تجارة إلكترونية

كيف تعالج الإنتاجية الضعيفة لفريقك الذي يعمل عن بعد؟

كيفية التعامل مع انخفاض إنتاجية الفريق

أصبح الاتجاه نحو العمل عن بعد في المؤسسات والشركات واضحا بشكل متزايد خلال السنوات القليلة الماضية ، وبلغ ذروته في الأشهر الأخيرة حيث يختبر كل من المديرين والموظفين نقاط قوتهم. ومع ذلك ، لا تزال هناك حواجز في كيفية إدارة الموظفين وتنسيقهم والتواصل معهم للتوصل إلى أفضل الاستراتيجيات للحفاظ على إنتاجيتهم أثناء العمل عن بعد. في هذه المقالة، سنناقش أسباب انخفاض الإنتاجية ونركز على حلول لهذه المشكلات.

لماذا تضر إنتاجية فريقك عند العمل عن بعد؟

قبل أن نتحدث عن الاستراتيجيات الفعالة للفرق منخفضة الإنتاجية التي يجب على المديرين اتباعها عند العمل عن بعد ، علينا أن نقف على الأسباب ، لأنها تختلف من فريق إلى آخر ، سواء كانت القضايا المتعلقة بالأشخاص أو المناخ أو طبيعة العمل ، إلخ. ما هي أسباب انخفاض إنتاجية الفريق عند العمل عن بعد؟

سوء الفهم

سوء الفهم هو السبب المنطقي لمعظم المشاكل المهنية والاجتماعية. لذلك ، لا تستبعد أن يكون هذا هو سبب انخفاض الإنتاجية التي يشكو منها فريقك. يمكن أن تكون مشكلة التواصل هي التواصل مع الموظفين من منظور الإدارة ، وإخبارهم عن الرؤى الكبرى والأهداف العامة والأدوار والمهام الدقيقة ، وحتى المخاوف والتهديدات.

يمكن أن يكون التواصل فرصة للموظفين للتعبير عن آرائهم والاستماع إلى المشكلات. عندما يتعلق الأمر بالعمل عن بعد ، فإن مشكلة الاتصال أكثر وضوحا لأن وجودها يتطلب مهارات مزدوجة من التواصل والحوار ، ويمكن أن يؤدي غيابها أيضا إلى مشاكل مزدوجة.

إرهاق العمل

قد تلاحظ أن الموظفين لديك يتمتعون بالكفاءة والتحفيز في بداية العمل ، ولكن مع مرور الوقت ، بدأت إنتاجيتهم في التراجع. إذا حدث هذا مرة أخرى ، فيجب عليك مراجعة البيئة الوظيفية للفريق ، لأن طبيعة العمل وآلياته المرهقة هي على الأرجح الأسباب التي يمر بها الفريق. تتجلى هذه المشكلة بشكل مختلف في العمل عن بعد ، حيث تتداخل ساعات العمل أحيانا مع فترات الراحة وتمتد أيام العمل إلى يوم كامل.

حقيقة أنه بدون خطة واضحة ، يحاول الموظفون إنتاج أفضل منتج ووضع العمل والموظفين على رأس قائمتهم سيؤدي إلى انخفاض في الإنتاجية والنمو بشكل أسرع مما تعتقد. بمرور الوقت ، سيظهر موظفوك علامات عدم الانتباه ، والمهام المراوغة ، ويستمرون في الشكوى ، وستتدهور الإنتاجية كما ونوعا.

إذا كنت تعرف أن الشركات الأمريكية تخسر حوالي 60 مليار دولار من الإنتاجية بسبب الحرمان من النوم ، فربما تعرف أفضل. لذلك إذا أجبر موظفوك على العمل بعد العمل ، أو سمعتهم يشتكون من ضغوط العمل ، فقم بتعيينها كدعوة للاستيقاظ لتحويل شركتك إلى بيئة أكثر صحة.

