ريادة الأعمال

6 نصائح تساعدك على تحسين بيئة العمل عن بعد

6 نصائح لمساعدتك على تحسين بيئة العمل عن بعد

في الآونة الأخيرة ، حدثت تغييرات أساسية في وظائف الشركات وأساليب عملها ، حيث تفضل العديد من المنظمات العمل عن بعد بدلا من المكتب. نظرا للاختلافات العديدة بين العمل التقليدي والعمل عن بعد ، يجب على القادة والمديرين السعي لتحسين وتعزيز بيئة العمل عن بعد بكل طريقة ممكنة. فيما يلي 6 خطوات لتحسين بيئة العمل عن بعد داخل شركتك.

دليل:

أولا: وضع سياسة شاملة للأمن الوظيفي

العامل النفسي الأبرز هو أن الموظفين عن بعد يفقدون الثقة في موقعهم أو استمرارية عملهم في المنظمة، بينما يكمن الجانب المادي في حقيقة أن الموظفين عن بعد لا يعملون تحت سقف مكتب الشركة، لذلك يجب على مدير المنظمة توفير الاحتياجات المادية والأخلاقية للموظفين لتحسين بيئة العمل عن بعد للموظفين:

توفير متطلبات السلامة الأخلاقية

تعد ثقة الموظفين والشعور بالأمان الأخلاقي من أبرز العوامل التي تسهم في تحسين بيئات العمل عن بعد وزيادة الإنتاجية، وتحتل الاحتياجات الأمنية المرتبة الثالثة في هرم ماسلو للاحتياجات الإنسانية، لذلك يجب على مديري المؤسسات الشعور بالثقة والأمان لجميع الموظفين عن بعد لضمان أدائهم في أفضل حالاتهم.

تعيين مسؤوليات واضحة ومحددة لكل موظف لتجنب إرهاق بعض الموظفين. عند قبول الأخطاء ، لا يخشى الموظفون ارتكاب الأخطاء أو إخفاء المشكلات ومحاولة تصحيحها وتوجيه الموظفين إلى أفضل إجراء.

تفعيل ثقافة إضافة التعليقات والملاحظات في جميع مراحل العمل لتجنب إلقاء اللوم بشكل مباشر على الموظف بعد انتهاء الوظيفة وأي أخطاء. من خلال تدوين الملاحظات باستمرار والحفاظ على دقة سير العمل الخاص بك ، يمكن توجيه التعليقات من خلال التواصل الفردي.

تلبية احتياجات السلامة الشخصية الخاصة بك

يجادل بعض المديرين بأن العمل من المنزل لا يتطلب أي متطلبات مادية أو تأمين للموظفين ، ولكن في الواقع ، على الرغم من أن العمل من المنزل سهل ، يجب على المديرين تحمل المسؤولية عن أنفسهم لضمان ووصف متطلبات الموظفين للعمل في مكان العمل.

التأكد من الحد الأدنى من المتطلبات الوظيفية للموظف، مثل وجود جهاز كمبيوتر شخصي مناسب أو شبكة جيدة، وأنه يجب توظيف أشخاص جدد للنظر في هذا المجال أو الوظيفة، إن أمكن، للموظفين الأكبر سنا.

أنا مسؤول عن أمن المعلومات، الذي لا يفيد الموظفين فقط، بل يعد من أهم الأمور التي يجب على مديري الشركات الانتباه إليها، خاصة إذا كانت المؤسسة تتعامل مع بيانات مهمة، فيجب على المديرين التأكد من أن الاتصال بالشبكة آمن تماما للموظفين.

ثانيا: نظام عمل فعال

عند التوظيف عن بعد وإدارة العمل الجماعي بشكل غير مباشر ، تحتاج إلى تقسيم العمل والمهام وفقا لنهج محدد لضمان عدم وجود أخطاء أو سهو ، وبالتالي تقليل نسبة المخاطر في العمل. إن التأكد من أن الفريق على دراية كاملة بالمسؤوليات الموكلة إليه لمحاكاة المنظمة داخل المنظمة يساعد على تحسين بيئة العمل عن بعد أخلاقيا وماديا.

يمكن تنظيم العمل وفقا لعدة أشياء ، وهي:

تقسيم العمل

  • قسم العمل الشخصي

جميع الموظفين الجدد لديهم مهام بسيطة لا تتطلب الكثير من الخبرة ويحاولون الوصول إلى عملهم في البداية والتحكم الجزئي فيهم للتأكد من أن الموظفين ينجزون المهمة بالطريقة الصحيحة. لضمان قدرة الموظفين على التكيف بسرعة مع بيئات العمل عن بعد، قم بتطوير خطة عمل أسبوعية أو نصف شهرية قصيرة.

