ربح من الانترنت

فن إدارة الأزمات: طوق النجاة للشركات الناشئة

فن إدارة الأزمات: شريان الحياة للشركات الناشئة

في عام 2017 ، عانت يونايتد إيرلاينز من أزمة كلفت مئات الملايين من الدولارات حيث بدأت القصة بمقطع فيديو انتشر على وسائل التواصل الاجتماعي لموظفي الشركة يعاملون الركاب بطريقة وحشية ، مما أجبره على التخلي عن مقعده لأحد موظفي الشركة.

أساء الرئيس التنفيذي إدارة الأزمة، ودافع عما فعله الطاقم، وادعى أنه لن يستضيف الركاب بعد الآن، وخسرت الشركة 800 مليون دولار في غضون 24 ساعة. يمكنك تجنب الخسائر الكبيرة التي يمكن أن تسببها الأزمة من خلال وجود خطة قوية لإدارة الأزمات. ما هي إدارة الأزمات وما هي أهميتها؟ كيف يمكنني تطوير خطة لإدارة الأزمات؟

دليل:

ما هي إدارة الأزمات؟

أزمة العمل هي حالة طارئة قد تضر بنجاح الشركة وسمعتها في السوق أو تؤثر على الدخل المادي للشركة، لأن الأزمة تحدث لأسباب داخلية أو خارجية للشركة، ويتمثل دور إدارة الأزمات في تقليل الخسائر التي تحدث في حالات الطوارئ غير المتوقعة. إدارة حالات الطوارئ ومواصلة العمل والإنتاج من خلال تطوير الأساليب والخطط المناسبة مقدما.

ما هو الفرق بين إدارة الأزمات وإدارة المخاطر؟

وتجدر الإشارة إلى أن إدارة الأزمات وإدارة المخاطر ليسا نفس المصطلح، فإدارة المخاطر هي السبيل للتخطيط للحد من مخاطر الأزمات المستقبلية، في حين أن إدارة الأزمات هي أفضل طريقة للاستجابة للأزمات، والتعامل مع الأزمات أثناءها وبعدها، والعمل على حلها والتكيف مع ظروف الأزمات الجديدة. يمكننا القول أن إدارة المخاطر جزء لا يتجزأ من إدارة الأزمات.

ما هو تأمين إدارة الأزمات؟

التأمين على إدارة الأزمات هو اتفاقية تأمين تساعد الشركات على تقليل التأثير السلبي للأزمات والأحداث على سمعة الشركة. يضمن البروتوكول الأمان لأزمات محددة ، مثل: خروقات البيانات ، والأمن السيبراني ، والتشهير ، والقرصنة ، وحوادث العمل ، والكوارث الطبيعية. ويؤكد على أهمية ضمان إدارة الأزمات من خلال الاستخدام المكثف للإنترنت ووسائل التواصل الاجتماعي، والتي أصبحت ضرورة لكل علامة تجارية لبناء وجودها الرقمي.

أنواع الأزمات

تعتمد طبيعة الضرر المتوقع على طبيعة الأزمة والمنطقة التي تعمل فيها الشركة ، والتي يمكن أن تكون أزمة صحية أو مالية. عند الحديث عن أنواع الأزمات يمكننا تقسيمها إلى قسمين:

أولا: الأزمة الداخلية

تأتي الأزمات الداخلية من داخل بيئة العمل، مثل الأزمة التي يقوم فيها الموظفون بتنزيل برامج مشبوهة على أجهزة الشركة أو إطلاق شائعات ضارة يمكن أن تؤثر على العلاقات بين الموظفين وتهز ثقتهم في الشركة. يمكنك تجنب مثل هذه الحوادث في الشركة من خلال مطالبة جميع الموظفين بالامتثال لسياسات الشركة وقوانينها ولوائحها. يمكن تقسيم أنواع الأزمات التي تحدث داخل الشركة إلى الفئات التالية:

  • الأزمة المالية: مثال على الأزمة الاقتصادية هو انخفاض الطلب على الخدمات أو المنتجات ، مما يؤدي إلى اختلال التوازن في الوضع المادي للشركات.
  • أزمة الفريق: يتصرف بعض الموظفين بشكل غير أخلاقي أو غير قانوني ويؤثرون على سمعة الشركة بسبب ارتباطهم بالشركة.
  • الأزمة التنظيمية: عندما يتم إساءة معاملة العملاء واستغلالهم ، هناك أزمة تنظيمية.
  • الأزمة التكنولوجية: تؤدي المشكلات الفنية مثل (تعطل الخادم والأجهزة) إلى خسارة كبيرة في إيرادات الشركة وفقدان ثقة العملاء.

ثانيا: الأزمات الخارجية

الأزمات الخارجية هي أزمات خارجة عن سيطرة الأفراد، مثل: الكوارث الطبيعية مثل انتشار الأوبئة والأمراض والفيضانات والحرائق والأعاصير والزلازل التي يمكن أن تدمر مقرات الشركات وتتسبب في خسائر مادية كبيرة، بالإضافة إلى الصراعات السياسية والحروب.

كيف نتعامل مع الأزمة؟

تم تصميم إدارة الأزمات لتقليل وتقليل الأضرار المتوقعة الناجمة عن الأزمة ، فهذا لا يعني أنك تنفذ خطة إدارة الأزمات فقط عند حدوثها ، ولكن يجب عليك البدء في تنفيذها قبل وأثناء وبعد بدء الأزمة.

إن فن إدارة الأزمات لا يتعلق فقط بمعرفة كيفية التصرف في أوقات الأزمات، وهي بلا شك اللحظة الأكثر أهمية، ولكن هناك أكثر من مرحلة مهمة بالنسبة لك ولفريقك لتجاوز الأزمة: مرحلة ما قبل الأزمة، ومرحلة الاستجابة للأزمات، ومرحلة ما بعد الأزمة.

