ريادة الأعمال

كيف تدير الاجتماعات عن بعد داخل شركتك بفعالية؟

كيفية إدارة الاجتماعات عن بعد بشكل فعال داخل الشركة؟

القيادة الفعالة لا تتعلق فقط بإدارة الفرق أو المهام التنظيمية ، في حين أن القائد الحقيقي هو شخص قادر على تخطيط وتنفيذ أي حدث في المنظمة ، بما في ذلك الاجتماعات. لكن التحدي الحقيقي هو الانتقال من المؤتمرات التقليدية عن بعد إلى الاجتماعات والأعمال، ونجاح هذه الاجتماعات يعني أن العمليات داخل الشركة ناجحة على النحو الأمثل. إذن، كيف يمكنك إدارة الاجتماعات عن بعد بكفاءة وفعالية؟

دليل:

ما هو المؤتمر عن بعد؟

اجتماع عمل رسمي أو غير رسمي عبر الإنترنت بين مجموعة من الزملاء أو مجموعة من موظفي الشركة وعميل أو أي طرف آخر في المنظمة. هذا النوع من الاجتماعات هو الأفضل إذا كان الأشخاص في مواقع جغرافية مختلفة، وليس في مكان واحد. هناك العديد من البرامج المخصصة للاجتماعات عن بعد ، مثل: Zoom و Google Meetings و Skype وما إلى ذلك.

أهمية الاجتماعات عن بعد

تكمن أهمية الاجتماعات عن بعد في سلسلة من النقاط التي تميزها عن الاجتماعات التقليدية في الأماكن المادية، ومن أهمها:

توفير الوقت

يمكن لاجتماع واحد مدته نصف ساعة أو أكثر أن يحل مشكلة بالكامل عن طريق التخطيط والتحضير للتنفيذ دون إضاعة أي وقت اتصال ، بدلا من التنظيم والتخطيط وحدهما لأداء مهمة واحدة. بالإضافة إلى الاجتماعات عن بعد التي لا تقتصر على ساعات العمل أو التواجد الفعلي داخل مكان العمل ، يمكن عقد الاجتماعات عن بعد في أي وقت ومكان دون قيود.

أكثر تنظيما وهدوءا

وفي حالة الاجتماعات الفعلية، ولا سيما في الاجتماعات مع عدد كبير من الأطراف، من الصعب السيطرة على جميع الأطراف أو منع أطراف متعددة من التحدث في نفس الوقت. تتطلب الطبيعة الافتراضية للاجتماعات عن بعد أن يستمع مجتمعان إلى شخص واحد فقط أثناء التحدث ، بدلا من توحيد عيون كلا المجتمعين ، وأن يتمكن كلا الطرفين من إيقاف تشغيل الميكروفون ، مما يعني العزلة التامة عن أي ضوضاء خارجية ، فضلا عن حرية أكبر للمتحدث.

المرونه

يفشل الطرف في حضور اجتماع تقليدي ، ويمكن أن يكون فقدان الوقت أو الموارد كارثة لمنظم المؤتمر. بالنسبة للاجتماعات عن بعد، يمكن إعادة جدولة الاجتماع ليناسب الجميع لأنه لا توجد مساحة فعلية محجوزة أو مدفوعة الأجر لوقت محدد لا يمكن تغييره. وحتى إذا لم يكن ذلك ممكنا، فلا يزال من الممكن تسجيل الاجتماع وإرساله إلى الأطراف التي لم تحضر الاجتماع بعد.

فعالة من حيث التكلفة

تعقد العديد من الشركات اجتماعات في غرف مستأجرة أو منفصلة عن العمل ، في حين يتم تنظيم الاجتماعات عن بعد مجانا لحجز أماكن الاجتماعات. وبالإضافة إلى تخفيض التكلفة الإجمالية الإجمالية، فإن معظم الموارد المستهلكة في الاجتماعات عن بعد هي موارد رقمية ولا تكلف المنظمة أو الأطراف في الاجتماع أي تكاليف مادية.

المساعدة في ربط أعضاء الفريق

عادة ما يضع عقد اجتماع رسمي على مكتب بعض القيود على جميع الموظفين. بالنسبة للاجتماعات عن بعد، تكون الأمور أبسط لأن مشاركة أعضاء الفريق محادثات مريحة في المنزل أو في أماكنهم المعتادة سيجعل اللغة أكثر ليونة وأقل رسمية بشكل عام، مما يعني خلق المزيد من الترابط بين أعضاء المنظمة.

