تجارة إلكترونية

كيف تعزّز التواصل عن بعد بين فريق عملك 

كيفية التواصل الفعال مع الموظفين الذين يعملون عن بعد

أصبح العمل عن بعد نظام العمل الأساسي الذي تعتمد عليه آلاف الشركات الآن ، مضيفا مهام جديدة لمديري الشركات تتطلب طرقا مبتكرة للتواصل بشكل أكثر فعالية مع الموظفين. لذا ، عندما يعمل كل واحد منكم من المنزل ، ما هي بعض الطرق التي يمكنك من خلالها البقاء على اتصال مع فريقك؟ كيفية تعزيز ثقافة الشركة عن بعد؟ ما هي النصائح التي يمكن تقديمها لمديري الفرق للحفاظ بنجاح على الاتصال الاجتماعي عن بعد مع الفريق وتعزيزه؟

لا تتغاضى عن مؤتمرات الفيديو

نظرا لأن العمل عن بعد يتطلب أن تكون جميع المكالمات الهاتفية والاجتماعات عبر الإنترنت في جميع الأوقات ، فقد يكون عبئا على الموظفين اختيار المكالمات الصوتية بدلا من استخدام الفيديو في الاجتماعات ، مما قد يقلل من مستوى حماسهم واستعدادهم. لذلك ، ينصح المديرون بعدم التغاضي عن أهمية مكالمات الفيديو في الحفاظ على التواصل الفعال عن بعد مع الموظفين.

على الرغم من أن مكالمات الفيديو لا تعادل الاجتماعات وجها لوجه ، إلا أنها كافية للتواصل ومشاركة التعبيرات والعواطف بين الموظفين. بالإضافة إلى ذلك ، إنها دعوة لتطوير مهارات جيدة للموظفين ، حيث يخشى الكثير من الأشخاص التحدث أمام الكاميرا أو لا يحبون الطريقة التي ينظرون بها إلى الكاميرا ، ويمكن لمدير الفريق إيلاء اهتمام خاص ومشاركة النصائح والطرق الممكنة لتحسين جودة الصورة وضبط الإضاءة وآلية العرض المناسبة.

ليس ذلك فحسب ، بل تحاول العديد من الشركات إنشاء بيئات عمل افتراضية من خلال اعتماد مكالمات الفيديو ، حيث يقوم كل موظف بتوجيه كاميرا عن بعد إلى المكتب أثناء المناوبة ، حتى لو لم تكن هناك حاجة إلى اجتماعات أو مناقشات. قد تبدو الفكرة غريبة ، لكنها دافع للموظفين للشعور بالتحفيز.

قد يكون رفع نظرتك والعثور على أعضاء آخرين في الفريق يعملون بجد في مكاتبهم كافيا لإبقائك منتعشا. إنها أيضا فرصة رائعة لأعضاء الفريق لطرح الأسئلة مباشرة على آذان الجميع ، خاصة إذا كان مجرد سؤال سريع أو تذكير مهم دون الحاجة إلى استخدام البريد الإلكتروني أو عقد اجتماع خاص.

إنشاء مساحة دردشة افتراضية

ينصح أصحاب الأعمال بتخصيص اجتماعات شهرية لجمع مديري الفرق مع الموظفين دون أي قيود أو تكاليف، فقط لتوصيل المحادثات والدردشات، بعيدا عن ضغوط ومهام العمل. تكسر الفكرة جمود مكالمات الفيديو المتكررة في الاتصالات السلكية واللاسلكية ، والتي يمكن أن تصبح بمرور الوقت هاجسا للموظفين لأنها غالبا ما ترتبط بالاجتماعات أو تسليم المهام.

يمكن لمديري الفرق تحديد تواريخ ثابتة لهذه الدردشات الاجتماعية ، والمديرين في وضع أفضل لمراقبة المواقف والأحداث التي يتصلون بها. إن غياب الموظفين بسبب حالات الطوارئ ، والاحتفالات بترقية شخص آخر ، وزواج أحدهم ، وأسباب أخرى ، هي محفزات جيدة لدعوة فنجان من القهوة.

