ريادة الأعمال

كيف تحدد مؤشرات الأداء الرئيسية kpis للموظفين؟

كيف تحدد مؤشرات الأداء الرئيسية مؤشرات الأداء الرئيسية للموظفين؟

تعد مؤشرات الأداء الرئيسية جزءا مهما من تتبع أداء الشركة وقياس جميع جوانب قدرتها على إنجاز المهام والمسؤوليات الموكلة إليها على أفضل وجه من أجل تحسين مستوى أعمالها. تحتوي مؤشرات الأداء الرئيسية على عدد من المؤشرات بناء على الأهداف المتوقعة، أبرزها مؤشر أداء العمل.

دليل:

المحتويات

ما هي مؤشرات الأداء الرئيسية؟

تمثل مؤشرات الأداء الرئيسية مجموعة من القيم التي تثبت قدرة الشركة على أداء المهام، وتحقيق الأهداف الرئيسية التي تسهم في نجاح الفريق والشركة، وتساعد على تزويد صناع القرار بالبيانات اللازمة للتحليل السليم والتركيز على ما هو أكثر أهمية.

ما الذي يجب قياسه ، ما يجب إنجازه – بيتر دراكر ، خبير اقتصادي

تكمن الصعوبة التي تواجهها الشركات في الاعتماد على مؤشرات الأداء الرئيسية في وجود العديد من هذه المقاييس بحيث لا يمكنها اختيار المقاييس الصحيحة. قد يكون هذا تحديا للشركات عندما يتم قياس الكثير من البيانات غير الضرورية ، أو عندما يتم اختيار مؤشرات أداء بسيطة لا توفر بيانات قيمة لقياسها والاعتماد عليها في صنع القرار.

عندما تكون فرق الإدارة قادرة على فهم طبيعة عمل الشركة ، والخوض في تفاصيل أنشطتها التشغيلية ، واختيار مؤشرات الأداء الرئيسية المناسبة لتلك الأنشطة ، يمكن للشركة إنشاء ميزة تنافسية تتفوق على المنافسين الآخرين في السوق المستهدفة.

استخدام مؤشرات الأداء الرئيسية

تستخدم مؤشرات الأداء الرئيسية بشكل مختلف لتغطية جميع جوانب الشركة، بالإضافة إلى مستويات مختلفة من الإنتاجية وعدم الإنتاجية، حيث تساعد هذه الاستخدامات على تطوير رؤية حقيقية تمكن صناع القرار من اتخاذ القرارات المناسبة بناء على هذه المقاييس المناسبة لعمل الشركة.

أولا: الأدوات الأساسية لاتخاذ القرار

ترتبط مؤشرات الأداء الرئيسية ارتباطا وثيقا بمختلف مفاصل الشركة وتستند إلى مقاييس مختارة تساعد على تحديد الإجابات على الأسئلة المهمة حول أعمال الشركة واتخاذ القرارات المناسبة بناء على الإجابات التي تقدمها هذه المقاييس.

ثانيا: أدوات التوجيه

تستخدم إدارة الشركة مؤشرات الأداء الرئيسية كأداة توجيهية مفيدة لتحديد مسار الشركة لتحقيق أهدافها وتحديد الانحرافات ، إن وجدت. تسلط المجموعة الصحيحة من مؤشرات الأداء الرئيسية الضوء على العناصر الرئيسية للأداء وتركز على العناصر التي تحتاج إلى المتابعة والمتابعة.

لماذا تعتبر مؤشرات الأداء الرئيسية مهمة في عمل الشركة؟

تعد مقاييس الأداء من أهم وسائل تحديد دعم فريق العمل للأهداف المخطط لها للشركة، حيث تساعد على مقارنة العمل المنجز مع العمل المطلوب وفقا للخطة وتحديد أوجه القصور إن وجدت في تنفيذ العمل.

1. التحقق من أنشطة الشركة بانتظام

تسمح مقاييس الأداء بإجراء فحص حقيقي لجميع أنشطة الشركة ، وتحديد موقع أوجه القصور في تنفيذ المهام ، وتقديم المعلومات ذات الصلة إلى المسؤولين لعرض نتائج هذا التفتيش ، وتزويدهم بالتقارير المناسبة عن الأنشطة التي تقاس مقابل المؤشرات.

