ريادة الأعمال

كيفية تصميم فاتورة إلكترونية احترافية خطوة بخطوة

كيفية تصميم الفواتير الإلكترونية الاحترافية خطوة بخطوة

الفواتير هي واحدة من أهم الإجراءات المحاسبية عند الانتهاء من المعاملات المالية لمختلف الشركات. مع سعي الشركات إلى تحول رقمي كبير في أتمتة المعاملات المالية ، ظهرت الفواتير الإلكترونية وأصبحت أداة مهمة لتتبع تاريخ الدفع والحفاظ عليه بدقة وتسريع المعاملات مع العملاء. إذن ، ما هي خطوات تصميم فاتورة إلكترونية احترافية لأصحاب الأعمال؟ ما هي المعلومات التي ينبغي تضمينها؟

دليل:

ما هو نموذج الفاتورة الإلكترونية؟

قالب الفاتورة الإلكترونية هو مستند إلكتروني يستخدم لتحرير وإصدار الفواتير بسرعة وبشكل مستمر من خلال الأتمتة الحسابية، ويساعد أيضا على تسجيل المعاملات المالية للمراقبة والتحليل. عادة ما يتم تصميم قوالب الفواتير بطريقة تحقق احترافية واتساق العلامة التجارية في معاملاتها المالية المختلفة من خلال تضمين اسم الشركة وشعارها والتفاصيل الأخرى المتعلقة بالمعاملات المالية نفسها ، على النحو التالي:

  1. معلومات العميل، مثل الأسماء الشخصية أو أسماء الشركات وأرقام الهواتف أو رسائل البريد الإلكتروني.
  2. يحتوي جدول المنتجات أو الخدمات المباعة عادة على اسم المنتج أو الخدمة والسعر.
  3. طرق الدفع، أي النقد أو البطاقات المصرفية أو طرق الدفع الإلكترونية الأخرى.
  4. شروط وأحكام آلية الدفع.
  5. رقم الفاتورة وتاريخ إصدارها.

ما هو أفضل إجراء لتصميم الفواتير الإلكترونية؟

تحتاج الشركات إلى إدخال البيانات في الفواتير قبل الفوترة ، لذا فإن تصميم الفواتير الإلكترونية على برامج التصميم مثل Photoshop و Allistor ليس هو الخيار الأفضل ولن يتمكن العملاء من التحرير والإضافة. بالإضافة إلى ذلك ، في هذه الحالة ، لا يتم إجراء الحساب تلقائيا ، لذلك قد يكون هناك خطأ بشري ، ولا تحقق الفواتير الإلكترونية جميع مزاياها.

لذلك ، نوصي باستخدام Microsoft Excel لأنه من السهل على العملاء التعامل معه وقادر على إجراء العمليات الحسابية بدقة وتلقائية. ناهيك عن أن تصميم قالب فاتورة إلكترونية احترافي لا يتطلب برنامج تصميم متقدم، فبرنامج Excel يغطي المتطلبات الكاملة للفاتورة الإلكترونية.

خطوات تصميم فاتورة إلكترونية احترافية

للحصول على نموذج فاتورة يمكن لنشاطك التجاري استخدامه بفعالية وتلبية احتياجات عملائك، نفذ الخطوات التالية بدقة:

1. حدد نوع قالب الفاتورة

بشكل عام ، هناك نوعان من الفواتير: فواتير المنتجات المستخدمة من قبل المتاجر المختلفة ، وفواتير الخدمات التي يستخدمها مقدمو الخدمات من الأفراد والشركات. هناك فرق جوهري بين النوعين في كيفية تحديد السعر ، حيث يتم تحديد سعر المنتج من خلال الكمية (مثل الكمية أو الوزن) ، في حين أن سعر الخدمة يتغير وفقا لتفاصيلها. لذلك، حدد نوع الفاتورة لتحديد المعلومات التي تريد تضمينها قبل متابعة تصميمها.

في المثال الذي سنقدمه لتطبيق هذه الخطوات، سنبدأ في تصميم الفواتير الإلكترونية لأصحاب المتاجر. إذا كنت ترغب في تصميم فاتورة لمزود الخدمة الخاص بك، فلا تقلق، يمكنك اتباع نفس الخطوات لإجراء بعض التعديلات على خطة الخدمة، بدلا من اسم المنتج وكميته ووزنه، ولكن إضافة اسم الخدمة ووصفها.

2. إعداد ملف Excel لتصميم الفاتورة

افتح Excel من جهاز الكمبيوتر الخاص بك وانقر فوق “إفراغ المصنف” من الصفحة الرئيسية للبرنامج.