  • جزء العمل داخل المجموعة

بدلا من قيام كل موظف بعمله بشكل فردي، يمكن تقسيم العمل إلى عدة مجموعات وتعيين مشرف لكل مجموعة، حتى تتمكن من التأكد من أن العمل صحيح، لأن هناك مشرفا متمرسا بين أعضاء الفريق، بالإضافة إلى الترويج عن بعد لثقافة الفريق عند جمع موظفين متعددين، والعمل من أجل هدف واحد وخطة واحدة، وفي هذه الحالة يمكن للموظف الجديد معرفة المزيد عن طبيعة العمل.

استخدام منصة التعاون

لا يمكن تعديل مهام الفريق شفهيا بمفرده، كما أن تنظيم المهام وحده يمكن أن يجعل من الصعب على المديرين معرفة العمل الذي تم إنجازه وما لم يتم إنجازه، لذلك يجب على كل مدير استخدام منصة تعاون لإدارة الفريق عن بعد والتأكد من أن الفريق ككل يكمل المهام المطلوبة دون تقصير أو نسيان، ويمكن لمنصات الاتصال التقليدية أن تترك مجالا للخطأ.

أفضل منصة عمل تعاونية يمكن أن تمنحك تجربة فريدة في ثقافة الاتصالات عن بعد هي الأداة الأولى في العالم العربي لإدارة العمل، مما يفيد الفرق التي تعمل عن بعد من خلال إنشاء لوحات للمشاريع لفهم تقدم كل مشروع ومشاركة القوائم مع الفرق حتى يتمكنوا من مشاهدته وتعديله دون الحاجة إلى تنزيله.

الميزة الأبرز لاستخدامي لهذه الأداة هي المرونة، والتي تتيح لك إضافة مجموعة من التطبيقات في كل قائمة، مثل تطبيقات التحرير أو تطبيقات التعليقات التوضيحية، بحيث يمكنك إضافة تعليقات حول تقدم المهام دون إرسال تعليقات منفصلة لكل فرد في الفريق، بحيث يمكنك بسهولة أكبر إدارة ومتابعة المشاريع في فريقك، بالإضافة إلى ذلك، تمنحك هذه الأداة أيضا درجة عالية من الأمان والخصوصية.

من المؤكد أن احتياجات كل مؤسسة تختلف عن غيرها من المنظمات من حيث منصات التعاون أو أدوات إدارة المشاريع ، لذلك يجب عليك اختيار أفضل أداة لإدارة المشاريع عن بعد تعمل بشكل أفضل بالنسبة لك. سيساعدك فهم نوع الشركة التي لديك وكيفية عملها على اختيار أفضل أداة ، أو إشراك الموظفين في قرار اختيار الأداة الأنسب.

ثالثا: اتباع أساليب عمل مرنة

إذا لم تتمكن من تحقيق القدرة على التكيف مع محيطك، فلا يمكنك الاستمرار في العمل، لذلك يجب أن يكون لديك بعض الطرق المرنة لتحسين بيئة العمل عن بعد، مثل:

1. ساعات العمل

يختلف العمل التقليدي عن العمل من المنزل بعدة طرق، أبرزها خلال ساعات العمل، لذلك يجب أن تكون ساعات العمل أكثر مرونة للموظفين وتمنح موظفيك حرية اختيار ساعات العمل المناسبة بعد استشارتك، شريطة أن يلتزم الموظف بمهامه خلال هذه الأوقات.

2. المراسلات التجارية

الابتعاد عن المأزق في الاتصالات داخل الشركة وعدم الاعتماد على مبدأ تكرار الرسائل لفترات طويلة عبر البريد الإلكتروني، لأن ذلك يمكن أن يزيد من الملل بين الموظفين، ويشكو العديد من الموظفين عن بعد من شكل التواصل الداخلي.

يجب أن تكون مرنا في هذا المجال وأن تحسن ثقافتك في التواصل عن بعد مع موظفيك ، مثل الرسائل الصوتية الموجهة أو مقاطع الفيديو القصيرة ، وأن تقتصر رسائل البريد الإلكتروني على الرسائل الرسمية أو الضرورية فقط.

3. انتبه إلى الإنتاجية وليس ساعات العمل

يعمل معظم الموظفين عن بعد من المنزل في أسرهم وقد يكون من الصعب فصل ضوضاء المنزل عن ساعات العمل. لذلك ، إذا كانت طبيعة العمل تسمح بالمرونة ، فلا تلزم الموظفين بساعات عمل محددة وربط عمل الموظف بالإنتاجية بدلا من الوقت ، على سبيل المثال ، لا تهتم بوقت الموظف في العمل ، ولكن ركز على مقدار العمل الذي يكمله الموظف.