5 خطوات أساسية قبل بدء اجتماع عن بعد

كما هو الحال مع أي خطوة في العمل ، يتطلب عقد المؤتمرات عن بعد مرونة وحلا فعالا ونهجا استراتيجيا للبدء. إذا كنت مسؤولا عن بدء اجتماع، فأنت بحاجة إلى إتقان بعض الخطوات لعقد اجتماع عمل عن بعد بنجاح:

1. التخطيط للاجتماع

حاول الحد من جدول الأعمال الذي سيتم مناقشته في الاجتماع ومشاركته مع المدعوين لتجنب الوقوع في محادثات جانبية أو الابتعاد عن أهداف الاجتماع، حيث يتم إجراء أي اجتماعات عن بعد لاحتياجات محددة وسيتم فقدان جزء كبير من الاجتماع في مناقشة الأمور البسيطة في حالة وجود أي عوامل غير مخطط لها.

2. فهم الجوانب الفنية للاجتماع

ضع في اعتبارك دائما أن هناك الكثير من برامج الاجتماعات عن بعد، لذلك عليك إعداد برنامج يلبي متطلبات الفريق من حيث السرعة والاستجابة والوظائف، وتأكد من إيجاد بديل لذلك البرنامج قبل بدء الاجتماع، ففي حال حدوث أي أعطال فنية، لن تجد صعوبة في الانتقال إلى منصة أخرى.

3. حدد وقت الاجتماع مقدما

لا أحد يريد حضور اجتماعات مجهولة المصدر ، خاصة إذا كانت الاجتماعات تعقد خارج ساعات العمل الرسمية. وتتمثل إحدى مهام منظم المؤتمر في تحديد مدة نهاية الاجتماع، أو على الأقل تحديد المدة التقريبية للاجتماع، من أجل تحديد مسؤوليات الأطراف.

4. تقليل عدد المشاركين

إذا كان هناك عدد كبير من الأطراف ، فقد تكون الاجتماعات عن بعد مربكة لبعض الأشخاص. لذلك ، عندما تكون مسؤولا عن الاجتماعات ، حاول الحفاظ على عدد الأشخاص المجتمعين إلى الحد الأدنى واستبعاد جميع حفلات الاجتماع غير الضرورية حتى تتمكن من عقد اجتماع فعال وإبعاد الجميع عن الانحرافات.

5. كن أول من يحضر الاجتماع

تأكد من الدخول إلى الاجتماع قبل بضع دقائق من الأطراف الأخرى ، ومراقبة المشكلات الفنية ، والتأكد من أن كل شيء يسير بسلاسة ، مثل إعداد رابط أو كلمة مرور للاجتماع ، وخلق جو عام. أضف للتأكد من أن جميع الميزات التي تحتاجها في اجتماعك، مثل التسجيل، تعمل بشكل صحيح.

كيف تدير الاجتماعات؟ هل يعمل الاتصال عن بعد؟

كل إجراء له طرف واحد مسؤول عن إنجاحه ، وعندما نتحدث عن الاجتماعات عن بعد ، يجب أن يكون شخص ما قادرا على تنظيم الاجتماع وتعديله للحصول على النتيجة الأكثر إرضاء. فيما يلي سلسلة من النصائح لمساعدتك على إدارة الاجتماعات عن بعد بفعالية:

1. كسر الجمود في بداية الاجتماع

هناك شيء يسمى “رهبة اللقاء” وعليك أن تعمل بجد للتخلص منه لك ولجميع الأطراف الأخرى. والنهج الفعال لا يتمثل في الوصول إلى لب الموضوع مباشرة، بل في ضمان إجراء حوار بسيط بدلا من العمل مع الأطراف للخروج من المأزق، مثل السؤال عن حالتهما. ومع ذلك ، قبل الوصول إلى قلب الوظيفة ، تأكد من أن هذه المحادثة لا تستغرق أكثر من بضع دقائق ، لأن هذا سيجعل الموظفين أكثر راحة وأكثر تقبلا للمعلومات.

2. الأطراف في الاجتماع تعرف بعضها البعض

قبل البدء في أي جانب يتعلق بالاجتماع ، تأكد من تعريف الطرفين ببعضهما البعض ، فقط في حالة عدم معرفة أي من الطرفين للآخرين. وأبلغ جميع الأطراف بالأسباب الأساسية للاجتماع والغرض منه والمجالات التي ستناقش خلال الاجتماع لضمان عدم قيام أي من طرفي الاجتماع بإثارة أسئلة حول أسباب أو هوية بعض الأشخاص الحاضرين في الاجتماع.

