فن الإدارة عن بعد: كيف تدير فريقك عن بعد لأول مرة؟

مع لجوء العديد من الشركات إلى العمل عن بعد، تنشأ العديد من التحديات، أبرزها كيفية إدارة سير العمل والتحكم فيه بشكل فعال عن بعد، بدءا من تحديد المهام المناسبة لكل عضو في الفريق وتتبع تقدمهم إلى حل المشكلات التي قد يواجهونها. ولكن ما هي تحديات الإدارة عن بعد؟ كيفية إدارة الفرق بفعالية عن بعد؟

تحديات الإدارة عن بعد

عند إدارة فريق عن بعد لأول مرة، يمكنك مواجهة العديد من التحديات والعقبات، بما في ذلك:

• غياب التواصل المباشر

لا يوجد اتصال مفتوح في نظام إدارة الفريق عن بعد ، لذلك لن تتمكن من إرسال التعليمات والتعليمات إلى الموظفين كما تفعل في العمل التقليدي. يمكنك التغلب على ذلك باستخدام أدوات الاتصال والاجتماعات ، وبناء اتصال فعال مع فريقك ، والتواصل بسهولة ومناقشة توجيهاتك.

• من الصعب تتبع المهام

يعتقد معظم المديرين أنهم لا يستطيعون تتبع مهام العمل عن بعد بكفاءة كما يفعلون في مقر الشركة. في الواقع ، هناك العديد من الأدوات التي تسمح لك بمتابعة المهام والبدء في تنفيذ المشاريع كما لو كانت مخططا للعين ، وأبرزها تطبيق Anna.

• القلق بشأن انخفاض الإنتاجية

غالبا ما ينبع هذا الخوف من عدم الإلمام بطبيعة إدارة الموظفين عن بعد. يمكن للمديرين تحقيق إنتاجية أعلى عند العمل عن بعد مقارنة بالوظائف التقليدية. ويتم ذلك من خلال أدوات العمل عن بعد التي تساعده على تطوير وتوزيع قوائم المهام، ووضع خطط العمل، والبدء تدريجيا في التنفيذ حتى يتم تحقيق الأهداف المرجوة.

عوامل النجاح للإدارة عن بعد

إدارة العمل عن بعد ليست سهلة أو مستحيلة كما يعتقد بعض الناس. كل شيء له أساسه وقوانينه ، والتي يجب اتباعها من أجل أن تكون صحيحة وكاملة. فيما يلي بعض الإرشادات المهمة التي ترسم مسارا ناجحا للإدارة عن بعد وتساعدك على التغلب على التحديات السابقة:

1. توظيف الأشخاص المناسبين

يحتاج الموظف عن بعد إلى امتلاك بعض المهارات الأساسية التي تؤهله لأداء العمل عن بعد، مثل: مهارات الاتصال عن بعد، واستخدام الوسائل التقنية، وتنظيم وإدارة الوقت، وغيرها من المهارات الضرورية. بالإضافة إلى امتلاك المهارات والقدرات اللازمة للعمل.

2. اختر الأداة المناسبة

يعتمد العمل عن بعد كليا على التكنولوجيا ، لذلك يجب عليك بذل جهد كاف في اختيار الأدوات والتطبيقات التي تعمل بشكل أفضل لعملك. تتيح لك هذه الأدوات عقد الاجتماعات وتنظيم المهام وتحديدها ومتابعة سير العمل والإنتاجية وطلب المناقشات والاستعلامات والمزيد.

يتم اختيار الأدوات بناء على جودة المهام التي يؤديها الفريق. ضع في اعتبارك أن اختيار الأدوات المناسبة يمكن أن يسهل على فريقك إكمال المهام ويسهل عليك متابعة العمل والفرق. إذا كانت الأداة التي تستخدمها معقدة، فيمكنك تخصيص اجتماع لشرح كيفية استخدامها لفريقك والإجابة على أسئلتهم حولها.

3. تتطلب مهام واضحة

ويزيد غموض الهدف من احتمال الانحراف عن المدار. ملتزمون بتحديد مهام محددة وواضحة لضمان نتائج جيدة ومهنية. أيضا ، إذا كانت المهمة تتطلب عملا تعاونيا ، فكن واضحا عند تعيين المهام لفريقك واشرح بوضوح نطاق العمل لكل عضو.

في هذه المرحلة ، من المهم أيضا للمديرين تسليط الضوء على رؤية الشركة بطريقة واضحة ومباشرة ، لتكون دليلا واضحا يذكرنا بأولويات العمل والقيم العامة للشركة. عندما تظهر فكرة أو اقتراح الموظف ، فإنه يقيسه مباشرة مقابل رؤية الشركة لمعرفة ما إذا كان من المناسب تنفيذه.