تحسين جودة تجربتك الرقمية

ومع ظهور الاجتماعات الرقمية، بدأت الحاجة إلى تحسين نوعية الاجتماعات في الظهور. لا نعني بالجودة جودة التواصل أو الصورة، بل الطريقة التي ندير بها الفريق بشخصية أخلاقية ونتواصل معهم عن بعد لإنجاز المهمة. من خلال النظر في طرق أكثر إبداعا لزيادة مشاركة الفريق ومشاركته أثناء الاجتماعات، من المهم ألا تعقد الاجتماعات تقليديا بالطريقة التي يتم بها تسليم المهام.

هناك الكثير من الأساليب التي يمكن أن تضيف طاقة إلى المناقشات والتعليقات وتدعم الاستماع إلى جميع الأفكار المقدمة والأفكار خارج الصندوق. أحد الأساليب المقترحة هو استخدام استراتيجية من ست قبعات تفكير ، على افتراض أن هناك 6 قبعات تفكير ، لكل منها لون معين ، مما يشير إلى دلالة تفكير محددة. على سبيل المثال، القبعة البيضاء مسؤولة فقط عن تقديم الحقائق والمعلومات بنزاهة، والقبعة السوداء تحكم منطقيا على فكرة وتوضح الفوائد والمخاطر التي تأتي معها، والقبعة الحمراء تمثل العواطف التي تصاحب الأفكار، مثل الخوف والإعجاب.

القبعة الصفراء تدور حول احتمالات النجاح في البحث والفوائد الإيجابية لتطبيق فكرة، القبعة الخضراء تمثل التفكير الإبداعي والإبداع والتفكير خارج الصندوق، في حين أن القبعة الزرقاء ترمز إلى التفكير الشمولي، وتنظيم جميع القبعات السابقة ضمن إطار ممارسة منظم. باستخدام هذه الاستراتيجية ، من الممكن تقسيم وتوجيه تدفق الأفكار أثناء جلسات العصف الذهني مع الفريق ، وبالتالي زيادة إنتاجية وكفاءة التواصل عن بعد خلال الاجتماعات الافتراضية.

الاستفادة من فرصة الاجتماع لفهم الواقع

قد يفرض العمل عن بعد طريقة مختلفة للتواصل بين المدير وفريقه، حيث تقل فرصة اللقاء في الميدان أو لا توجد، إلا أن المدير الناجح سينتهز الفرصة المناسبة وعيناه مفتوحتان ويدعو فريقه إلى الاجتماع. وتتجلى أهمية تنسيق الاجتماعات الميدانية من وقت لآخر في قدرتها على تحفيز الفريق ورفع معنوياتهم للعمل بشكل أكثر فعالية مرة أخرى قبل العودة إلى برنامج الاتصالات.

بعض التدخلات التلقائية ممكنة

يمكن لمدير الفريق إضافة لمسات بسيطة أثناء الاجتماع ، مثل مشاركة صور النباتات الجديدة التي يزرعها في حديقته ، أو التصاميم الجديدة في منزله ، أو أخذ الموظفين في جولة عفوية في حيه. بينما يرغب الموظفون في تقديم إحصاءات أو خطط للمشاريع القادمة ، فقد تساعد هذه الأفكار في زيادة التواصل عن بعد مع الفريق.

وتتيح الأفكار المختلفة فرصة لتحطيم الاتفاقيات والقوالب النمطية لبيئة العمل والدعوة إلى المصالحة والاندماج فيها. تواصل بشكل أكثر عفوية على الشاشة. لا يجب أن تقتصر العلاقات عن بعد على المهام والتقارير ، بل تشمل التوصيات الجوانب البشرية واليومية لحياة الموظف.

شجع فريقك على ممارسة الرياضة

توفر العديد من الشركات مساحات خاصة للموظفين لممارسة الرياضة والحفاظ على الصحة البدنية والعقلية ، مصحوبة بمساحات للموظفين للدردشة ومشاركة المخاوف بشكل غير رسمي. واحدة من الأفكار لتعزيز الصيانة الرياضية أثناء العمل عن بعد هي أن المدير يدعو إلى تنظيم مجموعة رياضية افتراضية حيث يشارك الموظفون تمارين الفيديو. يمكن أن تشمل الفكرة أنواعا من التمارين التي لا تتطلب آلات معقدة ومكلفة ، مثل اليوغا والتأمل ورفع الضوء والجري.