إعداد ملفات Excel لتصميم الفواتير - مصنفات فارغة

الآن نحن بحاجة إلى إعداد الملف لتصميم الفاتورة ، وسنجد جميع الخيارات اللازمة في حقل “تخطيط الصفحة” في شريط الأدوات. لتحويل اتجاه الصفحة ليتناسب مع تصميم الفاتورة الإلكترونية العربية، انقر على أيقونة الورق من اليمين إلى اليسار في حقل تخطيط الصفحة.

إعداد ملفات Excel - تخطيطات الصفحات لتصميم الفواتير

الآن نقوم بتحويل العرض إلى صفحة فارغة بدلا من حقل. من الشريط العلوي للبرنامج ، انتقل إلى علامة التبويب “عرض” وانقر على “تخطيط الصفحة”.

إعداد ملفات Excel لتصميم الفواتير - عرض تخطيط الصفحة

نحتاج إلى تنسيق عرض الصفحة عن طريق العودة إلى علامة التبويب تخطيط الصفحة من الشريط العلوي والنقر فوق أيقونة الهوامش ، وتحديد خيار هوامش الصفحة المخصصة من القائمة المنسدلة.

تصميم الفواتير إعدادات ملف Excel - تخصيص الأرباح

سترى نافذة إعداد الصفحة، وانتقل إلى علامة التبويب الهوامش واستبدل جميع القيم (أعلى ورأس ويمين ويسار وأسفل وتذييل) بصفر. ثم من قسم “التوسيط على الصفحة” ، افتح خيارات “أفقي” و “عمودي” وانقر فوق “موافق”.

إعداد ملفات Excel لتصميم الفواتير - ضبط الهوامش

نظرا لأن الفواتير الإلكترونية عادة ما تكون رأسية، انقر فوق اتجاه الصفحة وحدد الاتجاه الرأسي.

إعداد ملفات Excel لتصميم فاتورتك - حدد اتجاه الصفحة

لتحديد حجم الصفحة بالضبط، انقر فوق حجم الصفحة واختر “A4” من القائمة المنسدلة، وهو حجم ورق الطباعة.

إعداد ملفات Excel لتصميم الفاتورة—حدد حجم طباعة

ثم قم بتغيير قيم العرض والطول في تخطيط الصفحة إلى قيم: صفحة واحدة.

إعداد ملف Excel لتصميم الفواتير الإلكترونية

لإخفاء خطوط الشبكة، قم بتعطيل العلامات الموجودة بجوار عرض في قسم خطوط الشبكة.

إعداد ملفات Excel لتصميم الفواتير الإلكترونية - إزالة خطوط الصفحة

لإخفاء المسافة الفارغة بين الصفحات، ضع المؤشر بين الصفحات حتى يتغير المؤشر إلى الزر إخفاء مساحة فارغة، ثم انقر بزر الماوس الأيمن.

إعداد ملف Excel لتصميم الفواتير الإلكترونية - إخفاء المساحات الفارغة

الآن ملف القالب جاهز للبدء في تصميم الفاتورة الإلكترونية، ولكن يجب حفظه قبل المتابعة حتى لا نفقد عملنا بسبب أي مشاكل قد نواجهها. انقر فوق “ملف” في الشريط العلوي من البرنامج وحدد “حفظ باسم” ثم انقر فوق “استعراض” ، وستظهر النافذة التي ستحفظ الملف ، وقم بتسمية الملف “قالب الفاتورة” ، ثم حدد موقع الحفظ واضغط على “حفظ”.

إعداد ملفات Excel لتصميم الفواتير الإلكترونية - حفظ الملف

إذا كانت هذه الميزة موجودة في نسخة من البرنامج على جهازك ، فمن الأفضل تشغيل “الحفظ التلقائي” من الشريط العلوي للبرنامج.

إعداد ملفات Excel لتصميم الفواتير الإلكترونية - تمكين الحفظ التلقائي

3. تصميم عنوان قالب الفاتورة

بمجرد أن يتناسب ملف القالب مع تصميم الفاتورة ، سنبدأ في إضافة العناصر الضرورية إلى الفاتورة. العنصر الأول هو رأس الفاتورة، والذي يتضمن عنوان الفاتورة وشعار الشركة.

أولا، قم بإنشاء حد قالب الفاتورة بلون فريد عن طريق تحديد الصف الأول من الخلايا على الصفحة ثم تعبئته باللون الذي تريده. في المثال، سنحدد اللون “الأزرق الفاتح” كلون أساسي في تصميم الفاتورة.

