ربح من الانترنت

كيف تستخدم مخطط جانت في التخطيط الزمني لمشروعك؟

كيف يمكنني استخدام مخطط جانت في المخطط الزمني للمشروع؟

تحتاج خطة الإدارة الناجحة للمشروع إلى تحقيق الأهداف المرجوة بطريقة واضحة لا لبس فيها ضمن إطار زمني محدد. بصفتك مدير مشروع ، فأنت بحاجة إلى الأدوات والاستراتيجيات المناسبة لمساعدتك على الإدارة والتخطيط وفقا لذلك. تلبي مخططات جانت هذه الاحتياجات عند بدء مشروع في الوقت المناسب. فكيف يعمل ويستخدمه؟

دليل:

ما هو مخطط جانت؟

يعود مفهوم مخطط جانت إلى عام 1910 من القرن الماضي وسمي على اسم المهندس الميكانيكي الذي اخترعه هنري جانت. إنه رسم تخطيطي لإدارة المشاريع يحدد الأنشطة والمهام بناء على النطاق الزمني المخصص لكل مهمة على حدة.

تستخدم مخططات جانت في مرحلة التخطيط قبل عملية تنفيذ المشروع من أجل جدولة المهام وتقدير إطارها الزمني. يتكون المخطط من مجموعة من المهام والأنشطة، يمثل كل منها خط أفقي، يتناسب طوله مع الوقت اللازم للتنفيذ من خلال تحديد تاريخي البدء والانتهاء. يتم ترتيب هذه الأنشطة وتوقيتها بترتيب منطقي وزمني ، مع مراعاة مصدر ومتطلبات كل نشاط.

جانت

مخطط مخطط جانت: مزايا وعيوب

مثل أي أداة للإدارة والتخطيط ، تتمتع خرائط جانت بمزايا وعيوب. في حين أنها مهمة في المراقبة الفعلية والتنظيم لإدارة المشاريع وفقا للجداول الزمنية ، إلا أنها يمكن أن تستهلك الكثير من الوقت ، وفي المشاريع الكبيرة يمكن أن تبدو معقدة.

مزايا مخطط جانت

تقدم مخططات جانت العديد من الفوائد لمساعدتك على المضي قدما في مشروعك وإكماله بأفضل النتائج. ومن أبرز هذه الفوائد والفوائد:

1. تقديم نظرة عامة شاملة على المشروع

سواء كنت مدير مشروع وعلى دراية بجميع تفاصيله ، أو ليس لديك السلطة العليا للتعمق في المشروع. ستعطيك مخططات جانت فكرة عن ماهية المشروع والجدول الزمني بأكمله ، بالإضافة إلى صورة واضحة ودقيقة لكيفية عمل العمل.

2. تحسين الكفاءة والمساعدة في إدارة الموارد

يمكن أن تساعد مخططات جانت في ضمان إدارة المديرين والموظفين لوقتهم بفعالية واستخدام الموارد المتاحة والمطلوبة بالطريقة الأنسب. ضع جدولا زمنيا واقعيا ، وخذ الموارد والموظفين في الاعتبار ، وحدد المهام للأشخاص المناسبين فقط. بالإضافة إلى ذلك ، فإنه يساعد الموظفين على دراسة المهمة بدقة وتحديد كيفية إكمال المهمة بالكامل قبل مواجهة أي عقبات أثناء العمل.

3. توفير تتبع سير العمل

باستخدام المخطط الزمني ل Gantt ، من الأسهل تتبع عمل المهمة. وبالإضافة إلى ذلك، فإنه يكشف عن القيود والمشاكل المحتملة، مما يمكن من تعديل خطة العمل وفقا لذلك، أو يقترح بعض الحلول لتجنبها.

4. إظهار المهام المتداخلة والموثوقية

يمكنك رؤية جميع المهام التي قد تتداخل مع التوقيت عند العمل على المشروع ، وكيف تعتمد نهاية مهمة واحدة على بداية مهمة أخرى. يسمح لك هذا النوع من المعلومات بجدولة العمل وتوفير الموارد والموارد بطريقة لا تعيق تقدم المشروع. أيضا ، معرفة المهام التي تعتمد على المهام الأخرى يساعد على إكمالها دون تأخيرها.

