تجارة إلكترونية

لماذا ينبغي تعلم مهارة التفويض قبل أي شيء آخر؟

لماذا يجب أن تتعلم فن التمكين أولا

تعد مهارات التفويض من أهم المهارات والممارسات الإدارية الموصى بها لمديري الشركات وقادة الفرق للتعلم والتطوير، حيث تمكن الموظفين من أن يكونوا أكثر إنتاجية، وتحسين مستوى أدائهم الوظيفي وكفاءة تطوير الشركة. ماذا يعني تفويض المهارات؟ ما هي الممارسة الصحيحة للمهارات؟ هل هناك أي عقبات أو سوء سلوك يمكن أن يعيق تفويض المهام؟

لماذا يعد تفويض المهام مهما؟

تفويض المهام هو إسناد مهمة إلى شخص آخر ليكون مسؤولا عن تنفيذها. يختلف مستوى التفويض الممنوح من قبل مدير الشركة وفقا لمستوى وعيه بأهمية المهمة الموكلة إليه، ومستوى ثقته، واعتماده على موظفي الشركة. تنبع الحاجة إلى تفويض المهام من صعوبة المدير في أداء جميع المهام في وقت واحد ، لأن تفويض المسؤولية سيخفف من عبئه.

ومع ذلك ، قد يتراجع بعض مديري الشركات أو يخشون تفويض المهام إلى الموظفين خوفا من الأخطاء في التنفيذ. قد يبدو هذا كما لو أن بعضهم يوافق ، ولكن مع نمو الأعمال ، سيصبح من الصعب إدارة الشركة ، وربما ترتكب أخطاء أكبر بسبب فقدان التركيز أو تراكم الأعمال على الفور. تظهر الأبحاث أن الشركات التي لديها مديرون معتمدون من المديرين تحقق معدلات نمو ومعدلات توسع عالية لأن المديرين لديهم المزيد من الوقت للاستثمار في تنمية وتوسيع أعمالهم.

لا تكمن أهمية تفويض المهام في أنها تساعد فقط في إنجاز المهمة ، ولكن الأهم من ذلك أنها تعزز دور الموظفين وتزيد من شعورهم بالانتماء إلى الشركة. يزيد تفويض المهام من شعور الموظفين بالمسؤولية عن عملهم ويزيد من ثقتهم في قدرتهم على أداء مهامهم. من خلال القيام بذلك ، هذه فرصة لتطوير مهاراتهم القيادية وشعورهم بالمسؤولية ، وبالتالي زيادة مساهمتهم في الشركة وزيادة رضاهم الوظيفي.

العناصر التي تفوض المهارات

لكي يتقن المدير المهارات اللازمة لتفويض المهام للموظفين ، يجب أن يكون على دراية بثلاثة عناصر:

الكفاءة تعني أن مدير الوظيفة لديه الحق في توجيه وتعيين مهام معينة للموظفين في إطار العمل الذي يتعين القيام به. وهذا يعني أن المدير لديه سلطة أكبر من موظفيه ويجب أن يستخدمها لتفويض المهام وتوجيهها بشكل صحيح.

المسؤولية تعني أن الموظفين ملزمون بأداء المهام المطلوبة منهم إلى أقصى حد. يجب على الموظفين توفير مستوى يمنح المديرين الثقة في قدرتهم على القيام بوظائفهم بشكل صحيح.

تشير المحاسبة إلى عقوبة محاسبية إذا تعرض الموظف لأي خرق أو عيب يمنعه من إكمال العمل على النحو المطلوب. تشمل المحاسبة جميع المهام المفوضة أو غير المفوضة وتتطلب من الموظفين الإبلاغ عن تقدم العمل إلى مديريهم. من ناحية أخرى ، يقع جزء من المحاسبة أيضا على عاتق مدير الأعمال ، الذي سيحاسب إذا لم يقدم إرشادات كافية للموظفين للقيام بعملهم. إذا لم يتم تفويض العمل بطريقة مناسبة ، فلا يمكن توقع إكمال العمل بشكل صحيح.

ما هي أنواع المهام التي يجب تفويضي إليها؟

المهام التي يمكن تفويضها

لا يوجد انعكاس للعمل الجاد في نمو الشركة

كل العمل مهم وجزء من نمو الشركة ، ولكن هناك بعض الأعمال اليومية التي تتطلب التكرار أو القليل من الابتكار ، مثل: إدخال البيانات ، وتجميع المستندات وغيرها من المهام الإدارية. هذه الوظائف لا تلعب دورا حيويا في توسع الشركة ونموها، على الرغم من ضرورة القيام بها، ومعظمها لا يتطلب مهارات عالية لإكمالها.

