ريادة الأعمال

لماذا تحتاج إلى إدارة المعرفة في شركتك الناشئة؟

لماذا تحتاج شركتك الناشئة إلى إدارة المعرفة؟

تعد الموارد البشرية والمال من أهم العوامل في تأسيس الشركة وتحتاج إلى إدارتها بحكمة، على الرغم من أن هناك عنصرا أساسيا آخر هو أن جميع مصادر المعرفة تأتي من الفكرة وأن بيانات الشركة المهمة مبنية على الفكرة، لذلك تحتاج إلى إدارة المعرفة بذكاء حتى لا تضيع الطاقة والوقت. إذن ، ما هي إدارة المعرفة وكيف يمكن استخدامها إلى أقصى حد؟

دليل:

ما هي إدارة المعرفة؟

إدارة المعرفة هي مجموعة متعددة التخصصات من العمليات والأساليب والأدوات والأنشطة التي يساهم فيها كل تخصص في الحفاظ على المعلومات الصحيحة وتقديمها وإنشائها ونقلها إلى أولئك الذين يحتاجون إليها ، سواء كانوا أفرادا أو مجموعات من الناس ، مما يؤدي في النهاية إلى تحقيق أهداف الشركة.

تتضمن إدارة المعرفة عملية جمع المعلومات المهمة للشركة من خلال إجراء البحوث المستهدفة من العملاء والأسواق والبلدان، كما تشمل إنشاء المحتوى الأساسي للشركة الذي يحددها ويتعامل مع الخدمات التي تقدمها، بالإضافة إلى المعلومات الأخرى ذات الاهتمام العام، وكذلك التركيز على مشاركة المعلومات الداخلية حول الاحتياجات الخاصة للموظفين لأداء المهام والعمل المطلوب، وأخيرا تحديث المعلومات من وقت لآخر وفقا لكل تغيير.

ما هي أنواع المعرفة؟

تأتي المعرفة في عدة أشكال رقمية، قد تكون على شكل نصوص مكتوبة وصور ومقاطع فيديو ووثائق أخرى، ولكن في النهاية ينقسم تصنيف المعرفة داخل شركتك إلى 3 أجزاء رئيسية:

أولا: المعرفة البحثية

هذا النوع من المعرفة هو الذي ينطوي على البحث والتدقيق والاهتمام بالمصادر والحفاظ عليها ، بهدف الحصول على المعلومات الصحيحة التي تعبر عن الواقع ويمكن استخدامها لتطوير الشركة من خلال تصنيع منتجات جديدة ، وإدخال أساليب إدارة جديدة ، وغزو أسواق جديدة للشركات ، وما إلى ذلك.

ثانيا: الحس السليم

يشير الحس السليم إلى المعرفة المتعلقة بمشروع يشارك فيه قسم واحد أو أكثر من أقسام الشركة. وتتيح هذه المعرفة المشتركة نقل الخبرات بين مختلف الأفراد والإدارات، كما تسعى جاهدة لتعزيز التعاون والتواصل بين أعضاء القسم الواحد والإدارات المختلفة للشركة، مما يساهم في نجاح الفريق.

تتمثل فوائد سياسة العمل والقوانين الداخلية ووظائفها في المعلومات التي يشاركها جميع الموظفين ، الذين يفهمون تماما سياسات المكافآت والعقاب في الشركة ، وكيف توفر لهم الشركة الأمن الوظيفي ، والعوامل الأخرى التي يهتم بها كل موظف.

المعلومات التي توفرها شركتك للجمهور من خلال ملفها الشخصي وصفحات وسائل التواصل الاجتماعي ومواقع الويب وطرق التسويق الأخرى التي تحفز العملاء على التواصل ، هي وسائل منطقية للجمع بين الشركة والعملاء المحتملين.

ثالثا: معرفة التغذية الراجعة

المعرفة المشتركة هي أيضا المعرفة التي تجمع بين موظفي الشركة وعملائها ، وتلعب التعليقات دورا مشابها. هذه هي المعرفة الخاصة بالتقييم وكل ردود الفعل. تقييم الشركة للموظفين هو نوع من المعرفة الراجعة، عمل الموظف في الشهر الحالي، يصبح أداؤه لهذه الوظائف مجموعة من المؤشرات التي تهتم بها الإدارة، وتتعلم منه في نهاية كل شهر أو ثلاثة أشهر.

