تجارة إلكترونية

كيف تصمّم جدول عمل الموظفين

كيفية تصميم جدول عمل الموظف

يقول بعض الناس أن الخطة الفاشلة هي فشل خطة. تصميم جدول عمل الموظف هو بلا شك أحد أهم العناصر في التخطيط.

يجد العديد من أصحاب العمل صعوبة في تصميم جدول أعمال الموظف ، على الرغم من وفرة أدوات وتطبيقات إدارة الوقت بالإضافة إلى تصميم جدول الأعمال.

مع تنوع بيئات العمل، وظهور ثقافة العمل الحر، وتنوع أشكال التوظيف، من الطبيعي اليوم أن نرى الشركات توظف عمال المكاتب، والموظفين عن بعد والمستقلين، وأحيانا الموظفين المؤقتين خلال ساعات الذروة. كل هذا يجعل عملية تصميم جدول أعمال الموظفين مرهقة وصعبة.

تستعرض هذه المقالة بعض النصائح والاستراتيجيات التي ستساعدك على تصميم جدول أعمال موظفيك. ولكن قبل ذلك ، سنحدد بإيجاز جدول العمل.

ماذا يعني جدول العمل؟

جدول العمل هو التاريخ والوقت الذي يتوقع من الموظف أن يعمل فيه خلال الأسبوع. يعد تصميم جدول أعمال الموظف مهمة إدارية مهمة تضمن حسن سير العمل وتضمن تقسيم الواجبات وتنظيم نوبات العمل والاختيار الفردي للوقت أو الأسبوع المناسب لكل موظف للعمل وفقا لقدرة الموظف وخصوصيته ومتطلبات العمل.

هناك العديد من أنواع جداول العمل لأنها تختلف تبعا لعدد الموظفين ، والطلب على العمل ، وقد تختلف اعتمادا على الموسم (مثل الصيف) أو الشهر (رمضان). على سبيل المثال ، إذا كان موظفوك يعملون أكثر من 10 ساعات في اليوم ، أو إذا كان بعض العمل يعمل في الليل ، فأنت بحاجة إلى تقسيم العمل إلى نوبات. إذا كان بعض موظفيك يعملون عن بعد ، فأنت بحاجة إلى تصميم جدول عمل مرن يتكيف مع طبيعة عملهم والمنطقة الزمنية التي يعيشون فيها.

هناك العديد من أنواع خطط العمل أهمها:

  • دوام كاملفي هذا النموذج ، يعمل الموظفون عادة بدوام كامل ، أي من 30 إلى 40 ساعة في الأسبوع.
  • دوام جزئيأي شخص يعمل أقل من 30 ساعة في الأسبوع يعتبر عموما موظفا بدوام جزئي. هذا عادة ما يكون مناسبا للطلاب أو الأشخاص الذين يعملون في وظيفة ثانية.
  • توقيت الكروس أوفريعمل الموظفون في هذا الوضع على فترتين ، واحدة في الصباح والأخرى في فترة ما بعد الظهر ، مع استراحة غداء (عادة ساعتين) على فترات.
  • توقيت مستمرفي هذا النمط ، يعمل الموظفون لفترة من الوقت وفترات استراحة الغداء قصيرة.

غالبا ما تجمع الشركات بين هذه النماذج ، حيث يعمل بعض الموظفين بدوام كامل بينما يستأجر آخرون وظائف بدوام جزئي خلال ساعات الذروة. ومن المرجح أن يعمل معظم الموظفين باستمرار، بينما يعمل موظف أو موظفان في نوبات ليلية (مثل الحراس).

إذا كنت تبحث عن موظف جديد ، فمن المهم أن يكون لديك جدول عمل واضح طوال عملية التوظيف حتى يعرف مقدم الطلب ما إذا كان جدول العمل مناسبا لنمط حياته.