تختلف الشركات في الطريقة التي تطور بها بوضوح رؤية لموظفيها. النهج لا يهم، من المهم أن تصل الرؤية بوضوح إلى الموظفين، ولضمان تحقيق ذلك، يجب أن يكون كل موظف في الشركة قادرا على الإجابة على هذين السؤالين: ماذا يعني أن تكون متفوقا في الشركة؟ لمن تقدم الشركة خدماتها؟

4. لا تجعل الموظفين متوترين

ميزة العمل عن بعد هي أنه يمكنك الاستمتاع بعملك بشكل أكثر مرونة ، مما يساعد على أداء المهام بشكل أكثر كفاءة ونشاطا. عدم تعطيلها ودعم الراحة والمرونة في العمل حتى لا تؤثر سلبا على تنفيذ المهام وتحقيق النتائج.

في بعض الأحيان ، قد تتطلب طبيعة الوظيفة معاملة الموظفين بطريقة رسمية بحتة ، ولكن في العمل عن بعد ، من الأفضل معاملتهم كأصدقاء. إن تعزيز الثقة بين أعضاء الفريق ومنحهم بعض المرونة في عملهم سيؤدي إلى تحسين إنتاجيتهم بشكل كبير.

5. التركيز على النتائج والجودة

لا يمكن استخدام تتبع الساعات وتواريخ الحضور والمغادرة كمعايير لتقييم أداء الموظفين عن بعد، ولكن التركيز على النتائج والجودة هو معيار فعال للتقييم. ثق بموظفيك وأطلق سراحهم بالطريقة التي يوجهون بها الأعمال. شحذ طاقتهم وانتظر حتى يتم تسليم النتائج المبهرة في الوقت المحدد.

6. تزويد الموظفين ببيئة تفاعلية معززة من خلال الثقة

يكون الفريق أكثر إنتاجية ويحب عمله إذا كان لديه تفاعلات ومشاعر. توفير بيئة عمل إيجابية ومساحة تفاعلية حيث يمكن للموظفين طرح الأسئلة والأسئلة والاقتراحات. راقب هذه المساحة وأجب عن أسئلتهم وأسئلتهم.

اكتشف المشاكل التي يواجهونها وساعدهم على حلها. اجعل فريقك يشعر وكأنك معهم طوال اليوم. حدد وقتا ثابتا كل يوم عندما تكون حرا. سيؤدي ذلك إلى تقليل احتمال حدوث الأخطاء وتصحيحها بسرعة إذا واجه شخص ما حالة طوارئ.

7. تقديم المكافآت والمزايا إذا لزم الأمر

استنادا إلى النقاط السابقة ، ستتعرف على المزيد عن فريقك ، وستعرف أن كل مكافأة تنطبق على كل عضو ، وستفهم كيفية أدائهم. يمكنك منح كل عضو المزايا التي يحتاجها ليكون أكثر إنتاجية ، ويمكنك أيضا تحديد المكافآت التي تسمح له بإنفاق كل طاقته ومهاراته أثناء أداء مهامه.

8. تطوير الفريق

التركيز على فهم مهارات كل عضو في الفريق في تنفيذ المهمة وفهم ما ينقصهم. قدم لكل عضو بعض النصائح حول كيفية تطوير ما يفتقر إليه. خذ بعض الوقت لمنحهم جلسات تدريبية لتحسين قدراتهم. قم بتوجيههم للتعلم من خلال مصادر موثوقة.

يقبل كل عضو طبيعة المهمة حتى يخرج بكل إمكانياته وقدراته ويجد الفرصة لتطوير مهاراته. امنحهم مساحة لتقديم التعليقات والاقتراحات وتنفيذها، ومساعدتهم على تقييم أخطائهم، وتقديم الحلول المقترحة قبل حدوثها مرة أخرى.

9. مساعدتهم على تحقيق التوازن بين حياتهم المهنية والشخصية

عندما ينشأ الخلط بين الحياة المهنية والشخصية ، يفقد الموظفون وجهتهم وهدفهم. بالإضافة إلى ذلك ، يعد هذا الارتباك أحد أهم الأسباب التي تجعل الموظفين يكرهون وظائفهم ، ويقللون من إنتاجيتهم ويفكرون في الاستقالة. ساعد موظفيك على تحقيق التوازن بين حياتهم وإرشادهم حول كيفية إدارة وقتهم وتحقيق التوازن بين عملهم وحياتهم الشخصية.

الإدارة عن بعد لا تتعلق فقط بتطبيق النظرية والقانون ، بل هي فن يتطلب من المديرين فهم الموظفين وقدراتهم لمساعدتهم على الحصول على أفضل النتائج منهم. إذا كان لديك ملحق أو خبرة، فأخبرنا بذلك في التعليقات.

نشر في: مهارات القيادة قبل عامين