2. تحديد التعديلات اللازمة على الأعمال

يمكن أن يساعد قياس مقاييس الأداء في تحديد جوانب النجاح والفشل، مما يمكن صناع القرار من اتخاذ إجراءات لتحسين فرص النجاح، وتقليل فرصة الفشل في أداء المهام، وتحقيق أهداف الشركة الطموحة.

3. ضمان الأداء السليم للواجبات

يعد تتبع الأداء السليم للمسؤوليات من أهم الصعوبات التي تواجهها إدارة الشركة، بسبب تعدد مهام الشركة، والروابط المعقدة بين هذه المهام. توفر مؤشرات الأداء الرئيسية المعايير الصحيحة لضمان أداء أعضاء الفريق لواجباتهم على أكمل وأسرع وقت ممكن.

4. تأكد من أن فريقك يسير على الطريق الصحيح

بغض النظر عن نوع مقاييس الأداء التي تتبناها الشركة ، تضمن هذه المقاييس أن تكون الفرق على الطريق الصحيح لتحقيق متطلبات الشركة وأهدافها في أقصر فترة زمنية وبأقل تكلفة وبأعلى جودة.

ما هو تصنيف مؤشرات الأداء الوظيفي؟

تعتبر مؤشرات أداء العمل ذات أهمية إضافية عند تقييم العمل المؤسسي للشركة، حيث أنها أهم قسم في إدارة شؤون الموظفين وكيفية عملها من أجل تحقيق فوائد للشركة. تختلف مؤشرات أداء العمل التي يستخدمها فريق الموارد البشرية في الشركة، حيث تصل إلى عشرات المؤشرات، وتختلف الطرق المستخدمة لهذه المؤشرات تبعا لطبيعة المعلومات المراد تحليلها، ولكن هناك أربعة تصنيفات رئيسية:

أولا: مؤشرات تعويضات الموظفين

يمثل مؤشر أداء تعويضات الموظفين الخصائص المشجعة التي يكتسبها الموظفون والتي تساعد على تحسين أدائهم الوظيفي وبالتالي تحسين الأداء العام للشركة. مثال على هذا المؤشر هو مؤشر النفقات الطبية لكل موظف نشط ، والذي يزود الشركات بالمعلومات اللازمة حول شمولية خطط الرعاية الصحية النشطة المعتمدة للموظفين.

ثانيا: المؤشرات المتعلقة بثقافة الشركة

تتضمن ثقافة الشركة القيم والعادات والأهداف والأفكار وحتى المعلومات التي تظهر هوية الشركة وأعمال المنظمة. تحتاج الشركات إلى مؤشرات أداء رئيسية يمكن من خلالها قياس التزام موظفي الشركة بثقافتهم مدة هذا التصنيف هي النسبة المئوية للإجازات التي يستخدمها الموظفون لأنها تظهر التوازن بين رغبة الموظفين في العمل لدى الشركة والتزاماتهم الحياتية خارج إطار عمل الشركة.

ثالثا: مؤشرات الأداء الرئيسية المتعلقة بالتوظيف

ترتبط هذه المؤشرات بآلية وطريقة توظيف الشركة وتعطي الوضع الحقيقي لخطة التوظيف في الشركة لفترة من الوقت في المستقبل. يندرج مؤشر الإنهاء القسري للخدمة ضمن هذه الفئة ويشير إلى عدد الاستقالات المقدمة من مديري الإدارات لإنهاء خدمات الموظفين ، بدلا من العدد الإجمالي لاستقالات الشركة في فترة زمنية معينة.

رابعا: مؤشرات الأداء المتعلقة بالإنجازات

تقيس هذه المقاييس أداء الشركة، وكذلك قدرة كل موظف على تحقيق التوجه الأساسي للشركة، وتسمح هذه المؤشرات بوضع خطة تشغيلية تتناسب مع تحقيق التوجه الاستراتيجي للشركة بناء على هذه المؤشرات.