تصميم عنوان قالب الفاتورة

الآن سنقوم بإنشاء القسم الذي نريد وضع كلمة “فاتورة” والشعار ، وحدد 5 صفوف من الخلايا أسفل الصفوف المملوءة في الخطوة السابقة ، ثم املأ باللون الرمادي الفاتح.

تصميم عنوان قالب الفاتورة - اختيار اللون

في الشريط العلوي، اضغط على علامة التبويب إدراج، ثم اضغط على مربع نص لتمثيل نص الفاتورة أعلى المنطقة الرمادية على اليسار. قم بتنسيق الخط باستخدام نوع مناسب لنشاطك التجاري، مثل خط “تجول”، والحجم واللون الصحيحين.

تصميم عنوان قالب الفاتورة - اختيار الخط

أيضا في علامة التبويب إدراج ، انقر فوق “الصور” وأدخل الشعار الذي سيستبدله العميل بشعاره الخاص. ضع الشعار بالحجم المناسب فوق المنطقة الرمادية على اليسار ، بالتوازي مع كلمة “فاتورة”.

تصميم عنوان قالب الفاتورة - اختيار الشعار

4. تصميم جسم الفاتورة

جسم الفاتورة هو الجزء الرئيسي من تصميم الفاتورة الإلكترونية ، وتنقسم المعلومات الرئيسية إلى سبعة أجزاء ، وهي:

مجموعة معلومات صاحب العمل

عادة ما تكون معلومات صاحب العمل هي اسم الشركة ورقم هاتفها وبريدها الإلكتروني وعنوانها. يمكن لأصحاب العمل إزالة هذا القسم أو إضافته حسب الحاجة. نقوم بإدراج النصوص الأربعة ثم تنسيقها لتظهر في النهاية على النحو التالي:

مجموعة معلومات صاحب العمل

قسم معلومات العملاء

يحتوي قسم معلومات العميل على معلومات مشابهة لبيانات صاحب العمل ، والتي ندرجها على اليسار ، بالتوازي مع القسم الذي أدرجناه في الخطوة السابقة.

قسم معلومات العملاء

لاحظ أننا لا نملأ بيانات العميل في القالب ونضع خطا مستقيما ، حيث ستكون بيانات هذه الحقول مختلفة في كل فاتورة. يمكنك إدراج خط بالانتقال إلى علامة التبويب “إدراج” في الشريط العلوي ، والضغط على “شكل” ، ثم تحديد “خط” من القائمة المنسدلة للشكل.

اختر نموذج الفاتورة الإلكترونية

قسم جدول المنتج

هذا هو الجزء الأكثر أهمية ، ويقع أسفل بيانات صاحب العمل والعميل مباشرة. لإنشاء الجدول ، سنحدد 6 خلايا متجاورة عشوائيا مع بعضها البعض ثم نملأها بنفس الظل الأزرق الفاتح الذي استخدمناه من قبل.

قسم جدول المنتج

مع استمرار تحديد الخلايا ، نضغط فوق “حدود” من علامة التبويب “الشريط الرئيسي” ونختار “كل الحدود” لعرض حدود الجدول وإضافة بيانات إلى كل خلية.

حدود الجدول وإضافة بيانات إلى كل خلية

الآن سنضيف رؤوس الخلايا التي نريدها ثم ننسقها باللون الأبيض وننسقها بالحجم والخط المناسبين. هذه العناوين هي: الرقم ، اسم المنتج ، الوصف ، سعر الوحدة ، الكمية ، والسعر الإجمالي.

عنوان وحدة الفاتورة الإلكترونية

نقوم بتغيير حجم الأعمدة التي تحتوي على هذه الخلايا لتناسب عرض كل خلية لتناسب العمود الذي سيتم كتابة المحتوى فيه. الأعمدة الرقمية أصغر في العرض، بينما أعمدة الوصف أكبر:

تكبير الأعمدة التي تحتوي على هذه الخلايا

الآن نحدد ستة صفوف وستة أعمدة من الخلايا، ونتبع الحد الذي وضعناه لرأس الجدول، ثم نملأ هذه الخلايا بالبيانات الافتراضية، وننسقها بألوان خطوط غامقة مثل الأسود أو الرمادي الداكن.

تحديد ستة صفوف وستة أعمدة من الخلايا لوضع الحد واختيار لونه

لتمييز المعلومات في أعمدة الرقم وسعر الوحدة والإجمالي، املأ الخلايا باللون الرمادي الفاتح.