الاستغلال غير العادل للموارد البشرية

وأدرجت دراسة أجريت مؤخرا ناقشت أسباب انخفاض الإنتاجية في البلدان النامية (سواء استغلال الموارد)، البشرية وغير البشرية على حد سواء، باعتبارها أكبر عقبة أمام الإنتاجية. التنمية غير السليمة للموارد البشرية تعني عدم توظيف المهارات البشرية الصحيحة ، أو معيبة في ترتيب التقارير الخاص بك ، أو عدم الاستفادة الكاملة من التكنولوجيا الإلكترونية لتسهيل الأمر على موظفيك.

تخيل أن لديك هيكلا من مرحلتين حيث يأتي القادة بأفكار ثم ينقلونها إلى الأفراد لتنفيذها، فقط ليجدوا أن أداء الفريق ضعيف، وعندما يطلب منهم ذلك، من الواضح أنهم لا يصدقون الأفكار أو حتى يفهمونها. ثم عليك أن تدع عملية العصف الذهني تعمل على مستوى حتى يتمكن الجميع من الخروج بأفكار وإجراء مناقشات.

انعدام الشفافية والوضوح

بيئة العمل المصممة لتمكين تدفق المعلومات والمهام هي أفضل طريقة لتحفيز الموظفين على أن يكونوا أكثر إنتاجية. لذلك ، فإن عدم الوضوح في مؤسستك سيكون سبب انخفاض الإنتاجية التي تشكو منها. إذا كان فريقك غير واضح بشأن أهمية ما يفعلونه والأهداف الأكبر التي يجب أن يحققوها ، فمن السهل أن تفقد شغفهم وحماسهم.

وبالإضافة إلى ذلك، فإن غموض آلية العمل وعدم فهم الأفراد لأدوارهم يمكن أن يؤدي إلى إهدار كبير للوقت والجهد داخل المنظمة. ليس ذلك فحسب، بل تكمن الشفافية أيضا في وضوح معايير النجاح ومؤشرات الأداء. إذا كان أحد ما سبق مفقودا ، فلا تتفاجأ بانخفاض الإنتاجية.

ضعف قدرات الموظفين

يمكن أن يكون انخفاض الإنتاجية نتيجة لضعف الكفاءة الذاتية للموظفين ، سواء لم يكن لديهم الموارد والمفاهيم اللازمة لسير العمل أو لا يفهمون طبيعة المهام الموكلة إليهم. قد يكون ذلك بسبب ضعف المهارات ، سواء كانت مطلوبة بطبيعتها المهنية ، أو المهارات الشخصية من حيث إدارة الوقت ، وتنظيم المهام ، والالتزام بالمواعيد النهائية ، والقدرة على خلق توازن بين العمل والحياة الشخصية وغيرها.

ضعف القيادة والإشراف

القيادة السيئة لا تكلف سوى الموارد والوقت. لذلك ، يمكن أن يكون سبب انخفاض إنتاجية الفريق هو أي مستوى من سوء الإدارة ، سواء كان ذلك أسلوب الإدارة العليا أو الإشراف المباشر أو في مكان ما بينهما. تظهر الأبحاث أن ما يقرب من 80 في المائة من الموظفين يتعرضون لسوء الإدارة ، مما يمنعهم من بذل قصارى جهدهم للشركة.

تنشأ العديد من المشاكل المتعلقة بسوء الإدارة في آليات العمل عن بعد ، مثل إحجام القادة عن تفويض المهام والاعتقاد بأنهم يتخلون عن السيطرة. ستجد قائدا مرهقا لا يستطيع إدارة الصورة الكبيرة لأنه يركز على الأشياء الدقيقة بينما يتم تقويض الفريق بسبب القوة وضعف الإنتاج.

أو قد يعتمد القادة على أشخاص معينين – ربما بسبب قدراتهم ، أو حتى شؤونهم الشخصية – للشعور بالعبء قبل أن يفقدوا قدراتهم ، في حين أن بقية الفريق إما كسالى عمدا أو لديهم ثقة ضعيفة بالنفس وشعور بعدم الفائدة.