كيفية تصميم جدول أعمال الموظف

تحديد احتياجات العمل

وتتمثل الخطوة الأولى في تصميم جدول أعمال للموظفين في تحديد الاحتياجات والموارد المطلوبة. على سبيل المثال، إذا كنت تشرف على تصميم جدول أعمال موظفي المستشفى، فقد تقدر أن المستشفى يحتاج إلى أربع ممرضات وطبيب أطفال، من الساعة 8 صباحا حتى الساعة 6 مساء في قسم الأطفال. هناك 3 ممرضات عامات وممارسين عامين ، و 6 ممرضات في قسم الطوارئ و 2 أطباء.

سيساعدك تحديد الاحتياجات على تصميم خطة عمل فعالة تستفيد من الموارد البشرية التي لديك أثناء تلبية احتياجات العمل.

يساعد تحليل متطلبات العمل على الاستجابة للتغيرات المتوقعة. على سبيل المثال ، إذا عدنا إلى مثال المستشفى ، فربما لاحظت أن إجهاد غرفة الطوارئ يزداد في أوقات معينة من السنة (على سبيل المثال ، 20٪ في الصيف) ، في بعض الأحداث (على سبيل المثال ، 200٪ عند حدوث الكوارث الطبيعية) ، عطلات نهاية الأسبوع (زيادة بنسبة 10٪) ، والعكس بالعكس ، قد تلاحظ انخفاضا في التوتر (على سبيل المثال ، خلال شهر رمضان). عند تصميم خطة العمل الخاصة بك ، يجب أن تفكر في هذه التغييرات وأن تكون مستعدا مسبقا. على سبيل المثال ، يمكنك مطالبة موظفي المستشفى بالعمل الإضافي خلال الفترات المجهدة ، أو يمكنك توظيف موظفين جدد.

إذا رأيت أن الموارد البشرية المتاحة حاليا لا تكفي للقيام بالعمل العام، وليس فقط في فترة معينة، فإن الحل الأنسب لن يكون زيادة عدد الساعات التي يعمل بها الموظف لأنهم لا يستطيعون العمل لساعات إضافية إلى الأبد، ولكن الحل هو توظيف موظفين جدد، فهذه المشكلة غالبا ما تواجه الشركات والشركات الناشئة بسبب طبيعتها ومعدل نموها، وغالبا ما يجد أصحاب هذه المشاريع أن العمل غارق فيهم، ولا يستطيع الموظفون الحاليون مواكبة نمو المشروع، لذا فإن الحل الوحيد في هذه الحالة هو تعيين موظفين جدد.

ولا يقتصر الطلب على الموارد البشرية، بل يشمل أيضا أنواعا أخرى من الموارد، والعودة إلى مثال المستشفى، الذي يحتاج أيضا إلى النظر عند تقدير الاحتياجات من المعدات الطبية وغيرها من المعدات مثل سيارات الإسعاف.

عند تصميم خطة عمل ، يعد تقدير احتياجات العمل أمرا بالغ الأهمية. Shiftboard هي أداة ممتازة يمكن أن تساعدك على تقدير احتياجاتك ، باستخدام خوارزميات متقدمة للتنبؤ باحتياجات العمل بناء على البيانات السابقة.

تحديد قاعدة خطة عمل

تحديد قاعدة خطة عمل

يجب تحديد السياسات والقواعد الخاصة بجداول العمل بوضوح. الصف والمؤهلات والمستوى العلمي والاحتراف كلها عوامل يجب أن تنعكس في تقدم العمل. وينبغي أيضا الطعن في وضع قواعد تتعلق باستراحات الغداء والصلوات خلال ساعات العمل، إذا كان هناك موظفون مرضعات، والرضاعة الطبيعية، وإمكانية تغيير النوبات بين الموظفين، وتخصيص نوبات ليلية، وإنهاء الخدمة للعمل الإضافي، وما إلى ذلك.

تأكد من إخبار موظفيك بمدى أهمية الالتزام بجداول عملهم. سيكون شرح الالتزام بالمواعيد والحضور في الوقت المناسب جزءا من تقييمهم السنوي.

