مال و أعمال

كيف تتصل بفعالية مع الآخرين؟

تعلم مهارات الاتصال الفعال

مهارات الاتصال الفعال هي المهارات الأكثر طلبا في سوق العمل، وبغض النظر عن الوظيفة التي تقوم بها، سواء كنت مصمما أو كاتبا أو مبرمجا، تبحث منظمة العمل الدولية دائما عن أشخاص يتقنون مهارات الاتصال، من الذكاء إلى المحادثة، والقدرة على التفاوض لكسب ثقة العملاء والقدرة على حل المشكلات، فضلا عن بناء علاقات تجارية وشراكات تزيد من إيرادات الشركة.

ما هو التواصل الفعال؟

التواصل كما حدده عبد الرحيم درويش في كتابه “مقدمة في علم الاتصال” هو العملية التي يشارك بها الناس المعلومات والأفكار والمشاعر التي لا تشمل فقط الكلمات المنطوقة أو المكتوبة، ولكن أيضا لغة الجسد، والسلوك الشخصي، والأسلوب، والبيئة الفسيولوجية، أو أي شيء يضيف إلى معنى المعلومات. يعرفها السود بأنها العملية التي تعرف من خلالها أفكار الشخص ومشاعره للآخرين ، والتواصل الفعال هو عملية متبادلة بين طرفين مصممة لاتخاذ قرار أو التأثير على مسألة معينة.

باختصار ، يمكننا أن نستنتج أن عملية الاتصال تتكون من “الرسائل” التي يتبادلها الطرفان ، أي “المرسلون” و “المستقبلون” ، الذين يتفاعلون معا على الرسائل التي قد تكون آراء أو مشاريع مشتركة أو مؤسسات أو أفكار أو معلومات أو خبرات ، باستخدام طرق اتصال مختلفة مثل الحوار أو الرسالة أو الحوار أو المناقشة أو الاتصال الإلكتروني ، إلخ.

أهمية التواصل

يقضي الناس 80٪ من حياتهم في التواصل مع الآخرين، والاستماع إليهم، والتحدث إليهم، والقراءة، والكتابة، وإرسال المعلومات من خلال المعاملات المختلفة في العمل والدراسة والأسرة والمجتمع ككل، خاصة في العالم التكنولوجي الذي نعيش فيه اليوم، وأصبح التواصل عبر وسائل التواصل الاجتماعي شيئا يحدث كل يوم.

في رحلة التواصل الفعال يحتاج الشخص إلى بعض المهارات المهمة لمساعدته على تحقيق أهدافه الشخصية والعملية والاجتماعية، وخاصة مهارات التواصل الفعال التي يحتاجها الشخص في مجال عمله الحر والعمل الحر.

من خلال التواصل الفعال، يمكن للناس تحقيق أهدافهم، وتحقيق فهم لمصالحهم الخاصة والحوار البناء بين جميع الأطراف، في حين أن عدم وجود تواصل إيجابي بين أعضاء الفريق الواحد يمكن أن يؤدي إلى خيبة أمل الأهداف، وفقدان الإنجازات، والمشاكل والصراعات التي تمتد في نهاية المطاف إلى العمل، مما يؤدي إلى الفشل.

مهارات الاتصال الفعال

عملية التواصل، التي تم تصميم مهاراتها في التحدث، مثل مهارات التحدث والكتابة مثل القراءة والكتابة، لفهم بيئة العمل، والتعليمات لدى الموظفين والعملاء، والتواصل الفعال في العديد من الأنواع والمكونات: فهناك التواصل الشفهي وغير اللفظي، الذي يعتمد على العديد من المكونات مثل لغة الجسد، والذكاء العاطفي، والإقناع، والاستماع، والملاحظة، وما إلى ذلك.

أنواع مهارات الاتصال

مهارات الاتصال الفعال، سواء كانت شفهية أو غير لفظية، هي التي تعتمد على مهارات الكتابة والقراءة والتحدث، وغير اللفظية هي ملاحظة رد الفعل ولغة الجسد والتواصل البصري، وكلاهما يكمل بعضه البعض لتمكين التواصل الناجح والفعال في بيئة العمل وبين العاملين لحسابهم الخاص.