هنا ، يمكن لمدير الشركة تفويض هذه المهام بدلا من أدائها لتوفير المزيد من الوقت للتركيز على الأعمال التي تصب في نمو الشركة. تقع مسؤولية تعيين ضغط العمل على عاتق المدير من أجل إكماله في الوقت المناسب ، لذلك فإن تفويض هذه المهام ضروري لضمان عمل العمل بشكل صحيح.

عمل يقلل من الحماس للعمل

هناك إجراءات تتسبب في شغف الشخص وحماسه لإطفاء الرؤية العظيمة التي يعملون على تحقيقها ، ويجب على مديري الشركات الانتباه إلى ذلك. من أجل الحفاظ على تركيز المديرين بشكل كبير ، يوصى بتفويض مثل هذه المهام للموظفين ومتابعة تنفيذها ، مع تركيز معظم وقتهم على ما يخدم رسالة الشركة ورؤيتها.

في الوقت نفسه ، يجب أن يكون المديرون حريصين على عدم التسبب في مثل هذا السلوك لإطفاء حماس الموظفين. لذلك ، من المهم تحقيق توازن بين جودة المهام المفوضة والوقت الذي يتم تفويضها فيه. ويدرك الموظف أنه يجب عليه أداء بعض هذه الأعمال من وقت لآخر، وهذا لا يعني أن جميع أعماله ينبغي أن تقتصر على هذه المهام.

أفضل ما يفعله الآخرون

أهم شيء يشكل جزءا أساسيا من نجاح أي نظام إدارة وأي شركة هو أن مدير الشركة يدرك أن كونه مديرا لا يجعله بالضرورة الأفضل. كل موظف لديه العديد من المهارات والمواهب التي تمكنه من القيام بالمهمة التي أتقنها بأفضل طريقة ممكنة.

هذه مهمة يوصي مديرو الشركات باستخدامها بشكل صحيح من خلال تفويض المهام لأولئك الذين يتقنونها ، وهذه فرصة مناسبة لتطوير مهارات الموظفين. تفويض المهام بشكل أو بآخر يعني إلهام الموظفين ليكونوا في أفضل حالاتهم من أجل أن يكونوا جزءا من نجاح الشركة في المستقبل.

ما هي العقبات التي تحول دون تفويض المهام؟

واحدة من العقبات التي قد يواجهها مدير الشركة هي صعوبة الفصل بين أدواره القيادية والتنفيذية في العمل. قد يشعر المدير بالحماس، ويشمر عن سواعده، ويبدأ في القيام بالعمل الذي يجب أن يعهد به إلى أحد موظفيه، بدلا من التركيز على متابعة التنفيذ والتدخل إذا لزم الأمر. ويرجع ذلك إلى عدد من العوامل التي تشكل عقبات أو ممارسات خاطئة للمديرين والتي بدورها تعيق التفويض الفعال للمهام.

1. ترغب في أداء المهمة شخصيا

نظرا لأن المدير يعتقد أن الموظف سيكمل العمل بمستوى أقل من الجودة ، فقد لا يكون هناك تفويض صالح. خوف المدير من ارتكاب الموظف خطأ يدفعه إلى تولي مسؤولية العمل بنفسه ، بدلا من تفويضه. هذا يمنحه راحة أكبر لأنه لا داعي للقلق بشأن متابعة أداء الموظفين أو تصحيح أخطائهم.

ومع ذلك ، فإن تولي جميع المهام يضع الكثير من العبء على المديرين ويحرم الموظفين من فرص تحسين وتطوير قدراتهم. قد يتجاهل المديرون حقيقة أن هناك العديد من الموظفين ذوي المهارات العالية المؤهلين لأداء المهام ، مما يعكس بدوره تحسينات في جودة الأعمال وأداء الشركة.

2. الخوف من كراهية الموظفين

من ناحية أخرى ، قد يشعر مدير الشركة بالقلق من أن تفويض المهام قد يزيد من الضغط والعبء على الموظف ، مما يؤثر على علاقته بهم ، مما يجعلهم أكثر توترا وتفهما. قد يتجلى هذا في حقيقة أن المديرين يتحملون شخصيا ضغط العمل ، بدلا من تفويض العمل إلى موظفي الشركة ، الذين يمكنهم القيام بذلك.