من ناحية أخرى ، عندما تقوم شركة ما بتنشيط نظام إدارة جديد لقسم معين أو لجميع أعضاء الشركة ، تقوم الشركة بإعداد نموذج لتقييم النظام للتعبير عما يرونه رضا وظيفيا ورضا الموظفين ودرجة الكفاءة. هذه النماذج هي جزء من المعرفة التي يتم إرجاعها ، ومن خلالها ، تنمو الشركة بشكل أفضل من الداخل.

يعد تقييم العميل للخدمات التي يقدمها أحد أهم عناصر معرفة التغذية الراجعة ، والتي يفهم منها مزايا الخدمة في نظرهم ، وكذلك أوجه القصور في الخدمة والمشاكل التي تحتاج إلى تطوير. المعرفة العائدة من الخارج تساهم أيضا في تطوير الشركة.

أهمية إدارة المعرفة

تساعد إدارة المعرفة على تحقيق القيم المستهدفة، من خلال نهجها الذكي، لإيصال المعلومات اللازمة إلى الأشخاص المناسبين في الوقت المناسب.

1. دعم التعاون والتواصل واتخاذ القرارات

نظرا لأن شركتك تبدأ بفكرة ، من خلال العصف الذهني والتعاون ، سيستمر أعضاء الفريق والقادة في مشاركة الأفكار ومشاركتها فيما بينهم ، مما يحسن أداء شركتك باستمرار. عندما تحتاج إلى اتخاذ قرار ، فإنك تشير إلى المعلومات المسجلة ، بحيث تصبح المعلومات جزءا من القرار ، وعادة ما يرتبط الحق بالقرارات القائمة على الحقائق.

2. التقييم الذاتي للموظفين

تماما كما أن الإدارة الجيدة للمعلومات تجعل من السهل على الموظفين التقييم الذاتي والعمل على تطوير قدراتهم العملية ، يمكنهم النظر إلى المشاريع السابقة والمشاركة في تجارب الموظفين الأكبر سنا ، باستخدام هذه المعلومات للتعلم واكتساب المزيد من المهارات. من خلال إدارة المعرفة ، يصبح الموظفون أحد أصول الشركة ونقاط قوتها ، حيث يزودونهم بالمعلومات لمساعدتهم على القيام بوظائفهم بشكل أكثر كفاءة وإنتاجية.

3. تحسين رضا العملاء

بالإضافة إلى تعزيز التواصل بين الموظفين ، يمكن لإدارة المعرفة أيضا تعزيز العلاقة بين الشركة وعملائها. السرعة في الإجابة على العملاء هي واحدة من أهم العوامل في رضاهم، والإجابة على أسئلتهم على الفور تظهر مدى احترامك لوقتهم وتجنب نفاد صبرهم. استخدم أدوات إدارة المعرفة المناسبة لدعم عملائك بالمعلومات التي ستجعل عملك احترافيا وعالي الجودة ، مما يؤدي في النهاية إلى زيادة معدلات النمو وجذب المزيد من العملاء.

4. تعزيز العمل المتكرر

تحفظ إدارة الألم المعلومات بطريقة يسهل الوصول إليها دون فقدان أي معلومات ، ولا يحتاج أي موظف إلى البحث عن معلومات من مصدرها أو إنشاء مستند من الصفر أو إنشاء نموذج مشابه لنموذج آخر في مكان ما في قاعدة البيانات.

تحديات إدارة المعرفة

عند إدارة معرفة الشركة ، عليك مواجهة عدد من التحديات التي تأتي من عنصرين ، أحدهما هو العنصر التقني والآخر هو الشخص:

أولا: صعوبة النظام المستخدم

قد تستخدم أنظمة متعددة في شركتك لإدارة المعرفة التي تقوم بدورها، ولكن الموظفين يجدون صعوبة في التعامل معها، مما يعني زيادة في استهلاك الوقت والطاقة. الحل الوحيد لديك هو تنظيم تدريب لموظفيك لمساعدتهم على التعامل معه ، مما يتكبد تكاليف إضافية. اختر نظاما سلسا منذ البداية لا يدفع الموظفين إلى المتاهة ويسهل وصولهم إلى المعلومات التي يحتاجونها.

ثانيا: فقدان الهدف والعاطفة

يحتاج الموظفون إلى فهم الغرض من إدارة المعرفة وعلاقتها بأهداف الشركة من أجل تجنب فقدان الحماس ، من خلال إعداد مستندات خاصة بالمشروع والدروس المستفادة والأخطاء التي يجب تجنبها ، مما يزيد من قيمة المعلومات ذات الصلة بالشركة والموظفين.