التواصل اللفظي

ومن خلال هذا التواصل نستخدم “اللغة” وجميع مهاراتها وعناصرها، مثل التحدث والاستماع والقراءة والكتابة، ويتم استخدام كل منها جنبا إلى جنب للتواصل الجيد والفعال، ويجب أن تكون اللغة بسيطة وموجزة وواضحة، ويجب أن تكون الكلمات قوية وواضحة، ويعد الكلام أحد العوامل التي تؤثر بقوة على عملية التواصل، لذلك يجب مراعاة النقاط التالية من أجل التواصل الصوتي الممتاز:

  • يجب أن يختلف تردد الصوت بين مرتفع ومنخفض لجذب الانتباه.
  • في بعض الأحيان اسكت للتأكد من وصول الأفكار ولاحظ رد فعل الشخص الآخر.
  • تأكد من أن مستوى سرعة صوتك متوسط بين السرعة والسرعة.
  • اجعل لهجتك قوية وواضحة ، وكلماتك سهلة الفهم.

التواصل غير اللفظي

يعتمد على التواصل المرئي والحركي، ففي نقل الأفكار والآراء والمشاعر، مكوناته هي الحركة وتعبيرات الوجه والاتصال البصري ولغة الجسد، ومن أجل نجاح عملية التواصل يجب أن يتوافق التواصل الشفهي وغير اللفظي في نفس المعلومات، حتى لا يعيق عملية التواصل بين الطرفين، كما أنه من أهم عناصر التواصل غير اللفظي:

  • كن معتدلا ومتوازنا وانتبه إلى ما يحدث من حولك ، وخصص انتباهك للأشخاص من حولك باعتدال.
  • يجب أن يكون تعبير وجهك صادقا ومتسقا مع خطابك.
  • يجب أن يكون الاتصال البصري متوازنا وأن يوزع نظرتك على الجميع بشكل متوازن.
  • راقب حركات اليدين والذراعين بحيث لا تكون حركات عشوائية أو بلا هدف أو متهورة.
  • تأكد من أن حركة الذراع متسقة مع نبرة الكلام والخطاب.

ما هي مهارات الاتصال الفعال؟

مهارات الاتصال الفعال هي مجموعة متنوعة من المهارات، بما في ذلك العاطفة، والتفكير، ولغة الجسد، والاستماع، والتحدث، وإدارة المحادثات، والإقناع، وغيرها من المهارات التي يمكن للشخص اكتسابها وتعلمها بمفرده من خلال القراءة والندوات والتدريب المستمر، فضلا عن أهم مهارات ومبادئ التواصل الفعال:

الذكاء العاطفي

الذكاء العاطفي هو القدرة على فهم ردود أفعال الآخرين والتفاعل العاطفي معهم وتحليل عواطفهم، مما يعني القدرة على التعامل مع جميع أنواع الأشخاص دون خلق مشاكل وصراعات، وكلها بالطبع في مصلحة بيئة العمل.

ولأن الناس يتأثرون عاطفيا قبل كل شيء، فقد تغيرت تصورات الناس عن الكثير من الشرور. كات في آلية التوظيف، لذلك يفضل بعضهم توظيف شخص لديه سمة EQ على شخص يتجاوز أفكاره وخبراته في مجال العمل، فكيف يؤثر الذكاء العاطفي على نجاح رائد الأعمال؟ لماذا تغير اتجاههم في توظيف الأفراد؟

وفقا لبعض الإحصاءات من استطلاع CareerBuilder ، يسعى 71٪ من المديرين ورجال الأعمال إلى توظيف شخص لديه ذكاء عاطفي ، بدلا من أقرانهم الذين يتمتعون بذكاء عقلي أو “منطقي” ، لأنهم يعتقدون أن الذكاء العاطفي يمكن أن يساعد الناس على اتخاذ قرارات مستنيرة ، بالإضافة إلى قدرتهم على العمل بجدارة تحت الضغط ، وأن لديهم أيضا القدرة على التفاوض والتعاطف وبناء علاقات ودية وحل المشكلات.

