تجارة إلكترونية

كيف تحقق أقصى استفادة من اجتماعات العمل؟

كيفية تحقيق أقصى استفادة من اجتماعات العمل

تستغرق اجتماعات العمل الكثير من الوقت للمديرين والموظفين ، ومع زيادة عدد الاجتماعات ، فإنها تزيد من عبئها. هل يمكن التعامل مع اجتماعات العمل من خلال آليات جديدة لتحسين الكفاءة وإنتاجية الموظفين؟ ما هي الطرق التي يمكن استخدامها لتحقيق أقصى استفادة منها؟

ما هي أنواع اجتماعات العمل؟

عادة ما تعقد اجتماعات العمل وجها لوجه في مكتب أو غرفة مؤتمرات بهدف مناقشة خطط الشركة أو أهدافها أو اتخاذ قرارات بشأن تنظيمها التشغيلي والإداري. ولكن مع الاعتماد المتزايد على التكنولوجيا ، فإن العديد من اجتماعات العمل هي مكالمات فيديو عبر تطبيقات مخصصة عبر الإنترنت.

من أجل إجراء اجتماع عمل أكثر كفاءة ، من الضروري تحديد نوع الاجتماع قبل بدء الاجتماع. اعتمادا على الغرض في عالم الشركات والأعمال ، هناك ستة أنواع رئيسية من اجتماعات العمل:

1. ابق على اطلاع دائم

يعتمد هذا النوع من اجتماعات العمل على مبدأ مشاركة أحدث التطورات والتطورات المتعلقة بالمشاريع والمهام الموكلة إلى موظفي الشركة. وهي ذات طبيعة مباشرة بشكل رئيسي ويمكن تنفيذها مرة واحدة في الأسبوع أو قريبا أكثر من مرة واحدة في الأسبوع.

هذا المؤتمر هو الأكثر استخداما والأكثر شيوعا في عالم الشركات لأنه يساعد الشركات ومديريها على تحديد أي مشاكل أو اتخاذ الإجراءات اللازمة لضمان عمل البرنامج بشكل صحيح. بالإضافة إلى كونه أحد أهم الاجتماعات التي لا يمكن لأي شركة العيش بدونها ، فإنه يوفر أيضا لمحة عن سير العمل وفرصة لتقييمه في الوقت الفعلي.

2. اجتماعات صنع القرار

الغرض من هذا النوع من اجتماعات العمل هو إجراء مناقشة أكثر شمولا وتعمقا بين المديرين والموظفين حول اتخاذ قرارات مهمة حول الأعمال الحالية. قد يختلف حجم اجتماع صنع القرار اعتمادا على حجم الشركة وطبيعة المشروع قيد المناقشة.

من أجل اتخاذ أفضل قرار ، قد تكون هناك حاجة إلى سلسلة من الاجتماعات ، لذلك هناك فرصة أفضل لمناقشة أبعاد المشروع على عدة مراحل. هذا النوع من اجتماعات العمل مهم جدا لأن صنع القرار هو واحد من أهم المهارات الإدارية ويتطلب التواصل الجيد والتعاون المشترك في بيئة العمل.

3. اجتماعات حل المشكلات

هذا النوع من اجتماعات العمل له هدف واضح ومحدد ، وهو حل المشكلات المتعلقة بعمليات العمل أو حالات الطوارئ (إذا حدثت أثناء التنفيذ). لا تستغرق اجتماعات حل المشكلات وكالات أو اتفاقيات محددة داخل الشركة لأنها تعتمد على فريق الشركة وتنظيمها.

تنبع أهمية اجتماع حل المشكلات من حقيقة أنه لا يمكن التنبؤ به ، ولكن يمكن الاتصال به بمجرد وجود مشكلة أو تغيير في بيئة العمل. بالإضافة إلى ذلك ، يمنح هذا النوع من اجتماعات العمل المديرين وموظفي الشركة الفرصة لتبادل الأفكار وإيجاد الحلول وتقييم الأعمال بسرعة وكفاءة للتوصل إلى أفضل الحلول.