4. توفير البدائل

في بعض الحالات قد يتغيب الموظفون لأسباب عاجلة أو انقطاع الخدمة، على سبيل المثال، هنا عليك تصحيح المشكلة، بالطبع هذا لا يعني توظيف بديل لكل موظف، ولكن لجعل عملك مرنا بحيث يمكن مساءلة أعضاء الفريق أمام بعضهم البعض في غياب أحدهم.

رابعا: خلق بيئة عمل محفزة

في حين أن العمل عن بعد يميل إلى أن يكون أكثر راحة للموظفين، فإن عدم وجود تواصل مباشر بين الأفراد في نفس المؤسسة يخلق شعورا بالعزلة لعدة ساعات من العمل المستمر، وهنا يكمن دور المدير في خلق بيئة عمل مناسبة للموظفين ومراعاة الاحتياجات الاجتماعية لتحديث أنشطة الموظفين، ويمكن خلق بيئة عمل محفزة لتحسين بيئة العمل عن بعد أكثر:

1. فواصل

فترات الراحة أثناء العمل ليست مجرد تكملة للعمل، فهي السر وراء الإنتاجية العالية، فالحد الأدنى لوقت الاستراحة لمدة 8 ساعات من العمل هو 30 دقيقة أساسية، والمرتين الأخريين 15 دقيقة لكل منهما، وحاجة الموظفين عن بعد للراحة لا تقل عن احتياجات الموظفين في المكتب، وكمدير، لا تتردد في توفير وقت راحة للموظفين دون أي قيود.

2. الابتعاد عن الجمود

نظرا لعدم وجود خصائص اتصال مباشر للعمل عن بعد ، حاول خلق جو لطيف للموظفين خلال ساعات العمل ، وترتيب بعض مجموعات وسائل التواصل الاجتماعي على وجه التحديد أثناء العمل للترفيه ، وتبادل المعلومات ، والنكات اللطيفة ، أو أي طريقة أخرى لجعل الموظفين يشعرون بالسعادة. لا تكن جامدا ، فالتسلية الذاتية هي حاجة ضرورية لأي شخص.

3. نظام الحوافز والمنافسة

في حالة العمل عن بعد، غالبا ما يفقد الموظفون الحماس للتنافس مع بعضهم البعض، فلا توجد طريقة للتواصل على أرض الواقع بين الموظفين وأعضاء الفريق، ويحرصون على خلق المنافسة، وتنظيم بعض المسابقات بين أعضاء الفريق، ولا تدع هذه المسابقة تصبح عديمة الفائدة، بل حاول الجمع بين الفوز وبعض الدوافع المادية أو المعنوية للحفاظ على نشاط الفريق وبعيدا عن الملل الذي يعذب الموظفين.

4. توفير الخصوصية

تلجأ العديد من المؤسسات إلى مراقبة أنشطة موظفيها أثناء العمل عن بعد للتأكد من قيامهم بمهامهم بشكل صحيح، بينما يلجأ بعض المديرين إلى المشاركة في جميع الأنشطة في المنظمة مع الفريق، الأمر الذي ينتهك خصوصية الموظفين إلى حد ما.

يجب على المدير الناجح ترك مساحة حرة بين مجموعات الموظفين دون الدخول إليها، وهو ما يمكن القيام به من خلال ترك بعض الخصوصية في مجموعة برامج التواصل المستخدمة في العمل لتقتصر على الزملاء فيما بينهم، وهو أمر طبيعي بالنسبة للمكاتب التقليدية على أي حال ويجب توفيره عند العمل عن بعد.

خامسا: صياغة سياسات تدريب الموظفين

يمكنك العثور على أشخاص يتمتعون بالمهارات المناسبة للعمل في مؤسستك ، ولكن هل يمكنك العثور على شخص مناسب لهذا المنصب؟ بالطبع سيكون هذا صعبا إلى حد ما لأن متطلبات المنظمة تتطلب تطوير المهارات مع مرور الوقت، حيث يبرز دورك، وتقديم التدريب والمشورة للفريق للتحسين المستمر لبيئة العمل عن بعد وتطوير مهارات الفريق، ويمكن العمل في الميدان بعدة طرق:

1. توفير مرجع للفريق بأكمله

بغض النظر عن مهارات الموظف في المؤسسة، فإنه عندما يواجه أي مشاكل، فإنه يحتاج دائما إلى مواد مرجعية للعودة، لذلك يجب عليك توفير نسخة إلكترونية من الخطوط العريضة للمؤسسة أو إرشاداتها العامة ومشاركة هذه الملفات مع أعضاء الفريق من أجل تزويدهم بمراجع وأدلة دائمة أثناء العمل، ويمكن إزالة بعض الأدلة من الإجراءات اللازمة في العمل، يمكنك إنشاء هذه الأدلة بنفسك أو الاستعانة بخبراء لأداء العمل.