الامتثال للقانون

الامتثال للقانون

كل بلد لديه قوانين ومدونات العمل الخاصة به التي يجب اتباعها واتباعها عند تصميم جداول عمل الموظفين.

وعادة ما يتضمن القانون الحد الأقصى لعدد ساعات العمل في الأسبوع، وساعات العمل في اليوم، والإجازات وفترات الراحة، وما إلى ذلك. في المملكة العربية السعودية ، على سبيل المثال ، الحد الأقصى لساعات العمل يوميا هو 8 ساعات ، والتي يتم تخفيضها إلى 6 ساعات خلال شهر رمضان. كما يحظر على العمال العمل لأكثر من خمس ساعات متواصلة. كما لا يتم تضمين الطعام والراحة وأوقات الصلاة في ساعات العمل المحسوبة وغيرها من القواعد.

لكل دولة قوانينها الخاصة، وتطبيق هذه القوانين إلزامي وفقا للعقوبات، لذلك يجب دراسة هذه القوانين وأخذها بعين الاعتبار عند تصميم جدول عمل الموظفين.

إشراك الموظفين في تصميم جدول الأعمال

شجع موظفيك على المساهمة في تصميم جدول العمل وإدارة الوقت. هناك أدوات يمكنها تبسيط ذلك.

هناك طريقة أخرى يمكنك من خلالها إشراك الموظفين في تصميم جداول العمل وهي جعل من مسؤوليتهم إيجاد بدائل للتعويض عن نوباتهم عندما لا يستطيعون العمل لسبب ما. قد يتطلب منك ذلك إجراء الكثير من المكالمات الهاتفية ، ولكن إذا وضعت هذه المسؤولية في أيدي موظفيك ، فقد يجدون بديلهم في غضون دقائق.

إن مشاركة الموظفين في تصميم جداول العمل سيجعلهم يشعرون بالثقة والمسؤولية ، وسيخفف من بعض أعبائك. ولكن من المهم تتبع موظفيك والتأكد من أنهم يتبعون قواعد الجدولة التي وضعتها من قبل ، لأنه إذا أعطيتهم حبلا عند غروب الشمس ، فقد لا يتبعون القواعد ، مثل بعض الموظفين الذين يسلمون نوباتهم إلى موظفين غير مؤهلين.

استخدام الأدوات المناسبة

استخدام الأدوات المناسبة

يمكن أن تكون عملية تصميم جدول أعمال الموظف معقدة ، خاصة إذا كانت هناك أعداد كبيرة من الموظفين. استخدام الأدوات المناسبة يمكن أن يجعل العملية أسهل وأسرع.

إذا كان لديك عدد صغير من الموظفين، فاستخدم جداول بيانات Google، وهي خدمة سحابية تمنحك جميع الميزات التي تحتاجها، مثل إمكانية الوصول وسهولة التعديل والعمل التعاوني. يمكن للموظفين الدخول من أي جهاز ، وعرض جداول العمل ، وتقديم التوصيات بسهولة.

قد لا تكون جداول بيانات Google مناسبة تماما إذا كان لديك عدد كبير من الموظفين، لذلك من الأفضل البحث عن الأدوات التي تصمم جداول العمل على وجه التحديد.

أداة التخطيط هي تطبيق ويب سحابي مصمم خصيصا لتصميم خطط العمل. وعادة ما تتضمن ميزات مثل إدارة الإجازات، وتتبع ساعات عمل الموظفين، وتعيين النوبات وتبادلها، وغالبا ما يكون لديها نظام إخطار الموظف إذا تم تعديل جدول العمل. يسمح البعض أيضا بتحليل البيانات أو استيرادها وإنشاء خطط عمل تلقائيا بناء على تفضيلات الموظفين ومهاراتهم ومتطلباتهم الوظيفية ، ويسمح للموظفين بالتعليق على جداول العمل أو تقديم شكاوى إلى أصحاب العمل.