5. تزويدك برؤية واقعية للجدول الزمني الخاص بك

يوضح مخطط جانت جميع المهام التي يتعين على الفريق إكمالها من أجل إكمال المشروع. كما يوضح العلاقة بين هذه المهام وطبيعتها. تسمح هذه الرؤية الواقعية للوقت بتحديد المدة المناسبة للمشروع وتاريخ الاستحقاق الصحيح نسبيا لكل مهمة.

6. زيادة الإنتاجية

تساعدك طريقة العرض الواضحة والعامة لمخطط جانت على التركيز على مهمتك. بالإضافة إلى ذلك ، فإنه يعزز قيمة مساءلة جميع أعضاء الفريق عن إكمال المهام في الوقت المحدد ، وتحفيزهم على العمل الجاد والالتزام بالتخطيط.

عيوب مخطط مخطط جانت

يمكن أن يكون لمخططات جانت في الإدارة بعض العيوب والعقبات التي ، إذا تركت دون مراعاة ، تمنع الإدارة الناجحة للمشروع:

1. مجمع للمشاريع الكبيرة

إذا كنت تستخدم مخطط جانت لمشروع كبير، فقد يصبح مخطط جانت معقدا ومربكا لأنه يحتوي على العديد من المهام الرئيسية والثانوية. يفقد المخططون بعض القيمة عند تعقيدهم ، حيث أن إحدى نقاط قوته هي قدرته على تصوير المشروع ومهامه بسلاسة ووضوح.

قد يكون تحرير مخطط جانت لمشروع كبير أمرا صعبا ويستغرق الكثير من الوقت ، خاصة إذا كان أحد التغييرات يتطلب تغييرات أخرى على الخطة بأكملها.

2. عدم اليقين بشأن أولوية المهمة

تركز خرائط جانت على تقديم مهام المشروع في أوقات الانتهاء التقريبية، ولكنها لا تعطي الأولوية لبعض المهام التي يهتم بها المشروع أكثر من غيرها. هذا يمكن أن يؤدي إلى إهمال الموظفين لوضع طاقتهم في مهام معينة وإعطائهم أولوية أكبر.

3- لم يشر إلى الاحتياجات من الموارد أو عبء العمل

يقتصر مخطط جانت على تحديد الوقت المطلوب لكل مهمة، دون معالجة مقدار العمل المطلوب لإكمال المهمة أو الموارد المطلوبة لكل مهمة. قد تحتاج إلى استخدام أدوات أخرى لتحديد هذه الأشياء عند الحاجة.

4. العلاقة بين المهام غير واضحة

الموثوقية بين المهام هي أمر يتم مناقشته بين المديرين والموظفين ومراعاته عند جدولة المهام، ولكن لا يتم توضيحه طوال الخطة، وهو ما يمكن أن يفوته بعض الموظفين الذين ليس لديهم أدوار أثناء إعداد المهمة لتفويت الجدول الزمني للمشروع.

إذا قرر الموظف البدء بمهمة تابعة قبل المهمة التي يجب عليه إكمالها أولا ، فإن مشكلة مهمة واحدة تعتمد على نتائج مهمة أخرى يمكن أن تصبح مشكلة.

الفرق بين مخطط جانت ومخطط بيرت

يتم استخدام كل من سيناريوهات Gantt Chart و Burt لجدولة مهام المشروع وإدارتها. لكنها تختلف من حيث الآليات والنقاط الرئيسية التي تتعامل معها. يتم تمثيل مخططات جانت بخطوط وأشرطة أفقية لتحديد مدة كل مهمة، بينما تعتمد مخططات بيرت على المخططات الانسيابية كمخططات شبكية تعرض كل مهمة في مربعات منفصلة تحتوي على تواريخ البدء والانتهاء وتربطها بالأسهم التي تعرض ترتيب المهام وتبعيتها على بعضها البعض.

