ريادة الأعمال

4 خطوات بسيطة تمكنك من كتابة محضر اجتماع فعال

4 خطوات بسيطة تمكنك من كتابة محاضر اجتماعات فعالة

محاضر الاجتماعات هي سجل دائم للسياسات والقرارات والإجراءات التي يجب اتباعها بعد أي اجتماع داخل الشركة أو المؤسسة ، سواء تم العمل وجها لوجه أو عن بعد. لذلك ليس من المستغرب أن يفضل أصحاب العمل والشركات والمنظمات كتابة محاضر اجتماعات الشركة أكثر من أي وقت مضى.

ما هي محضر الاجتماع؟ ما هي خطوات كتابته؟

محاضر الاجتماعات عبارة عن ملاحظات مكتوبة يتم تدوينها خلال اجتماعات أصحاب الأعمال والشركات والمؤسسات التي تسلط الضوء على النقاط الرئيسية التي تمت مناقشتها خلال الاجتماع والأفكار التي طرحها المشاركون والخطوات الواجب تنفيذها بعد هذه الاجتماعات. تتكون كتابة محضر الاجتماع من عدة خطوات أهمها:

أولا: التخطيط قبل كتابة محضر الاجتماع

قبل البدء في أي اجتماع ، من الواضح أنك بحاجة إلى قضاء بعض الوقت في التخطيط وإعداد ما سيناقشه الاجتماع ، لذلك قبل كتابة محضر الاجتماع ، تحتاج إلى الانتباه إلى النقاط التالية.

1. مراجعة محاضر ومحاضر الاجتماعات التي نوقشت سابقا

من المستحسن مراجعة ملاحظات ومحاضر الاجتماعات السابقة التي دونتها أنت أو زملاؤك. يرجى ملاحظة كيفية كتابة محضر الاجتماع، بما في ذلك النقاط المثيرة للاهتمام، فضلا عن أي تعليقات أو اقتراحات مبينة في محضر الجلسة هذا.

2. إعداد أدوات لكتابة محاضر اجتماعات الشركة

في الوقت الحاضر ، يستخدم معظم الناس هواتفهم أو أجهزة الكمبيوتر المحمولة الخاصة بهم لكتابة الملاحظات بدلا من استخدام الورق والقلم الرصاص ، مما يوفر لهم الكثير من الوقت.

يمكنك تسجيل هذه الملاحظات على نص جهازك أو الصوت أو الفيديو ، وهناك الكثير من الأدوات الرقمية التي يمكن أن تساعدك على التقاط ملاحظاتك وتخزينها ومشاركتها مع زملائك ، مثل أداة “Me” التي توفرها حسوب.

“I” هي أداة تجمع بين كل ما تحتاجه لإدارة المشاريع والفرق عن بعد. مع واجهة سهلة الاستخدام ، ستتمكن من كتابة الملاحظات وإنشاء القوائم وتخصيصها لتناسب أسلوب عملك ، بينما أنا أداة متعددة الاستخدامات يمكن استخدامها للعديد من المهام.

على سبيل المثال، أثناء الاجتماع، يمكنك كتابة الملاحظات الشخصية وتتبع الوقت وإدارة الأشياء المهمة الأخرى. بعد الاجتماع، يمكنك بسهولة تحرير ملاحظاتك وإضافة معلومات إضافية وتنسيق محاضر اجتماعات الشركة المكتوبة.

تمكنك أداة “أنا” أيضا من حفظ الملاحظات والملفات ومشاركتها وجمعها في مكان واحد ومشاركة تلك الملاحظات مع فريقك أو رؤسائك ، وهو ما تحتاجه عندما تريد كتابة ملاحظات اجتماع جيدة لشركتك أو مؤسستك.

3. إعداد جدول أعمال الاجتماع

يعد إعداد جدول أعمال الاجتماع أمرا جيدا للجميع ، بغض النظر عمن هو المسؤول عن إنشاء جدول أعمال الاجتماع. كما سيسهل جدول الأعمال هذا على الحاضرين التخطيط للمستقبل ووضع رؤية واضحة لكيفية عمل الاجتماع، والنقاط التي سيتم مناقشتها، وما يجب تحقيقه وتحقيقه.