عدم الانتماء

أحد أسباب انخفاض إنتاجية المنظمات في جميع أنحاء العالم هو أن الموظفين يشعرون بأنهم لا ينتمون إلى المنظمة ، وأنهم ليسوا جزءا من المنظمة ، بل هم مرحلة مؤقتة في حياة الشركة ، دون روح وطاقة. بمرور الوقت ، تنخفض وتيرة العمل لأن العاطفة تنخفض. يمكن أن يحدث هذا الشعور بسبب سياسات الإدارة المضللة تجاه الموظفين ومعاملة الموظفين على أنهم تروس أو آلات خالصة.

كيف تتغلب على مشكلة انخفاض إنتاجية الفريق؟

كيفية التغلب على مشكلة انخفاض إنتاجية الفريق

ومع ذلك ، لديك القدرة على تغيير الأمور ، والاستمتاع بفوائد العمل لبعضكما البعض والحفاظ على إنتاجية فريقك ، وإليك استراتيجيات فعالة لحل المشكلات:

1. تحديد سبب المشكلة

في بعض الأحيان ، يكتفي المديرون بمعاقبة موظف غير كفء ، وتهميش دورهم ، والحد من عملهم باستمرار ، وحتى نقلهم إلى قسم آخر ، وربما حتى فصلهم. في حين أن هناك العديد من الاحتمالات ، فإن سبب انخفاض الإنتاجية لا يرتبط ارتباطا مباشرا ، لذلك سوف يضيع موظف واحد وستتكرر الأزمة مع الموظف التالي.

يبدأ الحل بالاعتراف بوجود المشكلة ثم تحديد سببها. هل يفتقر الموظفون حقا إلى المهارات الكافية؟ هل لديه مهام متعددة تمنعه من الحصول على أفضل النتائج؟ هل المهمة الموكلة إليه واضحة تماما بالنسبة له؟ هل الآلية موجودة لتسهيل سير العمل، أم أنها مجرد روتين يضيع الوقت والجهد؟ ستساعدك الإجابة على هذه الأسئلة على معرفة سبب انخفاض الإنتاجية ثم التعامل معها بالطريقة الأنسب.

في هذا الصدد، تأكد من اتباع النهج الصحيح لمعرفة السبب، وليس فقط اسأل المشرف أو القائد، ولكن تأكد من أنك لا تخسر أي شيء من خلال سؤال الأطراف المعنية والتحقق من بياناتهم، والتأكد من أن لديك الصورة الكاملة للتفاصيل والتأكد من أن المراحل المختلفة للعمل وكيف تسير حتى لا تفقد أي شيء.

2. أعد التفكير في توقعاتك

“ماذا تريد بالضبط من الموظف ، ولماذا لا يوفره ، وماذا يقدم بالفعل؟” أجب عن هذا السؤال لأن هناك الكثير من المديرين ، وخاصة أولئك الذين يعملون عن بعد ، الذين يقعون في فخ “التوقعات غير المتوافقة” التي تؤدي إلى انخفاض الإنتاجية. قد ترغب في إنجاز مهمة محددة من فريقك من خلال آلية تحددها ، وفي الواقع من قبل فريقك من خلال آلية أخرى.

لذلك ، ستساعدك هذه الخطوة على تحديد ما إذا كنت غير راض عن النتيجة النهائية أو عن كيفية عمل فريقك. ستتمكن بعد ذلك من وضع قواعد جديدة ، لذلك إذا كنت مهتما بكيفية عمل العمل ، فيجب إبلاغه بوضوح إلى الفريق. إذا وجدت أنك مهتم بالنتيجة النهائية ، فستركز على كفاءة العمل ومدى إكماله في الوقت المحدد وفقا لمخطط معين.

3. وضع خطة عمل واضحة

أسهل طريقة للتأكد من أن كل شيء في حياتك يتم القيام به هو وضع خطة والمشي وفقا لها. قد لا يكون الفريق على دراية بالعمل عن بعد ، أو على الأقل ليس على دراية بما اعتادوا عليه ، لذلك تحتاج إلى وضع خطة تشمل: أهداف المنظمة ، والأدوار التي سيحتاجها الفريق ، وساعات العمل ، والطريقة التي ستعقد بها الاجتماعات ، ووسائل الاتصال المتاحة ، وطريقة التسليم ، وتكوين الفريق ، وما إلى ذلك. جداول التسليم لمرة واحدة أو على مراحل.