في الصورة التالية، ستجد مثالا على مخطط بيرت، مثل المخطط الزمني لمشروع جهاز:

بيرت | جدول زمني لمشاريع الأجهزة

غالبا ما تكون مخططات جانت أكثر وضوحا وبساطة كجدول زمني ، لذلك نجد أنها غالبا ما تستخدم لتقديمها للعملاء والمستثمرين عند توضيح الجدول الزمني للمشروع. ومع ذلك ، فإن أهمية ترتيب المهام والموثوقية دفعت المديرين إلى اللجوء إلى إنشاء مخطط بيرت بعد الواقعة.

خطوات التحضير لاستخدام مخطط جانت

تعمل خطة جانت بطرق متنوعة ، ولكن استراتيجية العمل هي نفسها من خلال مجموعة متنوعة من الطرق. هناك بعض الأشياء التي يجب أن تكون على دراية بها قبل الرسم والتخطيط لتجنب مواجهة أي عقبات أثناء أو بعد إنشاء سيناريو. لذلك ، قبل الشروع في تخطيط جانت ، انتبه إلى الخطوات التالية:

الخطوة 1: تحديد متطلبات وهيكل المشروع

قبل البدء في كيفية تنفيذ المشروع وإكماله، من المهم تحديد جميع المتطلبات التي تحتاج في النهاية إلى تحقيقها، ويمكنك الإجابة عن بعض الأسئلة لتشمل جميع المتطلبات:

  • ماذا سيقدم المشروع؟ ما هو هدفها؟
  • ما هي الموارد والموارد التي يحتاجها المشروع لإكماله؟

الخطوة 2: تحديد جميع المهام اللازمة للمشروع

يعتمد مخطط جانت في البداية على فهم جميع الأنشطة التي ستتشكل ضمن الإطار الزمني لاكتمال المشروع. بعد تحديد المتطلبات، قم بإدراج كافة الأنشطة والمهام المطلوبة لإكمال كل متطلب في القائمة.

الخطوة 4: تحديد الأشخاص الذين سيشاركون في المهمة

تأكد من توجيه كل مهمة إلى الأشخاص المناسبين والأكفاء من أجل إكمال المهمة في الوقت المناسب قدر الإمكان وفقا للمتطلبات المذكورة أعلاه. لاحظ أن المهارات المطلوبة لكل مهمة متاحة للشخص المسؤول عن تلك المهمة.

الخطوة 3: ترتيب المهام بترتيب منطقي

قبل إنشاء جدول زمني للمشروع ، فإن أهم شيء يجب مراعاته هو جدولة المهام بطريقة تراعي موثوقية كل مهمة ، ومن غير الصحيح تنفيذ مهمة محددة تعتمد على نتيجة المهمة التي لم تكتمل بعد. بالإضافة إلى ذلك ، يجب مراعاة الموارد المطلوبة للموارد البشرية والمهام ، وعدم التداخل بين مهمتين تتطلبان نفس المصدر أو الأشخاص.

الخطوة 5: ضع المهمة ضمن إطار زمني

يتم التعامل مع كل مهمة على حدة ويتم تقدير الوقت اللازم لإكمال المهمة بناء على درجة الجهد المبذول والأعضاء المشاركين في العمل. حدد تاريخي البدء والانتهاء للمهمة. ولكن ضع في اعتبارك أن التحلي بالمرونة في تقديراتك وتجاوز تاريخ الانتهاء من المهمة بيوم أو يومين لا يعني فشل الخطة أو تأخير الانتهاء من المشروع وبدئه، ويمكنك دائما الالتزام بالخطة حتى لو كانت هناك بعض التأخيرات التي يجب مراعاتها مسبقا.

كيفية استخدام Excel لرسم مخطط جانت

يمكنك إنشاء مخططات جانت باستخدام تطبيقات وأدوات إدارة المشاريع في نظام معلومات إدارة المشاريع مثل Excel وLima Vila وTeam Gantt Charts. والعديد من البرامج الأخرى.

