ريادة الأعمال

كيفية كتابة بريد إلكتروني مهني باحترافية

كيفية إنشاء بريد إلكتروني احترافي بشكل احترافي

الآن ، يتحمل جميع الموظفين من مختلف طبيعة العمل مسؤولية تعلم كيفية كتابة رسائل البريد الإلكتروني المهنية. البريد الإلكتروني هو أداة مهمة لمهام الاستدعاء ، ويستخدم للإشارة إلى القرارات التي تنوي الشركة اتخاذها ، وحتى لتحذير الموظفين. وغالبا ما يستخدم كدليل للتخلص من مسؤولية شخص ما عن الأخطاء التجارية. إذن كيف تكتب بريدا إلكترونيا رسميا يفي بالغرض منه؟

دليل:

أساسيات استخدام البريد الإلكتروني

قد يرى بعض الأشخاص أنه نظرا لوجود منصات إدارة المهام وجدولة الاجتماعات عن بعد ووجود وسائل التواصل الاجتماعي، فإن استخدام البريد الإلكتروني أصبح أقل مما كان عليه في الماضي، مما يسهل التواصل بين أعضاء الفريق لبعضهم البعض ومع العملاء في نفس الوقت، ولكن تحليل الموقف نجد أن استخدام البريد الإلكتروني أصبح أكثر أهمية من ذي قبل.

إذا كنت تستخدم أي أداة لإدارة المهام ، فستتلقى دائما رسالة بريد إلكتروني تشير إلى تنبيه خاص بهذا النظام الأساسي. إذا كان لديك الكثير من الاجتماعات ، فستحصل دائما على رابط إلى الاجتماع عبر البريد الإلكتروني. أصبح التسويق عبر البريد الإلكتروني أكثر تعقيدا لأن الجميع بحاجة إلى التحقق بشكل متكرر من محتوى الرسائل القادمة كل يوم.

استخدام البريد الإلكتروني في العمل

كأداة تجارية ، ينقسم البريد الإلكتروني بشكل عام إلى نوعين:

  • رسالة بريد إلكتروني مع رد

إنها الرسائل الرئيسية ليوم العمل وتستجيب دائما. يتضمن الرسائل التي تحتوي على استعلامات المهام والسياسات وإخلاء المسؤولية والاجتماعات وما إلى ذلك.

  • رسائل البريد الإلكتروني التي لم يتم الرد عليها

خطاب ثابت الغرض الرئيسي منه هو التأكيد واستخدامه كمستند يشهد على المحتوى المتفق عليه المتعلق بالمهام الموكلة إلى أحد الطرفين أو كليهما ، ويتم النقل عن طريق الهاتف أو كتابيا باستخدام إحدى الوسائل الأخرى. لذلك ، فهي رسائل لا تنتظر ردا على شيء متفق عليه مسبقا.

عناصر إنشاء بريد إلكتروني

يجب على الموظفين فهم مكونات البريد الإلكتروني. لفهم دور كل مكون بشكل كامل ، هناك 6 عناصر أساسية لإنشاء بريد إلكتروني:

أولا: كتابة عنوان البريد الإلكتروني للمستلم

يعد إعداد البريد الإلكتروني لمستلمي الرسالة أو مستلميها بداية كتابة رسالة بريد إلكتروني. هناك نوعان من حقول رسالة المستلم التي يتم استخدامها لنسخ رسالة بريد إلكتروني:

1. حقل البريد الإلكتروني لنسخة cc

على سبيل المثال، عندما ترغب كموظف في مشاركة ملف مهم وإرساله إلى الفريق، تتم إضافة جميع المرسلين الفرديين إلى الحقل، وعندما تتلقى ردا، سيصل الرد إلى الأشخاص المدرجين في البريد الإلكتروني الأصلي، وبالتالي ينشئ البريد الإلكتروني مناقشة جماعية وتبادل الخبرات.

2. حقل البريد الإلكتروني المخفف مخفف

لإكمال المثال أعلاه، يمكن إرسال هذه الملفات إليك من قبل مديرك لإرسالها إلى أعضاء آخرين في الفريق، لذلك تضع مرسل مديرك في حقل النسخة المخفية لسببين: أولا، منحه الأذونات المناسبة لضمان إرسال هذه الملفات، وثانيا، منع الرد من الوصول إلى خارج دائرة اهتمامه.