الأهم من ذلك ، سيوفر لك جدول أعمال الاجتماع إطارا لكتابة محاضر الاجتماعات ، مما سيجعل عملية كتابة محاضر الاجتماعات أكثر كفاءة وإنتاجية. لذلك ، تأكد من حصولك على نسخة من جدول الأعمال من منظم الاجتماع مقدما ، خاصة إذا لم تكن مشاركا في إنشاء هذا الجدول.

وأخيرا، تأكد من إدراج ما يلي على جدول الأعمال:

  • تسجيل أسماء جميع الحاضرين سواء كانوا ضيوفا أو متحدثين في هذا المؤتمر.
  • تاريخ ووقت الاجتماع.
  • القرار المراد مناقشته.
  • التصويت على قرارات الاجتماع.
  • نتيجة الاجتماع سواء بقبول المقترح أو رفضه.
  • تاريخ ووقت الاجتماع التالي.

ثانيا: تدوين محضر اجتماع الشركة

في الخطوة السابقة، قمت بإعداد جدول أعمال مجدول للاجتماع، والذي يجب استخدامه كمخطط لمحاضر الاجتماع، والانتباه إلى ما هو مذكور في جدول الأعمال وتضمينه في محضر الاجتماع. فيما يلي بعض الأشياء التي يجب مراعاتها عند كتابة محاضر اجتماعات الشركة:

1. ركز دائما على الأساسيات

يركز الكثير من الأشخاص على الاجتماع نفسه والهدف، وينسون تماما أساسيات كتابة محاضر الاجتماعات، مما يؤدي إلى دقائق اجتماعات رديئة الجودة، لذا تذكر التركيز على الأساسيات، والتي تشمل ما يلي:

  • معلومات الاجتماع الأساسية: قم بتضمين التواريخ والتواريخ في الجزء العلوي من جدول محاضر الاجتماعات ، لأن هذا سيضمن أن كل شيء في مكانه الصحيح وأن زملائك في الفريق أو رئيسك أو منظم الاجتماع يمكنهم بسهولة تحديد محاضر الاجتماع.
  • قائمة الأشخاص الذين حضروا الاجتماع: ما نعنيه هو أنه يجب عليك تضمين قائمة بكل من حضر الاجتماع، ويجب عليك تضمين كل من يعمل على مشروع أو موضوع معين يتعلق بالاجتماع أو متصل به، بالإضافة إلى الأشخاص الذين تلقوا إشعارات لهذا الاجتماع.

2. تضمين الأمور المهمة في محاضر اجتماعات الشركة

يجب عليك تحديد الغرض الأساسي من الاجتماع ، أي يجب عليك تضمين جميع المناقشات المشاركة في الاجتماع في محضر الاجتماع. هذا أكثر من ذلك ، من الأفضل التحدث إلى منظم الاجتماع وتدوين الأفكار والمناقشات والاقتراحات بعد الاجتماع لزيادة كفاءة تدوين الملاحظات.

قد يكون لديك أيضا مستندات وملفات تريد تضمينها في التقرير للرجوع إليها لاحقا. يمكن أن يشمل ذلك التقارير والعروض التقديمية والمستندات والصور والمقاطع الصوتية ومقاطع الفيديو والمزيد.

3. جعل كتابة محضر الاجتماع عادلة وموجزة

اكتب ملاحظات الاجتماع قصيرة قدر الإمكان ، مع الأخذ في الاعتبار أهمية فهمها بالكامل حتى يتمكن زملاؤك من قراءتها لاحقا. لا تحاول تذكر كل شيء، بل انتبه للحضور من منظمي الاجتماع والزملاء، وركز على الاقتراحات والأفكار التي نوقشت في الاجتماع، وكذلك القرارات والإجراءات المعتمدة في الاجتماع.

عليك أن تبقي المعتقدات والأحكام الشخصية والتحيزات خارج الغرفة ، وعليك أن تكون محترفا ومحايدا وأن تقدم رؤية موضوعية لما يتم مناقشته ، لذلك يجب أن تركز فقط على ذلك. باختصار ، كن صادقا وموجزا واستبعد معتقداتك وتحيزاتك من مكان عملك.