استمع

واحدة من أهم مهارات التواصل، لا تخلو من أي عملية تواصل ناجحة، فالاستماع يعني وجود فهم جيد للشخص الذي تناقشين معه، وفهم ما يريده وما يعنيه، عندها ستكونين قادرة على الرد بالطريقة الصحيحة، وإحدى طرق الاستماع بشكل جيد هي قضاء وقت كاف في الاستماع إلى الشخص الآخر وطرح الأسئلة لتوضيح ما قيل لك، أو تكرار الخطاب الموجه في شكل آخر للتأكد من أنه مقصود، مثل قول “نعم، هل تقصد ذلك…”

تحدث

مهارات التحدث هي مرآة لشخصيتك وأفكارك وأسلوبك يقوم الآخرون من خلالها بتقييمك، وهم إما يشعرون بالراحة معك أو يشعرون بعدم الارتياح تجاهك، ولكي تكون متحدثا جيدا، يجب أن يكون لديك تفكير جيد وأسلوب قوي في الإقناع يعتمد على الأدلة والقدرة التفاوضية والمرونة في قبول الآراء الأخرى، ومن أجل تحسين مهاراتك في التحدث يجب عليك:

  • اجعل خطابك ذا مغزى واختر الرسالة التي تريد نقلها إلى الشخص الآخر.
  • اجعل طريقتك في التحدث واضحة وتصبح أفكارك منظمة.
  • كن صريحا ولا تطغى على الشخص الآخر ولا تفهم ما تريده ، مثل:
  • هل لديك أي أفكار أخرى لتصميم هذا الشعار؟    (طريقة غير مباشرة)
  • يرجى إرسال عينة من شعارك المفضل السابق.         (نمط مباشر)
  • استخدم بعض الأسئلة لمساعدتك على التأكد من فهمك للآخر ، مثل (نعم ، هل ترى ما أعنيه؟). تقصد ذلك..؟ )。

لغة الجسد

واحدة من أكثر مهارات الاتصال الفعال حاجة في بيئة العمل ، وهي واحدة من أنواع التواصل غير اللفظي ، إذا كنت موظفا أو مستقلا ، فإن لهجتك وحركة يديك وحركة عينيك تعتمد على رد فعل العميل ، والنبرة الودية والأذرع المفتوحة تشجع الناس على التحدث إليك بحرية وانفتاح.

لغة الجسد هي الطريقة التي تعبر بها عن أفكارك، والتي تعتمد بشكل أساسي على عنصرين، هما جسدك وصوتك، بما في ذلك حركاتك، وطريقة جلوسك، وإشاراتك، والاتجاه والحماس الذي تتحدث به، بالإضافة إلى صوتك وطريقة انتقالك، فالجسم المفتوح والصوت القوي يعطيان الانطباع بأنك شخص قوي ومؤثر، بينما يعطي التردد وانخفاض الصوت انطباعا بضعف الشخصية.

تحدد نبرة صوتك السياق العام الذي ستجري فيه المناقشة، إما مناقشة هادئة وفعالة أو مناقشة حادة لا تؤدي إلى أي شيء جديد، لذا فإن الحفاظ على نبرة لطيفة واستجابة متوازنة سيدفعك نحو التواصل الفعال، في حين أن النبرة العدوانية لن تؤدي إلا إلى الخلافات وعدم وجود حلول.

كل شخص لديه أسلوبه الخاص وصوته الفريد ، سواء كان ارتفاع صوته منخفضا أم لا ، ولكن التدريب المستمر يمكن أن يساعدك على التحكم في نغمتك الخاصة مع التحكم في مستويات التنفس لديك ، وتحسين أداء أحبالك الصوتية ، وتحسين أسلوب التحدث ولغة الجسد.

التحدث إلى الآخرين

الناس مختلفون، الجميع ينمو ويكبر وفقا للبيئة، كل شخص لديه شخصيته وعاداته وشخصيته، لذلك الحوار مع الآخرين هو مهارة، في العمل، يصل الناس إلى اتفاق مشترك بين الناس أمر ضروري، من أجل الحصول على المهارات التي تحتاجها:

  • فكر بوعي في الموضوع المطروح وقدم معلومات وأدلة واضحة.
  • أن تكون صادقا وموضوعيا يعني عدم دعم فكرة أو شخص على حساب شخص آخر.
  • كن مهذبا وامنح كل طرف الحق في التعبير عن آرائه.

أقنع

يعد الإقناع من أهم مهارات التواصل الفعال، بمعنى أن لديك القدرة على التأثير في أفكار الشخص الآخر حتى يغير سلوكه وقراراته، وبعد إقناعه بالأدلة والتفكير المنطقي، هذه هي أهم النقاط التي تساعدك على اكتساب مهارات الإقناع:

  • ثق بآرائك وأفكارك قبل أن تقنع الآخرين.
  • لا تستمر في الجدال عبثا ، واشرح أفكارك بطريقة موجزة وقائمة على الأدلة ، وتجنب خلق منافسة وحجج لفظية.
  • استمع إلى الآخرين وأظهر لهم الاحترام والاهتمام.
  • له تأثير عقلي وعاطفي.