2. الاجتماعات العادية

يعد هذا المجال من أبرز المجالات التي تساهم في تحسين بيئة العمل عن بعد، مثل المواعيد الثابتة أو المنتظمة، التي يجب أن يتم إعدادها للفريق للقاء القادة أو الموظفين ذوي الخبرة في المؤسسة. عندما نتحدث عن العمل عن بعد ، فإن الاجتماعات هنا هي بالتأكيد مؤتمرات فيديو من خلال برامج مخصصة. تساعد هذه الاجتماعات في تقديم المشورة والدعم لأعضاء الفريق وزيادة الروابط والعلاقات الاجتماعية بين أعضاء الفريق.

3. تقديم دورات تدريبية

لا تعتمد على البرامج الفردية للتعلم من أعضاء الفريق، بل كن مبادرا، وتزويدهم بدورات تدريبية لتحسين مهارات الموظفين وتطوير قدراتهم.

سادسا: تنمية مهارات الاتصال الفعال

في العلاقات بين الأشخاص، لا يمكن التواصل الكامل دون استكمال عناصر الاتصال: المرسل، والمستقبل، والرسالة، وبالنسبة للعمل عن بعد، يجب أن تسعى جاهدا لتحسين مهارات الاتصال الفعال لضمان وضوح المعلومات داخل الفريق، وهنا يجب أن تتقن مهارات التواصل الفعال داخل المؤسسة لتحقيق أفضل تواصل بينك وبين الفريق، ومن أهم هذه المهارات ما يلي:

1. تلقي وفهم ردود الفعل

لا يمكن القيام بعمل المنظمة دون أي ملاحظات أو انتقادات من الفريق ، وإذا حدث ذلك ، فيجب أن تعرف أن العمل غير مكتمل. يجب أن يحفز الفريق على تقديم التغذية الراجعة بعد اتخاذ أي خطوات، ويجب تحفيز الموظفين على النقد البناء، حيث أن هذا النهج هو أفضل طريقة لفهم أوجه القصور في المؤسسة والعمل على إصلاحها أو تجنبها في الفترة المقبلة.

2. الاستماع إلى أسئلة الموظفين

خاصة وأن العمل عن بعد يعد تجربة جديدة نسبيا، وقد يعمل العديد من موظفيك عن بعد لأول مرة، مما يجعلهم يواجهون بعض المشاكل عند التعامل مع أدوات العمل، لذا احرص على الاستماع إلى أسئلة موظفيك بشكل منتظم، ولكن شرط هذا الاستماع هو أن يكون مرتبطا بالإجراءات الفعلية، وليس فقط الاستماع، حتى تتمكن من الحصول على مزيد من المعلومات التي من شأنها تحسين بيئة العمل عن بعد في مؤسستك.

3. تعزيز ثقافة الاستجواب

يشكو بعض المديرين من العديد من الأسئلة التي يطرحها الموظفون ، ولكن في الواقع يظهر هذا الجانب أن الموظفين يميلون إلى العمل بإخلاص للمنظمة. بصفتك قائدا، عليك أن تسأل موظفيك عن سير عملهم وتشجع موظفيك على السؤال عن أي جوانب غير واضحة، مما سيحسن بشكل كبير من بيئة العمل عن بعد، وعند سؤالك يجب عليك تقديم إجابات مناسبة لكل سؤال، وعدم تجاهل أي منها، لأن التجاهل سيمنع الموظفين من طرح المزيد من الأسئلة.

4. كن لطيفا

اللطف وقوة الشخصية التي يجب أن يتواجد بها القادة ليستالتناقض، حاول أن تكون لطيفا عند التواصل مع الفريق، لا تقل أشياء وقحة لموظفيك، فاللطف سيساعد الموظفين على تقبل المعلومات وتنفيذها بشكل أفضل، لذا راقب عباراتك مع الموظفين ووضح المعنى بطريقة لطيفة وغير مسيئة، وهو ما ينطبق أيضا على الملاحظات الصوتية أو مؤتمرات الفيديو.

وفي الختام، يعد تحسين بيئة العمل داخل أي شركة من أهم العوامل في ضمان النتائج الفعلية، ولكن الفرق الحقيقي هو اختيار أفضل استراتيجية لتحسين بيئة العمل عن بعد لاستيعاب متطلبات عصر العمل عن بعد اليوم، بدلا من الأساليب التقليدية. أخبرنا ، ما هي الطرق التي يتم تتبعها في مؤسستك؟

نشر في: مؤهل توظيف جديد قبل عام

زر الذهاب إلى الأعلى