وتعد مؤشرات الترقية الداخلية والتعيينات الخارجية من مؤشرات الأداء الرئيسية المهمة المتعلقة بالأداء، حيث تتيح للمحللين تقييم قدرات الشركة ومستوى خبرة الموظفين فيها، وتقديم تقرير يساعد على التخطيط للترقيات الإدارية للموظفين.

6 نصائح لوضع مؤشرات الأداء الوظيفي في الشركة؟

عند تقييم الموظفين، بالإضافة إلى تقييم أجزاء معينة من أدائهم، تعتمد الشركات على مقاييس الأداء الوظيفي التي تمثل سلوك الموظفين في تنفيذ عملهم ورضاهم الوظيفي، وكذلك سلوك الشركة في الاستفادة من العمل الذي يقدمونه وتوظيفهم بشكل مناسب.

1. حدد كيفية استخدام مقاييس أداء الموظفين

تحدث إلى الأشخاص المسؤولين عن الإبلاغ عن مؤشرات الأداء الرئيسية للموظفين واتفق على ما يريدون الوصول إليه من خلال تلك التقارير ، وكيف سيستخدمونها ، وما هي أنواع الموظفين المناسبين لوظائفهم. يساعد هذا الحوار على تحديد المقاييس اللازمة لقياس ما هو مطلوب على أفضل وجه.

2. إنشاء مؤشرات أداء ذكية

من الأفضل اتباع مؤشرات أداء الموظفين بدلالات أهداف SMART ، مما يعني أنها محددة وقابلة للقياس ودقيقة وواقعية ، وترتبط بأهداف محددة وقيود زمنية.

يعد مؤشر أن إنتاجية العاملين في قسم الإنتاج ستزيد بمعدل 10٪ في العام المقبل أحد مؤشرات الأداء المتعلقة بالهدف الذكي، لأنه يتحدد بحجم الإنتاج، والناتج قابل للقياس، والقيمة الدقيقة 10٪، واقعية وقابلة للتحقيق، وتقتصر على سنة واحدة.

3. توضيح ذلك للفريق

ومن المهم كفالة أن يفهم أعضاء الفريق تماما الآثار المترتبة على المؤشرات المستخدمة حتى يتمكنوا من العمل من أجلها وأن جهود الموظفين ليست بعيدة عن قيمة المؤشرات المطلوبة.

4. إقامة اتصال مع الأهداف الاستراتيجية للشركة

إذا لم تكن مؤشرات الأداء الرئيسية مرتبطة بالأهداف المحددة في الخطة الاستراتيجية للشركة، فإنها لن تحقق الغرض منها، لذلك يجب ربط كل مؤشر أداء موظف بالمساعدة في تحقيق الأهداف الاستراتيجية لشركته، مثل ربط مؤشر إنتاجية الموظفين بنمو المبيعات الاستراتيجية للشركة.

5. تبسيط مقاييس الأداء بالطريقة الأنسب

يجب على فرق الموارد البشرية تطوير مقاييس بسيطة ليس من الصعب فهمها ، لأن المقاييس البسيطة يمكن أن تحسن أداء الموظفين لأنها أسهل في التعامل معها. وينبغي لأصحاب المصلحة ألا يخفضوا المؤشرات إلى الحد الذي تكون فيه البيانات المتعلقة بها أقل من قيمتها، وتكمن الإدارة الناجحة لوضع المؤشرات في وضع مقاييس أداء مناسبة بأبسط طريقة ممكنة.

6. تصميم مقاييس قابلة للقياس

نظرا لأن أعضاء الفريق يتصرفون بشكل مختلف خلال فترات زمنية مختلفة ، يحتاج مديرو الفرق ومديرو الموارد البشرية إلى مراجعة مؤشرات الأداء الرئيسية باستمرار. نظرا لأن المعلومات التي توفرها مؤشرات الأداء الرئيسية قد تغيرت بشكل أساسي في طريقة استخدامها، فقد تكون المعلومات المتعلقة بمقاييس معينة ضئيلة عند تطوير استراتيجية أو خطة عمل مستمرة، أو قد تحتاج إلى تعديل في ضوء تلك المقاييس.