شاهد

عند التواصل مع الآخرين ، خاصة أثناء عملك كمستقل ، يجب الانتباه إلى كلمات وسلوكيات وانطباعات عملائك ، وتدوين الملاحظات المهمة وتجاهل الملاحظات غير المهمة ، وكتابتها بدقة وإيجاز وسرعة.

أهمية مهارات الاتصال في مجال العمل الحر

يجد المستقلون أنفسهم دائما محور تقييم العملاء ، ويبحثون عن أفضل تصنيف لأن استمرارية ونجاح عملهم يرتبط ارتباطا وثيقا بمراجعات العملاء الإيجابية ، لذلك تلعب مهارات الاتصال دورا مهما بين العاملين لحسابهم الخاص.

يتعامل معك العديد من العملاء من خلف شاشة الكمبيوتر، لذلك تواجه تحديا كبيرا لإظهار مهاراتك القوية في التواصل والتفاهم مع عملائك حتى يتم الانتهاء من المشروع بنجاح، وفيما يلي سنوفر لك أهم مهارات التواصل الفعال في مجال العمل الحر التي يجب أن تحرص على تعلمها جيدا:

ثق بنفسك

يتم توصيل ثقتك ومهاراتك بشكل غير مباشر إلى العملاء من خلال صوتك ، ويتم كتابة رسالتك لفترة وجيزة على الأهداف ، وملف تعريف عملك ، والطريقة التي يتم بها تقديم التجارب السابقة ، لذلك تأكد من إظهار ثقتك وعدم الإفراط في استخدامها ، لأن هذا سيكون له تأثير إيجابي على مشروعك القادم.

كسب ثقة عملائك

تعلم فن كسب ثقة العملاء ورضاهم هو المرحلة الأولى من بناء علاقة تواصل ناجحة مع العميل، وفي هذه المرحلة يجب التركيز على: جودة العمل، والسعر المناسب، وسهولة التواصل. وهذا يضمن رحلة مشروع ناجحة وعميل يعمل معك دائما ، حيث يبحث أصحاب الأعمال عن شخص يقدم لهم وظيفة احترافية بأسعار في متناول الجميع ، بروح مرنة “مستجيبة” وتفهم ما يطلبونه في عملهم.

اكتساب مهارات التواصل اللفظي

نظرا لأنك تعتمد بشكل أساسي على التواصل الكتابي ، فأنت بحاجة إلى إتقان مهارات الكتابة والقراءة والتحدث والاستماع وإتقان اللغة حتى تتمكن من التعبير عنها بدقة ، وسهولة استخدام اللغة البسيطة والجمل القصيرة ، وببساطة الوصول إلى أيدي العميل دون إمكانية وجود أكثر من معنى.

تحتاج أيضا إلى التواصل مع عملائك ، لذا تأكد من أن لهجتك واضحة ومهذبة والتأكيد على الأفكار المتفق عليها حتى لا تشتت انتباهك أنت وعملائك وينحرفون عن أهداف محددة.

شعور ودي

من أهم مهارات التواصل الفعال في مجال العمل الحر هو إظهار شعور ودي تجاه العميل، مما يكسر الحواجز النفسية التي تخلقها شاشات الكمبيوتر بين المستقلين وأصحاب العمل، بحيث يشعر العميل براحة أكبر مع سير العمل ويشجعك على التواصل معك في جميع الأوقات، والتي يمكنك على سبيل المثال إرفاق تحية رأس السنة الجديدة في نهاية الرسالة، أو تتمنى له عطلة نهاية أسبوع سعيدة.

الاسئله

عند التعامل مع موظف مستقل، لا تخجل من طرح الأسئلة التي ستساعدك على العمل بنتائج أفضل وعمل عالي الجودة، ففي المحادثات مع العميل، اطرح عليه أسئلة مفتوحة تشجعه على توضيح جميع النقاط التي تحتاجها أثناء عملك، حيث تساعد هذه الأسئلة على تدفق الأفكار والوصول إلى منتج نهائي عالي الجودة، كما أنها تعمق التواصل بينك وبين العميل، مما يجعله يشعر باهتمامك ومهنيتك.

