحديد الأولويات ، مما يجعلك على دراية بقيمة كل مهمة تقوم بها وتجنب ملء يومك بالمهام التي لن تؤدي إلا إلى إضاعة الوقت. من المهم وضع الهدف النهائي في الاعتبار. اسأل نفسك أسئلة موجهة نحو الهدف لمساعدتك على تحقيق ذلك، مثل:

  • ما هي المهام التي لها أكبر تأثير على النتيجة النهائية؟
  • ماذا يمكنني أن أفعل اليوم لتعزيز تقدمي نحو هذا الهدف؟

8. كن واقعيا

بعد تحديد مهامك وتحديد أولويات تقديراتك، ابحث وتأكد من أن التقديرات والمهام متسقة مع أيامك وفي حدود قدرتك على السماح بوقتك والأسئلة الأخرى. لا تدع نفسك تدفع الكثير بحيث لا يمكنك إنجاز الأمور بما تخطط للقيام به ، مما قد يحبطك ، حتى لو كان كل ما عليك فعله هو تضمين المهام بشكل معقول قدر الإمكان ، لا شيء أكثر من ذلك. خذ نفسا عميقا وركز على الأشياء الرئيسية كنقاط انطلاق.

9. استمر في مراجعة قائمة مهامك

ويجب استعراض قائمة الأولويات استعراضا متكررا من أجل استعادة السيطرة والتركيز، وتصحيح المسائل الهامة والمواعيد النهائية لها على وجه السرعة، والنظر فيما إذا كانت القائمة بحاجة إلى إعادة ترتيب القائمة أو إضافتها وتعديلها وفقا لذلك. هذه الاستراتيجية هي دعوة للاستيقاظ وتسمح لك بالعمل والانتهاء وفقا للجدول الزمني.

بشكل عام ، بغض النظر عن مدى جودة جدولك الزمني في تحديد الأولويات وتحديد الأولويات ، يكاد يكون من المستحيل تجنب جميع العقبات والانحرافات التي لن تجعلك في بعض الأحيان تحقق كل ما تحتاجه في القائمة ، طالما أنك تحاول باستمرار إنجاز المهمة في الوقت المحدد وتحقيق النتائج المرجوة. كل شيء ممكن ، ومن المهم أن تحاول دائما القيام بدورك.

نشر في: تطوير المهارات منذ 10 أشهر

زر الذهاب إلى الأعلى