لذلك ، يوصي مديرو الشركة بتفويض المهام بطريقة منظمة ، مع مراعاة خطة الشركة وتاريخ التسليم. يعد التعيين السلس وتفويض المهام أمرا ضروريا لتجنب تقاطع تراكم عمل الموظفين أو تواريخ التسليم ، بحيث يمكن للمديرين التخلص من الخوف من كراهية الموظفين أو عدم الرغبة في التحميل الزائد وتعيين العمل بشكل عشوائي.

3. الحاجة إلى تنفيذ الضوابط

على عكس النقطة السابقة ، قد يحاول المديرون ممارسة السيطرة أو الشعور بمزيد من القوة في الشركة من خلال زيادة مركزية أدوارهم وتقليل تفويض المهام للموظفين. إن الحاجة المتزايدة للموظفين للعودة إلى هنا لمناقشة التفاصيل ، الكبيرة والصغيرة ، تعزز هذا الشعور.

تنعكس رغبة المدير في ممارسة السيطرة على بيئة العمل بشكل كبير ، مما يخلق جوا متوترا ومتوترا بينه وبين موظفيه. يدرك المدير أن هذا مهم للموظفين والشركة ، لذلك يوصي بالبدء في تعلم استراتيجيات التمكين وتقليل مركزية العمل.

4. التركيز على قدرات الموظفين

قد يشعر المديرون بالقلق من أن موظفيهم سوف يتفوقون عليهم ، مما يجعلهم يتجنبون تفويض المهام إليهم. يمكن أن يضغط على المديرين لإظهار الموظفين ما هم قادرون عليه أو النمو بمرور الوقت ، مما يسلط الضوء على نقاط ضعفهم. يعزز نظام الإدارة الضعيف أو الرث مركزية الأدوار والإجراءات حول المديرين لحمايتهم.

في المقابل ، تعمل بيئة العمل الناجحة على تعزيز وتطوير قدرات الموظفين تحت الإشراف الواعي والدعم من مديري الأعمال. عندما يكون الهدف هو نجاح الشركة، سيبذل المدير قصارى جهده لاستخدام الموارد البشرية والمادية لتعزيز نمو الشركة، بدلا من خلق جو سلبي يحبط الموظفين ويؤثر على رغبتهم في تطوير الشركة.

5. عدم الثقة في قدرات الموظفين

ربما يكون هذا السبب أحد أهم وأبرز العقبات التي تحول دون عدم تفويض المهام للموظفين. إن رغبة المدير في إنجاز المهمة بكفاءة تضعه في وضع أساسي لتحقيق التوازن بين تطوير مهارات موظفيه أو تسليم المهام بالجودة المطلوبة. قد تجد أنهم يفضلون إنجاز المهمة شخصيا بدلا من منح الموظفين الثقة والفرصة لتطوير مهاراتهم وتقييمها.

يمكن لمديري الأعمال التغلب على هذه العقبة من خلال فهم مستوى كفاءة الموظفين وتوفير التدريب المناسب حتى يتمكنوا من تحسين مهنيتهم وكفاءتهم. إن عدم الثقة في كفاءة الموظفين لا يعني أن المهام لا يعهد بها إليهم ، بل على العكس من ذلك ، يجب اختيار المهام الصحيحة وإسنادها إلى الأشخاص المناسبين. من المهم للمديرين أن يجعلوا موظفي الشركة يشعرون بأنهم في بيئة عمل وقائية وأن يعملوا على تطوير قدراتهم دون انتقادهم أو التقليل من مستوى عملهم.

نصائح مهمة للتفويض الفعال

1. قبول الحاجة إلى المهمة المفوضة

لتحسين مهارات التفويض، تتمثل الخطوة الأولى في جعل المديرين يقبلون الحاجة إلى مهامهم المفوضة. لذلك ، يوصي المديرون بالنظر إلى نماذج المديرين الناجحة التي يمكن أن تدفع نمو الشركة من خلال تفويض المهام. وبالإضافة إلى ذلك، فإن الوعي بمهارات التفويض سيمكن المديرين من التمييز بين ما يمكن وما لا يمكن تفويضه. هنا ، يستطيع المديرون توزيع العمل بمرونة وفقا لجودتهم ، وتنفيذ الأولويات ، وكفاءة وكفاءة موظفيهم.

2. منح الموظفين الثقة

لكي يثق المدير في موظفيه ، يجب أن يتقبل أن التعلم من الأخطاء هو أحد أهم المهارات التي يجب على الموظف تحسينها. إذا أتيحت للموظف الفرصة لاختبار قدراته والثقة في أن مديره سيوجهه ويساعده عندما يحتاج إلى الدعم ، فسيستمر أدائه في النمو.