4. كن مستمعا نشطا واسأل عما إذا كنت لا تفهم شيئا ما

إذا شرح شخص ما شيئا ما ولم تسمعه بوضوح ، فقاطع شيئا ما إذا كان من الصعب فهمه. إذا كنت لا تفهم تماما ما يقال ، فيمكنك المقاطعة وطلب التوضيح ، ويمكنك تنظيم سؤالك على النحو التالي:

  • “سامحني ، أنا مرتبك بعض الشيء …”.
  • “أنا آسف ، أوه … ، أعتقد أن هذا ما قلته … هل هذا صحيح؟
  • “لا أعتقد أنني أفهمك جيدا ، هل يمكنك تكرار ما ذكرته للتو …”
  • “أنا متأكد من أن الجميع يجب أن يكونوا واضحين بالفعل ، ولكن …”

ومع ذلك، إذا كنت لا تفهم ما تناقشه ولكن لا يمكنك مقاطعة الاجتماع، فقم بتدوين الملاحظات واسأل منظم الاجتماع أو زميلا له لاحقا.

ثالثا: استكمال الاجتماع وملخصه

الآن حان الوقت لإنجاز الأمور. لذا ، ضع ملاحظاتك في محضر الاجتماع. وأنهى الاجتماع ولخص النقاط الرئيسية للاجتماع. حاول إكمال ملاحظات محضر اجتماع الشركة في أقرب وقت ممكن بعد الاجتماع ، مع مراعاة كل المحتوى الجديد.

وإذا لزم الأمر، تضاف توضيحات إضافية توضح المسائل الهامة مثل الأفكار والقرارات والإجراءات والتوصيات التي أثيرت في الاجتماع وتجعلها واضحة وموجزة. يجب عليك أيضا وصف موجز لكل إجراء تم اتخاذه ، بالإضافة إلى الأسباب والمنطق وراء هذه الإجراءات ، وإذا كان هناك الكثير من النقاش قبل اعتماد أي قرار ، فاكتب الحجج الرئيسية المؤيدة والمعارضة للقرار.

رابعا: مشاركة ما تكتبه مع الزملاء وأصحاب العمل

قبل مشاركة محاضر الاجتماع، تأكد من أن منظم الاجتماع قد راجع المحضر ووافق عليه بحيث يمكن اعتبار تعليقاتك مستندات رسمية. عادة، يمكن الموافقة على محاضر الاجتماعات في نهاية الاجتماع الحالي أو في بداية الاجتماع التالي، ولكن يمكنك دائما إرسال محاضر الاجتماع إلى منظم الاجتماع لمراجعتها.

أحد أهم جوانب مشاركة محاضر اجتماعات الشركة هو التأكد من أن كل من يحضر الاجتماع لديه حق الوصول إلى التعليقات. عندما يتعلق الأمر بمكان تخزين ملاحظات الاجتماع ، فإن الأمر متروك تماما لرئيسك في العمل ، ولكن الطريقة الأكثر شيوعا لمشاركة الملاحظات هي عبر الإنترنت.

تستخدم معظم المؤسسات أدوات عبر الإنترنت لمشاركة المستندات، ولكن في بعض الأحيان لا توفر الطرق التي تستخدمها المشاركة عبر الإنترنت بشكل افتراضي، لذلك يجب عليها مشاركة الملاحظات بتنسيق PDF وإرسالها عبر البريد الإلكتروني. ولكن باستخدام أداة “أنا” ، يمكنك تجنب كل هذه المواقف لأنه يمكنك إضافة أعضاء الفريق ومشاركة ملاحظاتك معهم وجعلهم يضيفون تعديلاتهم واقتراحاتهم إلى ملاحظاتك إذا لزم الأمر.

وفي الختام، فإن محاضر الاجتماعات مهمة جدا، لأن محاضر الاجتماعات الصالحة يمكن أن تشرح الطرق المقترحة لحل مشكلة معينة والأسباب الرئيسية التي تجعل الأعضاء يختارون طريقة دون أخرى. تستخدم محاضر الاجتماعات أيضا لتسجيل الأفكار والاقتراحات والإجراءات التي يتم إجراؤها أثناء الاجتماعات، ولتتبع الاجتماعات ومشاركة المعلومات.

نشر في: المهارات الوظيفية قبل عام

زر الذهاب إلى الأعلى