مهارات الاتصال الفعالة في بيئة العمل

مهارات التواصل الفعال ضرورية داخل منظمة العمل للسعي لتحقيق الأهداف وخلق بيئة عمل متماسكة وتعاونية، والعلاقات داخل الوحدة التنظيمية يجب أن تكون من خلال تبادل الخبرات والمعلومات ووضع خطط العمل والتعامل مع العملاء وإقامة علاقات ودية وإيجابية في بيئة العمل، مثل مهارات الاتصال تساعد على:

  • التواصل مع المدير وتزويده بالمعلومات اللازمة.
  • تقييم وتحديد نتائج العمل وإتاحتها للمديرين.
  • راجع المشكلة وناقش الحل.
  • اقتراح أفكار لتحسين الأداء التنظيمي.
  • تحديد المكافآت والخصومات للموظفين وإخطارهم.
  • إصدار توجيهات جديدة وتوضيحها للموظفين.
  • تقوية العلاقة بين أعضاء بيئة العمل.

مهارات اتصال جيدة

هناك بعض مهارات الاتصال التي قد تبدو بسيطة ولكنها مهمة للغاية ، بما في ذلك الكلام الواضح والثقة ، وإظهار الود والتعاطف ، والمرونة في المحادثة والتفاوض ، والمساعدة قدر الإمكان عند الضرورة ، واختيار الوقت المناسب للتواصل ، واختيار أفضل طريقة للتواصل بناء على الرسالة التي تريد نقلها إلى العميل.

1. واضح وموجز

ضع في اعتبارك أن معظم العملاء ليس لديهم الكثير من الوقت ، لذلك يحتاج شخص ما إلى إنجاز المهمة بدرجة عالية من التركيز في أقصر وقت ممكن ، ويمكن للعملاء أن يعرفوا من كلماتك ورسائلك أنك الشخص وإذا كانت قصيرة وواضحة ودقيقة وموجزة ، فهذا يعني أنك تركز بشكل كبير على العمل ويمكن القيام به دون تشتيت.

2. الثقة

الثقة تزيد من ثقة الآخرين بك، فهي تمر عبر لهجتك، وكلماتك، وفهمك الجيد لمجال خبرتك، وشغفك بمساعدة العملاء بخبراتك ومهاراتك المختلفة، وأفكارك ملموسة وواضحة، ولديك القدرة على شرحها دون تذبذب.

3. الود والتعاطف

من أهم مهارات التواصل الجيدة التي يمكن أن تساعدك على كسب ود عملائك، وإذا كنت لا تتفق معهم فإنها ستعمل في النهاية لصالحك، وسيشعر العميل بأنك تفهمه وتحترم وجهة نظره وتحاول مساعدته.

4. المرونة

ليس من السهل أن تكون مرنا، مثل قبول رفض العميل لنموذج عملك ورغبته في تجربة نموذج آخر، وعندما تواجهه بمرونة وانفتاح، قد يكون الأمر أسهل مما تعتقد، لذا كن متعاطفا ومنفتحا، وأخبر العميل أنك تحاول فهم ما يريده، وسيقدر ذلك بالتأكيد من أجلك، ويساعدك بشكل أسهل، وستتأكد من أن العميل يعود إليك عدة مرات بسبب معاملتك الجيدة.

وأخيرا، يجب عليك اختيار طريقة الاتصال المناسبة بعناية لتحقيق أهدافك المرجوة، على سبيل المثال: قد تكون الرسائل النصية مناسبة لتوضيح رسالة أو طلب رأي شخص ما في شيء ما، ولكنها ليست مناسبة لإرسال طلب إلى مديرك لزيادة راتبك!

للتواصل الفعال ، لا تنسى:

  • الابتسامة هي مفتاح القلب ، لذلك لا تعبس في وجه أي شخص وتأكد من أنك أحمر خدود من وجه مطلق.
  • ابدأ كلماتك بتحية ودع كلماتك تندمج مع الحب واللطف.
  • ذكر الأشخاص بأسمائهم بأن الناس يشعرون بالاهتمام عندما تتصل بهم باسمهم الأول.
  • قدر الآخرين تقديرا عاليا وكن حذرا مع كلماتك عند انتقاد شخص ما.
  • احترم وجهة نظر الشخص الآخر ولا تحاول إثبات وجهة نظرك بالقوة.
  • كن كريما مع خدماتك واعرض مساعدتك في كسب الاهتمام.
  • امنح الثقة لأولئك الذين يعملون معك لأنه يسمح لهم ببذل قصارى جهدهم.

نشر في: تطوير المهارات منذ 10 أشهر

زر الذهاب إلى الأعلى