ثانيا: كتابة عنوان موضوع البريد الإلكتروني

يحدد سطر الموضوع الغرض من إنشاء البريد الإلكتروني ، وتسليم المهمة ، وطلب الترقية ، وتوضيح الموقف ، وما إلى ذلك … وغيرها. كلما كان العنوان في الموضوع أكثر دقة وإيجازا ، كان ذلك أفضل.

لتحقيق أقصى استفادة من اجتماعك، يمكنك إرسال سجل للاجتماع عبر البريد الإلكتروني إلى المشاركين، مثل 15/3/2022 (لتحسين تجربة المستخدم).

يتضمن العنوان:

  • ما يرغب القراء في قراءته: محضر الاجتماع.
  • معلومات 1 حول المحتوى: تاريخ انعقاد المؤتمر هو 15/1/2022.
  • معلومات 2 حول المحتوى: موضوع الاجتماع هو (تحسين تجربة المستخدم).

في حالات أخرى، يمكن استخدام عناوين ثابتة وإضافة رموز متفق عليها، مثل: -001 محضر اجتماع و-010 تسليم المهام ,… اخره. هذا يجعل من السهل تصنيف رسائل البريد الإلكتروني لاحقا.

ثالثا: تحديد التحية المناسبة لمستقبل الرسالة

تختلف التحية من شخص لآخر ، ومن شركة إلى أخرى ، وتقترح الثقافة التنظيمية لبعض الشركات استدعاء الشخص الآخر بدون لقب ، وحتى لو كان أعلى في السلم الوظيفي ، فإنهم يريدون تقليل إضفاء الطابع الرسمي. أما بالنسبة لكتابة بريد إلكتروني رسمي ، فيجب استخدام العنوان كما هو ، سيدي / سيدتي ، أستاذ / طبيب,… انتظر دقيقة. توضيح مدى التزامك بجميع المحتويات الرسمية في الرسالة.

في بعض الأحيان، تحتاج إلى إرسال بريد إلكتروني إلى قسم معين دون معرفة من المسؤول عن عرض الرسالة، ولمنع الإحراج أو التسبب في أخطاء غير مقصودة، اللجوء إلى الصيغ التي قد تكون مرتبطة بها دون إدخال اسم أو لقب.

من خلال تحديد مستلمي الرسالة، يجب أن ترتبط أسماؤهم بأسلوب التحية المعتاد، الذي تقبله ثقافة الشركة، سواء تم استخدامه: مرحبا، أو مرحبا، أو مرحبا، والتي تبدو أقل رسمية.

رابعا: كتابة رسالة بريد إلكتروني متماسكة

نص البريد الإلكتروني هو ما تريد إرساله إلى المستلم. مثل أي شيء ، عليك تحديد الغرض منه ، هل تريد إبلاغ الطرف الآخر بقرار مهم؟ هل تطلب إجازة؟ التمكين له مهمة جديدة؟ كل غرض من الأغراض المذكورة أعلاه له أسلوبه الخاص ، ويجب على مالكه اتباع النص ، دون التدخل في اللهجات أو تغيير التعبيرات ، أو الانحراف عن المسار العام الذي وضعته الشركة.

يجب أن يكون نص البريد الإلكتروني مباشرا قدر الإمكان ، مع مقدمة بسيطة للموضوع ، وغالبا ما يكون استنتاجه ودودا لأنه آخر شيء يقرأه المستلم. حتى لو كانت الرسالة مرتبطة بشكوى، يجب أن تكون الرسالة هنا بأسلوب نهج الساندويتش الذي يستخدمه مندوبو المبيعات غالبا، حيث تترك انطباعا جيدا عن العمل بأكمله وإيجابياته، ثم تظهر مصدر شكواك وأخيرا تعبر عن امتنانك للشركة التي تنتمي إلى الشركة التي تهتم دائما بموظفيها، البريد الإلكتروني هو أحد التفاصيل البسيطة، إذا فهمته فسوف يترك انطباعا جيدا لدى مديرك.