3. قسم الدور

أحد أهم الأشياء التي يجب البحث عنها في الاجتماعات عن بعد ، خاصة إذا كنت في منصب إداري في مؤسستك ، هو تقسيم الأدوار للمديرين التنفيذيين. على سبيل المثال، قم بتسجيل المعلومات من أحد الطرفين، أو الشرائح والمعلومات من الطرف الآخر، حتى تضمن مشاركة جميع أطراف فريقك بشكل كامل في عملهم في الاجتماع.

4. لا تدع الملل يسيطر على الجو العام

ومن أبرز الأخطاء في الاجتماعات عن بعد أن أحد الأطراف يتلقى المحادثات منذ فترة طويلة، مما يجعل بقية الأطراف تفقد التركيز، خاصة إذا كان الاجتماع يعقد بدون فيديو. لذلك ، بصفتك منظما للاجتماع ، فإن دورك هو الحد من المحادثة وإعطاء كل متحدث فترة زمنية وتنبيه عندما تنحرف عن المحادثة ، أو تنهي النقطة بمطالبة الطرف الآخر في الاجتماع بتجنب الملل في الاجتماع.

إذا لم تكن بحاجة إلى حفلة لفترة طويلة أثناء الاجتماع، فلا تحاول عزلها عن الجو العام، ولكن تأكد من الاستماع إلى الجميع لإبقائهم على اتصال بالاجتماع. أسهل طريقة للقيام بذلك هي سؤال الموظفين عن رأيهم في أي محادثة والنظر في اقتراحاتهم.

5. تأكد من أن لديك موارد كافية للاجتماع

عادة ما تكون الاجتماعات التي لا تحتوي على أي مواد مرئية قابلة للمشاركة ضعيفة ولن تحقق الأهداف المرجوة ما لم تكن هذه الاجتماعات مصممة للعصف الذهني. هذه هي وظيفتك في العثور على أفضل وقت لعرض الشرائح أو مشاركة شاشة مع الآخرين لجذب انتباههم والحفاظ على تركيزهم والحفاظ على جو الاجتماع مناسبا للجميع.

6. اطرح الأسئلة بوضوح

نظرا لأن أعضاء الفريق ليس لديهم اتصال مرئي أو جسدي أثناء الاجتماع ، فأنت بحاجة إلى التأكد من طرح الأسئلة بوضوح وذكر من يشارك في الإجابة على الأسئلة لتجنب سوء فهم الاستفسارات أو جعل شخص آخر يجيب على الأسئلة. وبالمثل، يجب أن تعقد الاجتماعات بطريقة واضحة وهادفة.

7. سجل أهم النقاط

أحد أكثر الأشياء شيوعا التي تحدث أثناء الاجتماع هو فقدان بعض تركيز المناقشة دون العودة إليها. تأكد من تدوين الملاحظات حول الأسئلة المهمة في اجتماعك حتى تتمكن من الرد في الوقت المناسب وتجنب فقدان أي أفكار مهمة في الاجتماع. نظرا لأن الاجتماعات عن بعد غالبا ما تحتوي على العديد من الأفكار ، فهذا يعني أنه من السهل فقدان بعض الأسئلة.

والاجتماعات المثمرة هي تلك التي تتضمن ولايات واضحة، ولذلك أعطيت جميع الأطراف تقريبا ولايات واضحة بعد الاجتماع. تأكد من تغطية جميع الجوانب الهامة المذكورة في الاجتماع.

8- الجدول الزمني للاجتماعات التالية

قبل اختتام الاجتماع تأكد من إبلاغ الفريق قدر الإمكان بتاريخ اجتماع المتابعة حتى يمكن جدولة العمل وتنسيقه وفقا لتاريخ الاجتماع التالي، ويوصى بتحديد الاجتماع بشكل واضح بشكل دوري خلال فترة العمل وبعيدا قدر الإمكان عن الاجتماعات الطارئة أو العاطلين عن العمل.

باختصار ، أصبحت الاجتماعات عن بعد عنصرا أساسيا في معظم تدفقات العمل التنظيمية ، لذلك يجب التعامل مع جودتها بنفس الطريقة التي يتم بها التعامل مع أي عملية إدارية أخرى داخل المنظمة. ضع في اعتبارك أنه ما لم تخلق الاجتماعات التقليدية أو عن بعد جوا لطيفا ومتناغما داخل المؤسسة ، وكان استثمارك في عمليات الإدارة هو استثمارك في نجاح المنظمة بأكملها ، فلن يكون أي اجتماع تقليدي أو عن بعد هو الإنتاجية المناسبة.

نشرت: قبل شهرين تأسيس تجربة العمل عن بعد

زر الذهاب إلى الأعلى