نظام مريح افتراضي

يساعد تنظيم المحتوى والموارد والمهام في مكان واحد على جعل الفرق أكثر إنتاجية وجعلها أكثر سهولة. نظرا للتخزين المستمر للملفات عبر الإنترنت ، يمكن أن يسبب العمل عن بعد بعض الارتباك الذي سيصبح أكثر تعقيدا إذا لم يعالج المديرون الحاجة إلى إنشاء نظام إدارة ملفات عن بعد.

يعد تنظيم بيئة العمل بالأدوات المناسبة ضرورة لا غنى عنها لتسهيل التواصل بين مديري الأعمال وفرقهم. على سبيل المثال، يمكن استخدام أداة “أنا” الخاصة بحسوب لإدارة أعمالك ومشاريعك بفعالية والتواصل عن بعد مع فريقك.

يمكنك الاستفادة من القوائم المنفصلة التي توفرها أداة Anna لتنظيم الاتصالات عن بعد. تتبع هذه القوائم آلية توزيع ملائمة لفصل المهام الحالية والمكتملة عن الملفات المقترنة بكل مشروع. يمكنك أيضا تعيين قائمة منفصلة لكل فريق على حدة مثل التسويق والتصميم والإدارة وما إلى ذلك إذا كانت هناك مشاريع قائمة تجمع أشخاصا من فرق مختلفة معا ، فمن الأفضل تعيين مجلس إدارة لكل فريق لتبادل الأفكار وتتبع التقدم.

لا يكفي ببساطة تقسيم العمل إلى قوائم مختلفة ، ولكن أيضا لتطوير اتفاقية عمل محددة من خلالها ، بحيث يمكن تخصيص “اللوحة المرجعية” في أداة I لنشر السياسات العامة للشركة وغيرها من المراجعات المحدثة التي يجب على كل موظف التحقق منها كل يوم.

دعم مواهب الفريق واهتماماته

يوصى بأن يفكر مديرو الشركات خارج الصندوق بطرق مختلفة لزيادة التواصل عن بعد بين الموظفين من خلال تشجيع هواياتهم واهتماماتهم. يمكن للمديرين الاستفادة من الدردشات الافتراضية لمعرفة المزيد عن اهتمامات فريقهم والتخطيط بناء عليها.

على سبيل المثال، إذا وجد المدير رغبة مشتركة بين أعضاء فريقه في تعلم مهارة جديدة، مثل: التصوير الفوتوغرافي، أو الإنتاج الموسيقي، أو حتى البرمجة، يمكن للمدير تقديم دورات تدريبية مناسبة وتتحمل الشركة جزءا من التكلفة، بينما الفكرة هي زيادة فرص التواصل عن بعد بين الفرق.

خلق جو من التحدي والمنافسة

العمل عن بعد لا يعني تجاهل فرصة الاحتفال بأي مناسبة أو تقليد سنوي ، وهو عادة الاحتفال في بيئة عمل تقليدية ، مثل العطلات الدينية والعطلات الرسمية. ويمكن القيام بذلك على شكل فعاليات مبتكرة تضيف لمسة من التحدي أو المنافسة بين أعضاء الفريق، مثل تقديم جوائز لأفضل الأشخاص لتصوير أكثر اللحظات جنونا للاحتفال بها في المنزل، وغيرها من الأنشطة الترفيهية والممتعة.

في هذه الفكرة ، هناك فرصة لربط الفريق ومنحهم الفرصة للتواصل عن بعد خارج الصندوق ، وهو أمر غير عادي. تستفيد بعض الشركات من الألعاب المختلفة المتاحة عبر الإنترنت ، مثل Lego Games و Chess و Board Games ، لإنشاء تحديات افتراضية ، والتي تضيف إلى الشخصيات المثيرة للاهتمام المرتبطة بمفهوم العمل عن بعد.

وأخيرا، تختلف فكرة تسهيل التواصل عن بعد بين المديرين وفرقهم، ويحاول كلاهما التأكيد على أن العمل عن بعد لا يعني أن تكون وحيدا. لذلك ، من المهم للشركات إنشاء بيئة عمل افتراضية محفزة تحافظ على اتصال الموظفين وصحتهم العقلية أثناء العمل عن بعد.

نشر في: نصائح لأصحاب الأعمال قبل عامين

زر الذهاب إلى الأعلى