4. اجتماعات بناء الفريق

تم تصميم هذا النوع من الاجتماعات خصيصا لزيادة الروابط بين موظفي الشركة وزيادة ولائهم لموظفيهم. توفر اجتماعات العمل عادة فرصا مستمرة للتوفيق والتفاهم للموظفين ، ويتم تصميم اجتماعات بناء الفريق وفقا للأهداف المخطط لها لتشكيل فرق وسد فجوات التواصل بين الموظفين.

هذا النوع من اجتماعات العمل مهم جدا لأنه يوفر للموظفين الفرصة للتعبير عن أنفسهم وإقامة اتصال شخصي مع الآخرين خارج الاجتماع الرسمي. ليس ذلك فحسب ، بل إنها تمكنهم أيضا من المساهمة في ثقافة تعمل على تحسين بيئة العمل وتقديم توصيات مريحة لتنمية الشركة ومساعدتها على النمو.

5. جلسات العصف الذهني

تعتمد جلسات العصف الذهني على مبادئ العصف الذهني وتبادل الأفكار بين مجموعات من الأفراد أو مع الفريق المسؤول عن المشروع. يتيح لك هذا النوع من اجتماعات العمل التعمق في موضوع واحد ومناقشة جميع أبعاده ومواضيعه بحرية وإبداع ، والتي بدورها قد تستغرق وقتا أطول من الجلسات الأخرى.

تعد جلسات العصف الذهني مهمة لزيادة الروابط بين الفرق وتعزيز الشعور بالانتماء إلى الشركة لأنها توفر بيئة من الدعم والقبول لتنوع الأفكار. العصف الذهني هو واحد من أهم المراحل في استراتيجية التفكير التصميمي.

6. مؤتمر الابتكار

من وقت لآخر ، تعقد الشركة اجتماعات الابتكار بهدف التفكير خارج الصندوق ومحاربة التقاليد والاتفاقيات في أسلوب العمل. تخطط الشركة للاجتماع مقدما ، ويشارك المديرون جدول الاجتماعات المستقبلية مع الموظفين ، ويستعدون مسبقا ، ويخرجون بأفكار مبتكرة.

تكمن أهمية هذا النوع من اجتماعات العمل في أنه المحرك والقوة الدافعة لتقدم الشركة ، وكذلك القوة الدافعة للشركة للتحرر من خصائص الأعمال اليومية والتقليدية. بالإضافة إلى ذلك، فإن العمل كنافذة للحرية لتجربة أفكار جديدة يعزز شعور الموظفين بالانتماء وإيمانهم بدورهم في نمو الشركة وتوسعها.

حقق أقصى استفادة من نصائح اجتماعات العمل

أهمية إعداد جدول أعمال في اجتماع عمل

لا تغفل عن دور جدول أعمال الاجتماع

جدول الأعمال عبارة عن قائمة بالموضوعات التي سيركز عليها المؤتمر ويلعب دورا مهما في نجاح أي مؤتمر. جدول الأعمال هو العمل أو خارطة الطريق التي يتبعها الموظفون ومديرو الشركات أثناء الاجتماع. تحتوي بعض جداول الأعمال على تقديرات زمنية لوقتها الخاص. ماصة كل نقطة.

يجب إرسال جدول أعمال اجتماع العمل قبل الاجتماع ، عادة قبل يوم أو يومين ، بحيث يكون لدى الموظفين فرصة كافية لإعداد وجهات نظرهم وآرائهم حول ما سيتم مناقشته. وهذا بدوره سينعكس في فعالية الاجتماعات وكفاءة المناقشات والنقاط التي ستشارك فيها.

لا تدع الاجتماع يشتت انتباهك

يمكن أن تنحرف اجتماعات العمل بسهولة عن النقاط الرئيسية التي سيتم مناقشتها ، لذلك ستعكس فشلا في تحقيق أهداف الاجتماع. لذلك ، يوصي مديرو الشركة بأخذ ذلك في الاعتبار ، مع مراعاة ذلك أثناء الاجتماع ، والعمل على ضبط الأصفاد المتوازنة لمنع الانحرافات والارتباك.

