تجارة إلكترونية

كيف تحوّل شركتك إلى نظام العمل بدون مكاتب؟

لا يوجد عمل مكتبي

بالنسبة للغالبية العظمى من الشركات ، أصبح التحول إلى نظام العمل المكتبي ضرورة لا غنى عنها اليوم. في حين أن بعض الناس يقاومون الأفكار المقترحة أصلا ويلتزمون بمتابعتها بالطريقة التقليدية ، مع استمرار تطور عالم الوظائف وتصاعد الأزمة الاقتصادية ، لا يوجد خيار أفضل من العمل عن بعد.

في الوقت الحالي ، يطلب من العديد من الشركات إكمال الانتقال من الوظائف التقليدية إلى الوظائف المكتبية ، سواء في جميع أو بعض الإدارات الخاصة بالشركة. ولكن هل شركتك مستعدة لهذا التحول؟ قبل تنفيذه ، يجب أن تفكر في هذا بعناية وتتبع العملية المناسبة. في هذه المقالة ، سنراجع بعض النقاط الرئيسية التي ستمكنك من إعادة تنظيم عملك بطريقة تناسب شركتك.

تقييم احتياجات العمل عن بعد

لا يمكنك نقل نظام العمل من العمل التقليدي العمل عن بعد طوال الليل. في الواقع ، لا يعتمد نجاح تنفيذ الأوامر على مدى سرعة تنفيذها فحسب ، بل يعتمد أيضا على كيفية تنفيذها بشكل صحيح. لا يمكن تحقيق ذلك إلا من خلال تقييمك للحالة الحالية للشركة واحتياجاتها المحددة في الانتقال إلى العمل المكتبي.

    • ما هي الوظائف التي يمكن نقلها إلى وظائف بدون مكتب؟

هل ينطبق قرار عدم العمل في مكتب على جميع وظائف شركتك؟ في الواقع ، يصعب توصيل المهام المتعلقة بالعملية ، خاصة عندما تقدم شركتك منتجات ملموسة للجمهور ، لذلك عليك إجراء تقييم كامل للوظيفة وتحديد ما يمكن نقله بالفعل. بالطبع ، ستختلف آليات أداء المهام.

تقييم احتياجاتك

لذلك ، يجب عليك تحديد شكل المهمة المنجزة في نظام عمل بدون مكتب للحفاظ على أعلى جودة لتنفيذها. حتى إذا لم ينتقل العمل إلى العمل عن بعد، يمكنك تقليل عدد أيام وساعات العمل وتغيير الشكل اللاحق لتنفيذه. أخيرا ، الهدف من التقييم هو توليد التصور الصحيح للشركة حتى لا يتسبب التحول في ضرر لعملك.

نوصيك بما يلي: العمل عن بعد هو المستقبل: هل شركتك مستعدة؟

أساسيات التخطيط لنظام العمل لا يوجد مكتب

بعد الانتهاء من تقييم الاحتياجات ، سيكون الإعلان عن الانتقال إلى نظام عمل بدون مكاتب خطوة يتخذها الكثيرون. ولكن قبل أن تتمكن من القيام بذلك ، تحتاج إلى تعيين استراتيجية ستتبعها شركتك لتنفيذ الأوامر ، والتي يمكن أن توفر الكثير من الوقت وتقلل من نسبة الأخطاء التي قد تواجهها. ومن أبرز هذه السياسات:

    • تحديد طرق الاتصال

هل تطلب من الموظفين التواجد في أوقات محددة، أم أنك تمنحهم حرية الاختيار وفقا لجدولهم الزمني؟ وكيف تريد أن يتواصل الموظفون في العمل؟ يجب عليك تحديد ساعات العمل بعناية وتحديد كيفية التواصل مع موظفيك ومع بعضهم البعض.

يمكنك استخدام العديد من الأدوات في هذا الأمر. حول التحديثات والملاحظات العامة، البريد الإلكتروني الرسمي جدير بالثقة. أما الاجتماعات ، لذلك من الممكن استخدم برامج وتطبيقات متعددة، مثل: Zoom أو Google Hangouts أو Go Meetings، وبالطبع يعتمد الاختيار على احتياجاتك في الاجتماع، سواء كان الفيديو أو مشاركة الشاشة أو الدردشة.