ما هي مراحل إدارة المعرفة؟

تمر المعلومات بعدة مراحل قبل أن تصبح جزءا من إدارة المعرفة ويمكن استخدامها وإعادة استخدامها، وهي:

1. النظر في المعلومات

هذه هي المرحلة الأولى من معالجة المعلومات، والتي تراها معلومات مهمة تفيد الشركة، وتعتمد أهمية المعلومات على مجموعة من الشروط الواجب تحقيقها فيما يتعلق بالمجال الذي تعمل فيه الشركة وأهدافها. قد تكون هذه معلومة صغيرة ، ولكنها قد تساعد الشركة على النمو ، مما يعني أنه يجب مشاركتها لتكون جزءا من قاعدة بيانات الشركة.

2. ربط المعلومات بالموارد البشرية والإدارات

الموظفون هم العناصر الرئيسية للشركة ، لذلك من الضروري تحديد الإدارات التي يمكن تمرير هذه المعلومات إليها ، وكيفية تصنيفها ، وما إذا كان من الضروري توفير سلطات أو مؤهلات محددة للأشخاص الذين يتعاملون معها ، بحيث تكون المعلومات في أيدي الفرد أو مجموعة الأفراد المسؤولين عنها.

3. إدارة المعلومات

وقد تم حفظ المعلومات ومشاركتها مع الإدارات والأفراد المناسبين، وقد حان الوقت لإدارتها واستخدامها كجزء من العمليات والمهام الحالية التي يقوم بها الأفراد، حيث أصبحت أحد عناصر المستقبل من أجل إعادة تشغيلها والاستفادة منها بشكل أفضل من خلال البحث عن خطة تطوير تحقق أهداف الشركة.

كيفية تطبيق إدارة المعرفة

إن تطبيق إدارة المعرفة على العديد من الأنشطة والممارسات يجب توفيره في بيئة العمل لإظهار نتائج إيجابية للعمل والعاملين فيه، في حين أن إدارة المعرفة تعد حافزا أكبر للإنجاز والإنتاجية، ومن أهم هذه الممارسات:

1. جمع كل المعلومات الخاصة بك في مكان واحد

مع التكنولوجيا المناسبة ، سوف تدمج جميع أنواع المعرفة ، من رسائل البريد الإلكتروني إلى الأفكار التي يحملها الأشخاص المعنيون. قبل اختيار هذه الأداة، يجب البحث عن ميزات محددة، مثل سهولة الاستخدام، ولا تحتاج إلى قضاء الكثير من الوقت في فهم ميزاتها، مما يشجع جميع أعضاء الفريق على استخدامها عند نقل المعلومات من مرحلة إلى أخرى، من إنشائها إلى تخزينها إلى مشاركتها.

2. التركيز على معلومات موجزة

عندما يبحث الشخص عن إجابات لسؤال معين، مما يجعل الإجابة مباشرة، لا يحتاج الفرد إلى إنفاق الطاقة والوقت لتحقيق هدفه، ولكن من خلال اختصار المعلومات يمكن أن يجعلها مترابطة، يرى الباحث رابطا آخر في صفحة الإجابة، ينقله إلى سؤال مماثل أو إجابة من نفس التصنيف.

3. شجع فريقك على مشاركة المعرفة

دع مشاركة المعلومات تكون جزءا من الثقافة التنظيمية للشركة، ويجب أن يكون قائد فريقك قدوة يحتذى بها، ومشاركة منشورات جديدة عن الشركة في وسائل الإعلام، وإخطار الأفراد بأي تحديثات تتعلق بالأعمال الجديدة أو السوق المستهدفة، وما إلى ذلك، حتى لو لم تكن هذه المعلومات مرتبطة بمهمة القسم الذي يتم إخطاره به، والغرض من ذلك هو توحيد الرؤية.

4. تتبع تدفق المعلومات وتحسين أسلوبك بانتظام

مراقبة المعلومات من وقت لآخر ، هل هناك معلومات تختفي من العرض؟ هل يحتاج نظامك إلى معلومات غير موجودة عليه؟ حتى المعرفة غير الموثقة ، وأهمها يجب تسجيلها من خلال المقابلات أو الاجتماعات أو الدراسات الاستقصائية. بعد تطبيق إدارة المعرفة ، يجب مراجعة النظام لتحديد ثغراته ، والمشاكل التي يواجهها الأفراد ، وأوجه القصور التي تؤثر على عملية تنظيم المعرفة بأكملها.