كيف يمكن قياس مؤشرات الأداء الوظيفي على أفضل وجه؟

قياس مؤشرات الأداء الرئيسية هو عملية جمع المعلومات الناتجة عن تتبع وتحليل المقاييس وإعادة صياغة المعلومات بطريقة مناسبة لمساعدة صانعي القرار على اتخاذ القرارات المناسبة في المراحل المستقبلية من عمل الشركة. يعتمد تحليل مؤشرات الأداء الوظيفي على دقة المعلومات التي تم الحصول عليها وخبرة الشخص المسؤول عن مؤشرات أداء الموظف المراد تحليلها.

1. إدارة المقاييس بشكل تفاعلي

تدعم المعالجة الإلكترونية لمؤشرات الأداء الرئيسية المعالجة التقليدية للعوامل المتقدمة التي لا تسمح بأدائها، مثل الترشيحات والمرشحات، خاصة في الحالات التي يتم فيها تتبع مقاييس متعددة. يمكن التعبير عن قيمة المؤشر بناء على عدة عوامل فئوية، مثل العوامل الجغرافية والزمنية والمكانية وغيرها. واستخدم فلاتر متعددة في وقت واحد.

2. لا تكن راضيا عن الرؤية العددية للمؤشر

توفر الأرقام التي تغطيها المؤشرات دليلا دقيقا على سلوك الموظف في فترة زمنية قصيرة، لكن صحة هذه الأرقام رغم دقتها لا تضمن صحتها، لأن البيانات المدخلة للمؤشر قد تكون خاطئة، ويجب أن تكون نتيجة المؤشر خاطئة.

يجب على المحللين تقدير التأثير الذي سيتولد عن طريق التحليل على مستوى الموظفين، وإذا كان مؤشر عدد الموظفين المستقيلين مرتفعا، فيجب أن تضع نفسك فيه وليس هؤلاء الموظفين وتحديد أسباب الاستقالة.

إذا كنت تتبع الأهداف والغايات دون النظر في المقام الأول إلى تأثير الموظفين ، فإن المقياس لا يضيف أي قيمةN ، وإذا كانت الاستراتيجية المتبعة معيبة ، فيجب أن تظهر بين الموظفين ، وتبتعد عن الأتمتة اللاحقة ، وتتجاوز الأرقام ، وتقترح تعديل سياسة العمل إذا لزم الأمر.

3. قارن بين فترات مختلفة

تشير الفترات الزمنية المختلفة لقياس مؤشرات الأداء الرئيسية إلى تحديد اتجاه عمل موظفي الشركة بطريقة متقدمة أو متراجعة، فإذا كانت إنتاجية الموظفين في الربع الثاني من العام أكبر من إنتاجية الربع الأول، على سبيل المثال، يمكن التحقق من تأثير أنظمة حوافز الموظفين على تحسين مستويات إنتاجيتهم.

4. اعتماد نظام إنذار أوتوماتيكي

تسمح تقنية الأتمتة بتحديد قيم KPI المتوقعة لفترة من الوقت في المستقبل ، ويمكن للمحللين تعيين بيانات المقياس لتلقي تنبيهات عند الوصول إلى القيم القصوى أو الدنيا للمقياس أو تجاوزها.

تساعد الأتمتة على توجيه التحليل بشكل أسرع، واكتشاف التحسينات في العمل الجماعي، وتقليل الجهد اليدوي في التحليل.

وأخيرا، تعد مؤشرات أداء العمل مفيدة جدا في تطوير أعمال الشركة وتحقيق الأهداف الاستراتيجية، لأنها تمكن المديرين من توجيه الموظفين للقيام بالعمل المطلوب بأفضل طريقة ممكنة، لذلك من الضروري إيلاء الاهتمام الكافي عند التخطيط ومتابعتهم باستمرار لتصحيح أي أخطاء في أدائهم.

نشر في: نصائح لأصحاب الأعمال منذ 10 أشهر

زر الذهاب إلى الأعلى