هناك الكثير من أدوات تصميم تقدم العمل ، مثل:

  • findmyShift: أداة سحب وإفلات سهلة الاستخدام مع ميزة غنية تشمل: نظام إشعارات البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية القصيرة ، ونظام تذكير نوبة العمل ، وبالإضافة إلى حفظ البيانات ونشر التقارير وحساب شيكات الرواتب ، هناك إصدار مجاني ، ولكنه يقتصر على 5 موظفين ، وتبدأ النسخة المدفوعة من 35 دولارا.
  • Zoomshift: لا يحتوي على إصدار مجاني ، ولكنه يوفر فترة تجريبية مدتها 14 يوما ، والإصدار المدفوع رخيص ، بدءا من 2 دولار فقط في الشهر ، وهو مبلغ ميسور التكلفة. وتشمل ميزاته نظاما لإدارة طلبات تغيير المناوبات، ونظام تذكير، وحساب كشوف المرتبات، وإعداد قواعد الجدولة.
  • عندما تعمل: “امنحنا 21 ثانية وسنخفض ساعات عملك”، وهي السمة المميزة لأداة howiwork التي تقدم العديد من الميزات بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر إرسال الدعوات للموظفين عبر إشعارات البريد الإلكتروني، كما تساعد في العثور على موظفين لنوبات العمل العاجلة، ويكفي تحديد النوبات الشاغرة وتحديد موظفي ورديتك المرشحة، وعندما يرسل لهم العمل دعوات عبر البريد الإلكتروني والهاتف، سيحصل أول شخص يقوم بالرد على مناوبة. يحتوي على إصدار مجاني لأقل من 75 موظفا ، بينما تبدأ النسخة المدفوعة من 1/2 دولار شهريا.

تأكد من توفر جدول عملك في أقرب وقت ممكن

من الجيد إخطار الموظفين بأي تغييرات تطرأ على جدول العمل في غضون أسبوعين قبل سريان التغييرات. هذا سوف يساعد في إعداد موظفيك. خاصة إذا كانت التغييرات تتطلب منهم العمل الإضافي أو أثناء النوبات الليلية.

أفضل طريقة هي استخدام التكنولوجيا السحابية ، سواء من خلال خدمة مجانية مثل جداول بيانات Google ، أو عن طريق شراء تطبيقات وأدوات متخصصة والتأكد من أن لديهم القدرة على الإخطار الفوري عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل القصيرة.

المتابعة والتعلم والتكيف

من الضروري مراجعة جدول العمل واستجابة الموظف ومعدل الأداء واحتياجات العمل من وقت لآخر لمعرفة ما إذا كان جدول العمل مناسبا لتوظيفك وتلبية متطلبات العمل ، فهو يحقق أفضل أداء.

قد تلاحظ أن بعض الأنماط تتكرر باستمرار، على سبيل المثال، إذا كنت تملك متجرا، فقد تلاحظ أن الطلب على الموظفين في المتجر يزداد في عطلات نهاية الأسبوع، أو قد تلاحظ، على سبيل المثال، أنك تزيد من المناوبة الليلية خلال شهر رمضان. ستساعدك هذه الملاحظات على التخطيط للمستقبل والاستعداد مبكرا من خلال إخطار الموظفين بأن النوبات والعمل الإضافي مطلوبان ، أو يمكنك توظيف موظفين مؤقتين.

على سبيل المثال ، إذا لاحظت زيادة كبيرة في ساعات العمل والعمل الإضافي في الأشهر الأخيرة ، فقد يشير ذلك إلى أن مشروعك ينمو وأنك بحاجة إلى توظيف موظفين منتظمين جدد.

توفر معظم أدوات الجدولة تقارير وبيانات حول جدول الأعمال ، وتعليقات الموظفين ، والتحولات التي يكون الموظفون أكثر ملاءمة لها ، والتحولات التي يحاولون تجنبها. كل هذه المعلومات سوف تساعدك على تحسين جدول عملك وجعله أكثر فعالية.

نشر في: نصائح لأصحاب الأعمال منذ 3 سنوات

زر الذهاب إلى الأعلى