خامسا: استنتاجات البريد الإلكتروني

عندما تبدأ الرسالة بتحية مناسبة ، تنتهي بجملة تناسب الموقف وعلاقتك مع المستلم ، إذا كانت علاقة رسمية في المقام الأول ، كتابتها: مع تحياتي واحترامي وتقديري,…… اخره. إذا كنت ترغب في التعبير عن المزيد من الامتنان ، فأنت تكتب: أنا مدين لك ، لا أستطيع التعبير عن مدى امتناني,… اخره.

سادسا: توقيع البريد الإلكتروني

اكتب اسمك ثنائيا أو ثلاثيا، ثم اكتب الخط الذي تعمل فيه في الشركة، وأخيرا جهات الاتصال في هاتف العمل والبريد الإلكتروني، يمكنك إضافة حساب LinkedIn، وأخيرا إرفاق اسم وشعار الشركة. يمكنك استخدام الأدوات لإنشاء توقيع يناسبك. يمكنك إرفاق توقيعك الإلكتروني الخاص عن طريق إدخال توقيعك الإلكتروني الخاص في إعدادات البريد الإلكتروني.

10 خطوات لتعليمك كيفية إنشاء رسائل البريد الإلكتروني بشكل صحيح

إذا كنت موظفا عن بعد أو في مكان العمل ، فيجب أن تتعلم كيفية كتابة رسائل البريد الإلكتروني الرسمية بشكل احترافي. لا تقتصر طريقة كتابة البريد الإلكتروني على تحرير النص وإرفاق ملف ثم الضغط على “إرسال”، فهذه المهارة ترتبط بنجاح الرسالة وتحقيق هدفها، بينما تساعدك كتابة بريد إلكتروني ناجح على التفوق كموظف، لذلك هناك 10 خطوات وراء نجاح أي بريد إلكتروني، وهي:

1. كن صريحا

استخدام جمل طويلة لا يساعد ، وإنشاء متاهة للمتلقين يلحق ضررا أكبر بالمؤلف مما يفعل ، وكلما كانت المسافة أقصر من الهدف ، كلما تمكنت من تلبية احتياجاتك. عندما يسأل كاتب البريد الإلكتروني بالضبط ما يريده ، فإن أسوأ شعور يشعر به القارئ هو أن شعور المتلقي بالارتباك يهزم الرسالة. ترتبط أنماط الاختصار بإيجاز البريد الإلكتروني ، لذا فإن كتابة نص طويل أو مليء بالنص الممتلئ لا يعمل أيضا.

2. حاول تجنب المصطنعة

عند إنشاء بريد إلكتروني ، كموظف ، يجب عليك إظهار مهاراتك للشخص الذي ترسل إليه الرسالة ، دون إنشاء أو استخدام الكليشيهات ، لأن التلفيق والمبالغة غالبا ما يتسبب في كراهية القراء للمرسل وقد ينتهي بهم الأمر إلى تجاهل الرسالة دون إرسال رد. حاول أن تكون صادقا بشأن ما تريد نقله بدلا من التمجيد الزائف ، باستخدام تعبيرات وجمل مفصلة للتعبير عما تريد.

3. تجنب تكرار الكلمات

إن تكرار الكلمات في نفس الفقرة، وأحيانا على نفس السطر، يدل على تسرع المؤلف وفشله في كتابة النص بطريقة بطيئة ومركزة، مما يؤثر سلبا على قرائه، الذين سيفهمون أن كتابة بريد إلكتروني له هي واحدة من آخر أولويات المرسل.

يجب عليك قراءة النص بعناية وقراءته بصوت عال عدة مرات للتأكد من أنه يؤثر عليك ، وإذا كانت هناك إضافات أو تعديلات ، فإن النص يحتاج إلى تحسينه.

4. أنت تستخدم آلة ، لا تكن مثلها

يعد استخدام الوسائل التقنية أحد أبرز المهارات للعمل عن بعد ، ولكنه في النهاية آلة. لذلك ، يجب أن تكون دائما إنسانا عند إنشاء رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، وحاول استخدام لغة بسيطة وسهلة الاستخدام لمساعدة القراء على فهم محتوى الرسالة بسرعة دون الإخلال بالشروط الرسمية ، وتجنب التعبيرات السلبية قدر الإمكان للحفاظ على انتباه المستلم حتى النهاية.