يجب توجيه الأخطاء من قبل المدير إلى الموظف بدلا من التخلي عن تفويض المهمة إليه. في الوقت نفسه ، يجب على المديرين أن يدركوا أن الثقة هي الثقة المتبادلة بينه وبين موظفيه. يشكك العديد من الموظفين فيما إذا كان المدير قادرا على القيام بكل العمل على أكمل وجه ، لذلك فإن حل المدير هو توفير الدعم والتمكين معا من أجل بناء الثقة مع الموظف.

هذا يزيد من الثقة بين المديرين والموظفين ، الذين يشيدون بالعمل الذي قام به الموظفون على أكمل وجه. هذه فرصة لدعم وتحسين كفاءة الموظفين وثقتهم بأنفسهم. في الوقت نفسه ، شجع الموظفين الآخرين على أن يكونوا أكثر شجاعة وأكثر ثقة في العمل الموكل إليهم.

3. اختر المرشح المناسب

يجب على المديرين أن يفهموا تماما قدرات الموظفين وأن يفوضوا العمل إليهم كما يحلو لهم. يمكن للمديرين تفويض المهام إلى الأشخاص المناسبين ذوي الكفاءات المناسبة عن طريق تقسيم عبء العمل إلى وحدات معينة بناء على مهارات الفريق. غالبا ما يرتكب المديرون أخطاء عندما يفوضون المهام إلى الأشخاص الخطأ ثم يشتكون من عدم الثقة في قدرة الفريق على العمل بفعالية.

في بعض الأحيان ، قد يحتاج المديرون إلى أن يكونوا على دراية بأهمية تدريب الموظفين لزيادة فهمهم لطبيعة دورهم والمهام التي يمكن أن يعهد بها إليهم. هذه فرصة لتجهيز الموظف قبل تفويض المهمة إلى الموظف والتأكد من أنه مستعد ويفهم طبيعة الدور المتوقع منه.

4. تتبع تطور أداء الموظفين

يعد وجود نظام متابعة ومعايير لتقييم أداء الموظفين مقابل الأداء الأمثل للمهام أحد الأشياء التي تشجع المديرين على تفويض المهام إلى فريقهم بمزيد من الثقة. تكمن أهمية نظام المتابعة في أنه يمكن المديرين من تحقيق توازن بين سير العمل لتنفيذ المهام والآليات المتبعة في تنفيذ المهام ، مما يضمن تسليم المهام في الوقت المناسب وتجنب أي تأخير.

ومن ناحية أخرى، لا ينبغي الخلط بين المتابعة والقيود المفروضة على الموظفين، لأن الغرض من نظام المتابعة هو الحرص في جميع الأوقات على تقديم المساعدة للموظفين عندما يحتاجون إليها. عندما يبدأ الموظفون في الشكوى من شعورهم بالتقييد، فهناك عيوب في نظام المتابعة، مما قد ينعكس على تحفيز الموظفين وقدرتهم على إنجاز العمل بكفاءة.

5. خلق جو من التواصل المريح مع الموظفين

من المهم أن يمنح المديرون الموظفين مساحة كافية للتعبير عن آرائهم بحرية ومناقشة أفكارهم. يتزامن تفويض المهام مع ضرورة الوثوق بقدرة الموظف على أداء المهام بأي ثمن، وذلك من أهمية التواصل الجيد بين المديرين وفرقهم.

إن خلق جو اتصال مريح بين المديرين والموظفين يمكن أن يزيد من مستوى الثقة بينهم ويعزز فكرة أن نجاح المهمة هو مسؤولية كلا الطرفين ، وليس فقط الموظفين. يجب ألا يشعر الموظفون بأن تنفيذ المهام أمر مهم، فهو مجرد أداة لأداء المهام، ولكن يجب على المديرين تعزيز وعي الموظفين بأهميتهم الخاصة في الشركة، وهذه إحدى ركائز النجاح من خلال التواصل الفعال.

وأخيرا، يمكن القول إن مهارات التفويض هي من المهام التي يمكن للمديرين إنجازها بسهولة، وتتطلب من المديرين أن يدركوا باستمرار ضرورة تطوير أساليب وآليات تفويض المهام لسد الفجوة بينه وبين الموظفين، مع تعزيز الموظفين وتطوير الشركة.

نشر في: مهارات القيادة قبل عامين

زر الذهاب إلى الأعلى