تمييز الملف في العمود بألوان مختلفةمعلومات

نقوم بتنسيق الأرقام في عمود سعر الوحدة وعمود الإجمالي كأرقام عملات. نذهب إلى علامة التبويب “الشريط الرئيسي” ونضغط على القائمة المنسدلة لتنسيق الأرقام وتحديد “العملة”.

نقوم بالتوفيق بين الأرقام في عمود سعر الوحدة وعمود الإجمالي

مرة أخرى ، سنقوم بإنشاء بقية جدول المنتج. وهو جدول يوضح مجموع أسعار المنتجات ، ومجموع الضرائب والخصومات ، ثم المجموع النهائي. هنا ، يجب التوفيق بين سعر الخصم وأرقام الأسعار الإضافية في شكل نسبة مئوية ، تماما كما نوفق بين إجمالي السعر وأرقام سعر الوحدة كعملة.

إعداد التنسيق لأرقام نسب الخصم المئوية ونسب الوظائف الإضافية

قسم معلومات الفواتير

سيكون هذا القسم موجودا أسفل جدول المنتج على اليمين وسيتضمن مربعات نصية تحتوي على معلومات الفاتورة، أي تاريخ إصدار الفاتورة، وتاريخ الدفع النهائي، ورقم الفاتورة.

قسم معلومات الفواتير

قسم طرق الدفع

عادة ما يقع قسم “طرق الدفع” أسفل معلومات الفاتورة مباشرة ويحتوي على مربعات نص تحتوي على معلومات طريقة الدفع ، وهي: الخصم المباشر (نقدا) ، والتحويل المصرفي ، والدفع PayPal ، والتي يمكن إزالتها أو إضافتها إلى طرق أخرى.

قسم طرق الدفع

قسم الشروط والأحكام

يتضمن قسم الشروط والأحكام عادة محتوى مرتبا للعميل في حالة تأخر مبلغ الفاتورة عن الدفع بعد تاريخ الدفع النهائي. أضف عنوان قسم ومربع نص تم تحريرهما بواسطة مالك النشاط التجاري.

قسم الشروط والأحكام

قسم التوقيع

قسم التوقيع هو الجزء الأخير في نص الفاتورة، ويقع على الجانب الأيسر، بالتوازي مع قسم الشروط والأحكام. لقد وضعنا ثلاثة مربعات نصية فيه والتي نقوم بتضمين اسم محرر الفواتير وموقعه وتوقيعه.

قسم التوقيع

5. تصميم تذييل الفاتورة

تصميم تذييل الفاتورة يشبه إلى حد كبير تصميم رأس الفاتورة، أي ملء الخلايا الموجودة فيه باللون الأزرق الفاتح والرمادي الفاتح، ومن ثم سنقوم بإدراج مربع نص فوق المنطقة الرمادية ونكتب شكرا للعميل فيه.

تصميم تذييل الفاتورة

من خلال إكمال تصميم التذييل ، انتهينا من تصميم قالب الفاتورة ، بحيث تبدو النتيجة كما يلي:

تصميم قالب الفاتورة النهائية

6. تفعيل المعادلات الرياضية اللازمة

بدون حساب تلقائي ، يكون تصميم فاتورة إلكترونية احترافية غير مكتمل ، لذلك بعد اكتمال تصميم قالب الفاتورة ، يجب أن نبدأ في تنشيط المعادلات الرياضية عبر Excel. إذا لم تكن لديك خبرة في العمل مع معادلات Excel ، فلا تقلق ، فالمعادلات التي سنستخدمها بسيطة للغاية ، فقط قم بجمع وطرح وضرب العمليات.

لنبدأ بمعادلة تعطي السعر الإجمالي لمنتج واحد، وهو مقدار الناتج الذي تمثله الخلية F22 التي تضرب سعر الوحدة في المنتج الذي تمثله الخلية E22، في مثالنا:

E22 * F22 =

تفعيل المعادلات الرياضية اللازمة

بعد تطبيق نتائج الحساب، يتم عرض نتائج الحساب مباشرة في الخلايا للتأكد من صحتها.

نتيجة الحساب

2. انسخ هذه الخلية ، ثم حدد بقية خلايا السعر الإجمالي في العمود ، وانقر بزر الماوس الأيمن وعرض قائمة منسدلة ، وحدد الصيغة (y) من خيارات اللصق ، وستجد أنه تم تطبيق نفس الصيغة على جميع خلايا عمود إجمالي السعر.