5. التزم بالنغمة الصحيحة عند إنشاء رسائل البريد الإلكتروني

تجنب القوالب الثابتة التي تتيح لك إرسال بريد إلكتروني إلى مديرك بنفس الطريقة التي تكتب بها إلى زملائك في الفريق أو الأقسام الأخرى. كل بريد إلكتروني قائم بذاته ومكتوب لصاحبه، لذلك عليك تطوير أسلوب ضيق يناسبه حتى لا يقلل من قيمته أو يزيد منها أو يتركه يتردد بين أسلوبين متناقضين.

6. اكتب بريدا إلكترونيا بدون أخطاء لغوية

أحد المبادئ الأساسية للبريد الإلكتروني الرسمي هو أنه لا يوجد خطأ لغوي، وفي حال حدوث هذا الخطأ فإنه يدل على عدم احترافية المرسل وإهماله لهذه العناصر، مما يضع القارئ في ورطة ويقلل من مهارات المرسل. هناك العديد من الأدوات التي يمكنها تذكر النص الذي يمكن استخدامه شفهيا ، ومن الأفضل عرض النص مرة أخرى بعد استخدام الأداة.

7. التنسيق

يجب محاذاة النص إلى جانب واحد بحيث تتم محاذاة المحاذاة إلى اليسار لاستخدام اللغة الإنجليزية وإلى اليمين عند استخدام اللغة العربية. تتغير محاذاة النص فقط عند استخدام طريقة القائمة للتعامل مع بعض النقاط أو الفقرات المتقطعة التي تناقش معلومات أكثر من بقية النص الذي يجب لفت الانتباه إليه. عند إضافة رابط إلى بريد إلكتروني ، يكون من الأفضل إذا كان بإمكانك إضافته كنص مرساة.

8. اكتب عبارات تحث المستخدم على اتخاذ إجراء بشكل احترافي

إذا كنت تنتظر ردا من المستلم ، فيجب عليك تضمين عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء عند إنشاء البريد الإلكتروني ، وستعبر الدعوة عما تريد ، مثل: من فضلك أرسل لي ردك في موعد لا يتجاوز يومين ، إذا سمحت لي بدعمي من خلال مصادر موثوقة في أقرب وقت ممكن,… اخره.

9. أرسل البريد الإلكتروني إلى نفسك للآخرين قبل إرسال البريد الإلكتروني

أخيرا ، عليك استخدام هذه الرسالة لإرسال رسالة إلى نفسك. انظر إليها بشكل مختلف ولاحظ العيوب الموجودة فيها في نظر المستلم بدلا من المرسل لمراجعة التنسيق ويبدو أن كل شيء في مكانه الصحيح ، على الرغم من أنه من الممكن توضيح الغرض من البريد الإلكتروني. بعد اكتمال المراجعة، يمكنك إرسال بريد إلكتروني.

10. متابعة ملاحظات البريد الإلكتروني

عادة لا يقتصر دورك على تأليف رسائل البريد الإلكتروني التي تحتاج إلى إرسالها، بل يتضمن أيضا متابعة ردود الفعل بسبب القرارات أو المهام لمهمة معينة، كل ما عليك فعله هو الانتظار 24 ساعة فقط لإرسال رسائل بريد إلكتروني جديدة تدعم المحتوى السابق وتجنب الإلحاح حتى لا تضغط على المستلم.

يعد تأليف رسائل البريد الإلكتروني المهنية بشكل احترافي من المهارات الأساسية التي يتطلبها أي موظف، حيث أن البريد الإلكتروني هو وسيلة الاتصال الرسمية التي تتبناها جميع الشركات ويستخدم لكل أمر عام يشمل أعضاء الشركة أو خاص بالموظفين. لذلك ، فإن تعلم كيفية الرد على رسائل البريد الإلكتروني وإنشائها يحتاج إلى التطور وعدم الانتهاء أبدا.

نشر في: المهارات الوظيفية منذ 8 أشهر

زر الذهاب إلى الأعلى