وضع المبادئ الأساسية للعمل بلا مكاتب

  • المهام اليومية ومشاركة الملفات: كيف يمكنني تتبع الأداء في مهمة أو تطور مهمة؟ يجب أن يكون هناك خيار واضح لكيفية أداء المهام وتلقيها وحفظها وتبادلها بين الموظفين. أحد التطبيقات التي يمكن أن تساعدك في حل هذه المشكلة هو خدمات Google Drive الخاصة، مثل المستندات أو الجداول.
  • آلية التقييم: بالطبع في هذه الحالة ستكون هناك مشكلة مختلفة تماما في آلية تقييم الوظائف، ومن المهم تطوير طريقة تتوافق مع ظروف الأداء الحالية، ومن الأفضل التركيز على تقييم الأهداف في هذه المرحلة، بدلا من مجرد الالتزام بالشؤون اليومية مثل جدول العمل.

قد تكون مهتما أيضا: كيف يغير العمل عن بعد طبيعة العمل

لا يوجد نظام اتصالات يعمل في المكاتب

عندما يعتاد الناس على العمل في مكتب مكان العمل ، ستكون التحديات كثيرة. لذلك ، يجب الانتباه إلى مشكلة نظام التواصل مع الفرد ، حيث نتحدث ليس فقط عن الأدوات ، ولكن أيضا في شكل عملية الاتصال بأكملها ، في كل مرحلة من مراحل تنفيذ قرار العمل بدون مكتب. مثل:

    • يناقش الاستراتيجيات والأدوات المستخدمة

ناقش السياسات والأدوات التي سيتم استخدامها مع العاملين في الأنظمة العاطلة عن العمل، وتأكد من فهمهم لكل شيء والاتفاق على ساعات العمل والاجتماعات. أيضا ، كن حذرا مع أدوات بسيطة ومريحة ، وكلما قل عددها ، كلما كان الأمر أسهل. بعد ذلك ، يجب عليك إخبار الموظفين بما يمكن توقعه منهم خلال فترة وجودهم في العمل والتأكد من الإجابة على جميع الأسئلة التي يفكرون فيها حتى يتمكنوا من العمل دون مشاكل.

أخبر

    • التدريب على الأدوات

قد تحتاج إلى تدريب موظفيك على كيفية استخدام الأدوات التي تعتمد عليها في نظام العمل بدون مكاتب. على أي حال ، يجب أن يكون لديك اجتماع تمهيدي حول هذه الأدوات للتأكد من أن كل شيء يعمل بشكل صحيح. ضع في اعتبارك أن هذا التدريب يجب أن يشمل أيضا المديرين الذين يعملون معك ، حيث يتحملون مسؤولية أكبر عن استخدام هذه الأدوات وتنفيذ الاستراتيجيات.

تطوير نظام الحجز الخاص بالشركة

أثناء الانتقال إلى نظام عمل بدون مكاتب ، يجب عليك تطوير نظام توظيف داخلي حتى تتمكن من توظيف أشخاص لديهم القدرة على العمل بسلاسة من المنزل. سيستغرق الأمر الكثير من الجهد للعثور على مثل هذا الشخص ، حتى تتمكن من استخدام نظام أساسي بعيد مثل موقع بعيد.

يمكن للمواقع النائية مساعدة أصحاب الأعمال الذين يرغبون في توظيف أفضل الخبرات المحلية والدولية على التغلب على الحواجز الجغرافية وتنمية أعمالهم وجذب جميع القطاعات والمواهب من مختلف البلدان. يسمح لك بإضافة وظائف بعد الاشتراك وإرسالها إلى المشتركين عبر رسالة إخبارية حتى يتمكنوا من الوصول إلى أكبر عدد ممكن من الأشخاص.

استنتاج.. في الوقت الحاضر ، أصبح العمل بدون مكتب حقيقة واقعة وسيستمر حتما في المستقبل. لذا تأكد من تحويل شركتك من الآن فصاعدا للتأكد من مواكبتك للوضع الحالي ويمكنك الاستمرار في الإنتاجية دون أي عقبات. يمكنك أن ترى دليل العمل عن بعدلمساعدتك في إكمال هذا التحويل بأفضل طريقة.

نشر في: نصائح لأصحاب الأعمال قبل عامين

زر الذهاب إلى الأعلى