حدد بقية خلايا السعر الإجمالي في العمود

معادلة الجمع هي عملية إضافة جميع القيم الكلية للخلية G22 إلى الخلية G39:

المجموع (G22:G39) =

معادلة المجموع

نطبق أيضا عملية الجمع على مجموع الكميات من الخلايا F22 إلى F39 ونستخدم المعادلة التالية:

المجموع (F22:F39) =

يطبق عملية الجمع على مجموع الكميات

معادلة القيمة الضريبية هي نتاج ضرب قيمة إجمالي G43 في معدل الضريبة F46 المحدد من قبل صاحب العمل:

G43*F46 =

معادلة القيمة الضريبية

وبالمثل ، فإن معادلة قيمة الخصم هي ناتج المجموع G43 مضروبا في نسبة الخصم F49a التي حددها صاحب العمل:

G43 * F49 =

معادلة قيمة الخصم

لدينا فقط معادلة المجموع النهائي، وهي مجموع المجموع G43 والقيمة الضريبية G46، مطروحا منها الخصم G49:

G43+G46-G49 =

المعادلة العامة النهائية

لذلك ، من خلال تفعيل هذه المعادلات البسيطة ، ستقوم بتصميم فاتورة إلكترونية آلية وتزويد العملاء بدقة الحسابات.

7. احفظ نموذج الفاتورة الإلكترونية

يجب حفظ ملف Excel للقالب بتنسيق xltx لأن هذا التنسيق يحافظ على ملف القالب الرئيسي دون تعديل. يجب أيضا حفظه بتنسيق xlt حتى يتمكن أصحاب العمل من الاستفادة من الإصدارات القديمة من برامج Microsoft Office ، مثل Microsoft Office 2010 و 2007.

8. معالجة قوالب الفواتير الإلكترونية للبيع

الآن بعد أن أصبح لديك قالب فاتورة إلكترونية متكامل بين يديك، يمكنك بيعه من خلال متجر Pekalica المتخصص في بيع المنتجات الرقمية، بحيث يمكن لأصحاب الشركة والمتجر الاستفادة من الفواتير وحفظ المعاملات المالية، ويمكن كسب إيرادات سلبية عند الشراء بعد قبول المنتج.

من أجل عرض قوالب للبيع بشكل احترافي وإعطاء العملاء صورة واضحة عما ستبدو عليه الفاتورة الإلكترونية ، يرجى وضع القالب في إعلان Mauup مناسب وإظهار إمكانيات التصميم من خلال عرضه على ورق مطبوع وعلى شاشة الكمبيوتر.

معالجة قوالب الفواتير الإلكترونية للبيع

لا تنس إرفاق ملف نصي أو فيديو مسجل باسم “مساعدة”، يشرح فيه للعميل كيفية استخدام قالب الفاتورة في حالتين، سواء كانت مطبوعة أو إلكترونية، ويوضح مكان العثور على الألوان والخطوط المستخدمة في التصميم وتعديلها حتى يتمكن من تخصيص التصميم ليتناسب مع علامته التجارية.

الآن يمكنك طلب الانضمام إلى البائع عبر Pekalica لتحميل نموذج الفاتورة الإلكترونية. وسيقوم فريق من الخبراء باستعراض النموذج للتأكد من أنه مناسب ومقبول.

نصائح لتصميم قالب فاتورة احترافي

لجعل قالب الفاتورة الذي تنشئه احترافيا ومقنعا ، انتبه إلى التفاصيل الصغيرة لجعل المظهر النهائي مختلفا. فيما يلي مجموعة من النصائح المهمة التي يجب مراعاتها أثناء عملية التصميم:

  1. استخدم ألوانا وخطوطا متناسقة ومتناغمة، ولا تستخدم أكثر من لونين أو لونين طوال عملية تصميم قالب الفاتورة.
  2. التمييز بين النصوص الكبيرة والمرجحة والمهمة، مثل أسماء الشركات وأسماء العملاء.
  3. حافظ على تصميم الفاتورة الإلكترونية بسيطا وبعيدا عن الرسومات المعقدة للحصول على بيانات واضحة وسهلة الفهم.
  4. في جدول المنتج ، من الأفضل توفير عمود للوصف أو التعليق ، لأن العملاء سيحتاجون إليه بالتأكيد لكتابة معلومات أو ملاحظات إضافية حول المنتج.

في الختام ، أصبحت الفواتير الإلكترونية شرطا أساسيا للشركات ، ويمكنك الاستفادة من هذا الاتجاه واستخدام مهاراتك لتصميم أفكار وتصاميم مختلفة لجذب احتياجات العملاء وأذواقهم في قطاعات السوق المختلفة.

نشر في: تصميم

زر الذهاب إلى الأعلى