4. التواصل بفعالية

بالطبع ، لن يكون الاتصال عبر البريد أو الهاتف أو حتى مؤتمرات الصوت والفيديو فعالا مثل الاتصال البشري. لذلك من المهم تعزيز تواصلك مع فريقك ، بدءا من اجتماع منفصل مع كل موظف لفهم مكان المشكلة ، وكيف يراها كل موظف ، وما هي الأسباب والعقبات التي تحول دون انخفاض الإنتاجية.

بعد ذلك ، تأكد من التواصل بعد الحقيقة لمراقبة سير العمل ومدى تحسنه. هذه الخطوة مهمة حتى لا تبدأ من الصفر ، وعندما تتوقف فجأة عن التواصل مع موظفيك ، حتى لو لم يكن هناك شيء جديد لتضيفه ، فقد يعتقدون أن هناك شيئا خاطئا معهم ، أو أنك غير راض عنه ، لذلك تقرر تجاهله.

أيضا ، بدلا من قصر التواصل على اجتماعات التجارة الإلكترونية ، حدد مواعيد منتظمة لمقابلة فريقك وجها لوجه لخلق شعور بالاندماج والانتماء ومنحهم الطاقة للاستمرار. إن الحفاظ على الحدود الشخصية بينكما، مثل التهاني والبركات والمكالمات الهاتفية، سيقطع شوطا طويلا نحو التعويض عن نقص اللقاءات البشرية.

5. تعرف على موظفيك

اقترب من موظفيك خارج المهمة المطروحة. تعرف على تفضيلاتهم ومهاراتهم الشخصية وما الذي يجعلهم يشعرون بالراحة والعكس صحيح. ستساعدك هذه الخطوة على إدارتها بفعالية ، حيث قد يفتقر بعضها إلى العمل الجماعي في المكتب وتوفر لهم مشروعا تفاعليا. قد يفضل البعض وقت التسليم المجدول المعمول به بدقة ، والبعض الآخر يفي بالمواعيد النهائية المرنة ، وما إلى ذلك.

6. التطوير والتدريب

إذا وجدت أن موظفيك أو فريقك يفتقرون إلى مهارات محددة، أو معرفة محددة مطلوبة لمهمة ما، أو كيفية التعامل مع تقنية جديدة، فلا تتردد في تزويدهم ببرامج تدريبية بناء على احتياجاتهم، وستتعرف على هذه البرامج التدريبية من نتائج عملهم. سيكون هذا فعالا حتى إذا قمت بتزويدهم بتدريب احترافي بناء على أهدافهم وأحلامهم ، مما سيساعد على دمج أهدافهم المهنية مع مؤسستك ، واستعادة العاطفة وخلق شعور بالانتماء.

7. إنشاء آلية تتبع الأداء

إن وجود آلية فعالة لتتبع أداء فريقك وقياس مدى تحقيق الأهداف المرجوة واحدا تلو الآخر سيسهل عليك متابعة الموظفين لتحقيق مهامهم وأهدافهم، وإبقائهم في الإطار الذي تحدده، كما سيساعد على التكامل بينكم، لأنه في حالة العمل عن بعد، فإنه يعزز الشعور بعدم التكامل.

8. خلق بيئة محفزة

تقدير جميع أنواع المواد والمعنات هو آلية ناضجة لزيادة إنتاجية الفريق. لذلك ، إذا حقق الفريق إنجازات جديدة ، فتأكد من مكافأتهم ، حتى اختراع آليات مكافأة غير متوقعة ، حتى لو لم تكن مادية. ويشعر الموظفون بأن عملهم مقدر وأن جهودهم واضحة، مما سيزيد من دوافعهم لمواصلة عملهم بل ويزيد من إنتاجيتهم.


خط: شاهيناز عبدالفتح، فتح

نشر في: الموظفين الجدد الذين تأهلوا قبل عامين

زر الذهاب إلى الأعلى