بالإضافة إلى ذلك ، قد يستخدم بعض الموظفين الاجتماع كفرصة للتحدث عن الأمور الشخصية أو نشر بعض الأخبار على الفور. هنا ، يوصي مدير الشركة بإعطاء بضع دقائق في بداية الاجتماع للاطمئنان على موظفيه. من ناحية أخرى ، من المهم تخصيص وقت كاف للترفيه عن الموظف وتحرير طاقته أثناء عمل الموظف لضمان اهتمامه واستعداده لاجتماعات العمل.

التزم بأوقات الاجتماعات

يوصي مديرو الشركة بتحديد أوقات واضحة للاجتماعات والالتزام بها لتجنب التداخل مع المهام الأخرى في جدول الموظفين والمديرين. لا يكفي أن يطلب المديرون من الموظفين عدم تجاوز وقت اجتماعات العمل ، ولكن يجب أن يلتزموا من أجل ترك شخصية ملتزمة وتعزيز المسؤولية الفردية والجماعية.

عندما يدرك موظفو الشركة أنه لا يمكن تجاوز أوقات العمل ، فإنه يدعوهم إلى الاستعداد الكامل ومناقشة وجهات نظرهم لفترة وجيزة وواضحة في كل مرة. يمكن أن تحدث استثناءات وحالات طوارئ في بعض اجتماعات العمل التي تتطلب أكثر من وقت الاجتماع، ولكن ينصح المديرون بالتحلي بالمرونة والرغبة في معرفة الجدول الزمني لكل موظف وما إذا كان يمكن تمديد الاجتماع لبضع دقائق.

حدد الإجراء

يوصى بأن يختتم مديرو الشركة اجتماع العمل من خلال تجميع النقاط الرئيسية أو قائمة بالإجراءات العملية لكل نقطة تمت مناقشتها. يساعد تحديد المهام والتكاليف في نهاية كل اجتماع الموظفين على جدولة المهام والنظر في تسليمها دون إجهاد أو تأخير.

لذلك من المهم مناقشة مواعيد تسليم المهام أثناء الاجتماع مع المسؤولين المسؤولين والاتفاق منذ البداية على تاريخ مناسب لجدولهم الزمني. بالإضافة إلى ذلك ، يوصي مدير الشركة بتقديم ملخص لمخرجات كل اجتماع عمل ، ويجب عليه اختيار أفضل طريقة للتواصل مع الموظفين في شكل ورقي أو بريد إلكتروني.

إعطاء فرصة للتقييم

من المهم أن يخصص مدير الشركة مساحة في نهاية الاجتماع للتحسين والتقييم، والتي يمكن إجراؤها شفهيا أثناء الاجتماع، أو يمكن تخصيص نموذج للموظفين للإجابة على بعض الأسئلة وتقديم الاقتراحات والآراء حول الاجتماع. قد تكون هذه المساحة شخصية أيضا ، حيث يرسل الموظفون تعليقات بشكل مستقل بعد الاجتماع.

تكمن أهمية التقييم في أنه يجعل الموظف يشعر بأنه جزء من نظام الإدارة، ورأيه هو محور اهتمام الشركة وتقديرها. في الوقت نفسه ، من الضروري إجراء تقييم لمديري الشركة لتحسين نقاط الضعف والمشاكل التي يواجهها الفريق خلال اجتماعات العمل وتقليل كفاءتهم.

وأخيرا، يوصي مديرو الأعمال بالتركيز على تحسين جودة اجتماعات العمل، خاصة في هذا اليوم وهذا العصر، حيث يتزايد الاعتماد على الاجتماعات والمؤتمرات الرقمية بشكل كبير. ويشمل ذلك آليات الاجتماع وطرق المناقشة والأهم من ذلك تعزيز دور الموظفين لتحقيق أقصى استفادة منه.

نشر في: المهارات الوظيفية قبل عامين

زر الذهاب إلى الأعلى