هناك العديد من الطرق لحفظ وإدارة المعلومات، فقد بدأت بالسجلات والمستندات الورقية، لتصبح في نهاية المطاف خادما ومنصة سحابية، وأصبحت أدوات البرمجيات الحديثة شائعة، على الرغم من أن بعض الشركات احتفظت بأرشيفات للأوراق والمشاريع السابقة حتى الآن.

أدوات إدارة المعرفة الحديثة هي أنظمة المعلومات التي تحفظ البيانات وتنظمها ، وتسهل الرجوع إليها في الوقت المناسب وتبادلها واستخدامها ، مما يسهل تنظيم عمل الشركة والتعاون بين الموظفين ؛ مركزية المعلومات هي خدمة تفيد الموظفين والعملاء.

1. نظام إدارة علاقات العملاء

مثل أي نظام آخر لإدارة المعرفة ، ينشئ CRM أحد أقسام الشركة ، أي قسم المبيعات. ومن خلاله يمكن لموظف المبيعات تسجيل المعاملات التي يبدأها، وكذلك المعاملات التي ينجزها بنجاح، ويتيح النظام للمدير تتبع أداء فريق المبيعات ومن يتواصل معه من العملاء المحتملين، بحيث يقوم النظام بحفظ جميع بيانات العملاء وأي أنشطة تتفاعل مع الشركة.

2. نظام قاعدة البيانات

هو نظام يحتوي على جميع المعلومات حول ما يحتاجه الموظفون لحل المشاكل المتكررة التي تواجهها الشركة، بما في ذلك الأسئلة الشائعة التي يطرحها العملاء عند التعامل مع شركتك من خلال منتجاتهم أو خدماتهم، فهو مرجع تقني يحتوي على محرك بحث يحتوي على جميع منتجات وخدمات الشركة. مساعدة الأطراف عند ظهور مشكلات فنية.

3. أنظمة وسائل التواصل الاجتماعي

في الماضي ، كانت أنظمة وسائل التواصل الاجتماعي موجودة بشكل منفصل لإدارة المحادثات بين أعضاء الشركة ، ولكن في السنوات القليلة الماضية ، أصبح النظام جزءا من أنظمة إدارة المعرفة المؤسسية الأخرى. ويعد النظام وسيلة مهمة لتبادل الخبرات بين الزملاء، وخاصة بين الموظفين والمديرين، ويسهل عملية القيادة والتوجيه السريعين.

4. نظام إدارة المهارات

هو أحد أنظمة إدارة المعرفة في إدارات الموارد البشرية في بعض الشركات، وذلك من خلال تحديد الأهداف الرئيسية للشركة، وتحديد المعلومات المهمة حول هذه الأهداف، وتصبح المهارات الأساسية المتعلقة بعموم أعضاء الشركة واضحة، وكذلك المهارات الخاصة بكل وظيفة، ويقوم النظام برسم خريطة للسلوكيات العامة التي يجب على الأفراد التعامل معها. في نهاية المطاف ، يصبح الطريق إلى الهدف واضحا وما يحتاج الموظفون إلى تطويره على المدى القصير والطويل.

5. نظام إدارة التعلم

يحتاج كل فرد في الشركة إلى التعلم وتطوير المهارات، ومن خلال اكتساب مهارات جديدة تكتسب الشركة ميزة تنافسية في سوق العمل، لذلك يعد التدريب أحد أصول الشركة ويتطلب نظاما لمتابعة العمليات والمواد المستخدمة في الفصل الدراسي، سواء كانت حقيقية أو افتراضية، وكذلك المهام التي يكون المتدربون مسؤولين عنها. نظام إدارة التعلم يجعل الموظفين على دراية كاملة باحتياجات العمل وحداثة أنظمتهم.

تجمع إدارة المعرفة بين جميع أطراف العمل من الموظفين والإدارة والعملاء ، لذلك لا توجد صناعة أو مجال عمل لا يلجأ إليه ، ومع إدارة المعرفة الحكيمة ، يمكن أن تكون كل معلومة ذات قيمة في مرحلة ما.

نشر في: نصائح لأصحاب الأعمال منذ 7 أشهر

زر الذهاب إلى الأعلى