يمكنك أيضا تنفيذ الخطة على الورق! ومع ذلك ، إذا كانت هناك أي تعديلات ، فيجب إعادة تكوينها ، لذلك يوصى باستخدام البرامج الإلكترونية ، والتي ستمنحك المزيد من المرونة وجميع الأدوات اللازمة. يوفر Excel خطوات بسيطة وسريعة لتنفيذ مخطط جانت ، يرجى إنشاء جدول زمني لمشروعك على النحو التالي في البرنامج:

الخطوة 1: إنشاء نموذج وتعبئته

بعد فتح ملف Excel الجديد، قم أولا بإنشاء جدول يحتوي على أربعة أعمدة: اسم المهمة وتاريخ البدء وتاريخ الانتهاء والمدة. ثم قم بتعبئته بقائمة المهام ووقته. يمكنك ملء عمود المدة عن طريق طرح حقل تاريخ البدء من الصف الأول من العمود من الحقل تاريخ البدء، ثم سحب الحقول المتبقية في العمود نفسه، كما هو موضح في الشكل:

إنشاء الجداول وتعبئتها

الخطوة 2: إضافة مخطط جانت

انتقل إلى علامة تبويب شريط Excel (إدراج/إدراج)، وانتقل إلى أيقونة مخطط الشريط التي تظهر في الصورة، وحدد شكل مخطط جانت الذي يناسبك. سيؤدي ذلك إلى إنشاء مخطط فارغ.

إضافة مخطط جانت

الخطوة 3: املأ بيانات مخطط جانت

انتقل إلى علامة التبويب (تصميم/تصميم) أو انقر بزر الماوس الأيمن على المخطط المضاف وحدد (تحديد بيانات) لفتح نافذة أمامك يمكنك تعبئتها بالنقر فوق الزر (إضافة/إضافة) في قائمة (تحديد مصدر البيانات/إدخال وسيلة الإيضاح).

املأ بيانات مخطط جانت

سترى قائمة تحرير السلسلة حيث يمكنك إدخال اسم والنقر فوق رمز جدول البيانات أدناه لإدخال قيمة ، مما سيمكنك من تحديد قيمة بالنقر فوق حقل تاريخ البدء الأول ثم النزول إلى الحقل الأخير أثناء الضغط. سيعرض هذا محفوظات سيناريو بدء القيمة للعمود Ta. لدى Karrar نفس الخطوات لإضافة قيمة مدة لكل مهمة.

إضافة قيمة مدة

الخطوة 4: تنسيق المخطط

قد يبدو المخطط التفصيلي ضبابيا في البداية ، لكنه يحتاج فقط إلى بعض التنسيق البسيط للحصول على المظهر الذي يريده. سيكون اللون الافتراضي أزرق للسلسلة الأولى التي تمت إضافتها، وهو تاريخ بدء المهمة، وبرتقالي لسلسلة المدة. نحتاج فقط إلى توضيح الخط الأفقي للمدة. لذلك ، لن يكون لدينا شريط تاريخ بالنقر بزر الماوس الأيمن فوقه وتحديد “تنسيق سلسلة البيانات”.

تنسيق المخطط

ستظهر قائمة جانبية حيث يمكنك النقر فوق أيقونة التعبئة وتحديد (بدون تعبئة). وبالتالي ، سيظهر مخطط جانت في شكله النهائي.

مخطط الشكل النهائي لجانت

في الختام ، فإن أفضل طريقة لإتقان عمل مخطط جانت هي إنشاء مخطط وممارسة رسم مخططات متعددة ببيانات وإعدادات مختلفة. كلما زاد استخدامك لمخطط جانت ، كان من الأسهل استخدام مخطط جانت ورسمه بشكل احترافي ، وكلما زاد احتمال تخطيطك لوقت مشروعك بنجاح.

نشر في: نصائح ريادة الأعمال ، نصائح للعاملين لحسابهم الخاص منذ 11 شهرا

زر الذهاب إلى الأعلى