أولا: قبل الأزمة

في مرحلة ما قبل الأزمة ، يجب عليك استخدام تحليل المخاطر والتخطيط للأزمات حتى تتمكن من توقع الأزمة وإدارتها والخروج من الأزمة بأقل قدر من الضرر.

1. تحليل المخاطر والتخطيط للأزمات

تحليل المخاطر يعني التنبؤ باحتمال وقوع أحداث سلبية وتقديرها، ثم وضع خطة للتكيف مع هذه الحالات الطارئة. بعد فهم الأزمة المتوقعة، يقوم فريق إدارة الأزمات بتحديد التدابير المناسبة لعلاج الأزمة عند حدوثها، ومن خلال هذه الاحتياطات تسمح للشركة بالتكيف ولا يتوقف الإنتاج.

التخطيط للأزمات هو جوهر البقاء على قيد الحياة لأن فرق الأزمات في الشركات تتكون من أشخاص من مختلف المجالات: (الموارد البشرية والمالية) تعني أنه يجب أن تكون مسؤولا عن توظيف فريق محترف لإدارة الأزمات وتدريبهم بشكل جيد.

2. الاستجابة للأزمات وإدارتها

هذه هي المرحلة لوضع خطتك موضع التنفيذ. بصفتك مديرا للشركة ، عليك أن تتولى D. قم بالقيادة عند حدوث أزمة وتوجيه خطة الاستجابة للأزمة وفقا لخطة إدارة الأزمات المعمول بها ، ولا تنس التفكير في التواصل والتوضيح مع الجمهور لتوضيح الأزمة التي تمر بها شركتك وإصدار بيان حسب الحاجة. من الأفضل النظر في سلامة الموظفين وأولويات بقاء الشركة في هذه المرحلة.

ثانيا: بعد الأزمة

التعامل مع الأزمة لا ينتهي بنهاية الأزمة، فالمعاملة الخاصة مطلوبة عند استئناف العمل، ويجب ألا تتوقف فرق الأزمات عن العمل وتخطط لتقدم العمل بعد الأزمة.

وينبغي أيضا عقد اجتماعات مع الموظفين والمديرين لإبقائهم على اطلاع دائم. كما يجب على فريق إدارة الأزمات تقييم خطة الأزمة التي تم تنفيذها، وقياس كفاءتها ونسبة نجاحها، وتجنب الأخطاء السابقة، ومراجعتها وتعديلها حسب الحاجة وفقا للبيئة المحيطة.

5 خطوات لتطوير خطة إدارة الأزمات

يعتقد الكثير من الناس أن مهمة كتابة خطة إدارة الأزمات معقدة، فإذا كنت واحدا منهم، فإليك الخطوات الأساسية لإنشاء خطة لإدارة الأزمات في شركتك، اتبع الخطوات التالية للحصول على أفضل خطة لإدارة الأزمات:

1. توقع الأزمة التي قد تواجهها

الأزمة لا تأتي من العدم، يجب أن يكون هناك العديد من التحذيرات، ولا يمكنك الانتباه إلى هذه التحذيرات إلا إذا كان لدى شركتك نظام مراقبة جيد، بالإضافة إلى إدارة عقلانية ويقظة. على سبيل المثال ، استخدم التصوير الحراري للتنبؤ بالحرائق ، والتي توضح أين تتراكم الحرارة قبل حدوث الحريق. هذا له علاقة بمجال البيئة.

فيما يلي بعض الأمثلة على الأزمات والتهديدات المحتملة الأخرى التي يجب التنبؤ بها:

  • فشل الأدوات والمعدات والنظام.
  • تعطيل طريق النقل ووقف وصول البضائع.
  • انقطاع التيار الكهربائي المستمر.
  • الأعطال الفنية للأجهزة والخوادم والبيانات.
  • الأخطاء في العلاقات العامة ، خاصة إذا كانت علاقات رفيعة المستوى.
  • سوء الأحوال الجوية.
  • الأوبئة وانتشار الأمراض.

2. تحديد تأثير الأزمة على الأعمال

تحتاج إلى فهم كيف تؤثر الكوارث التي قد تواجهها شركتك على إيراداتك وموظفيك وعملائك. تساعدك BIA-Business Impact Analytics على التنبؤ بمدى التأثير المحتمل للأزمة وتحليلها وجمع المعلومات التي تحتاجها لتطوير استراتيجية التعافي ، وهي خطوة مهمة في فهم التهديدات التي تواجهها شركتك ، كما يمكنك فهمها من خلال تحليل تأثير عملك:

  • رضا العملاء عن الخدمات المقدمة.
  • الغرامات التنظيمية، وهي الغرامات والضرائب التي تفرضها الحكومة.
  • زيادة التكاليف.
  • العوائد ومشكلات الإيرادات المتأخرة.
  • البضائع تالفة.
  • انخفضت مستويات المبيعات بشكل حاد.
  • ينخفض أداء الموظفين ولا يمكنهم مواكبة كل شيء جديد.

بعد إجراء هذا التحليل ، يمكنك معرفة العمليات التجارية الضرورية والمهمة لإنتاجية شركتك المستمرة.

3. وضع خطة وتحديد حالات الطوارئ

الآن هي مرحلة وضع الحلول والخطط التي تتجاوز وضوح طبيعة المخاطر التي أمامك، ويجب على جميع موظفي الشركة التعاون والمساهمة وفقا لمهنتهم وموقعهم للمساعدة في التغلب على الأزمة. يجب على رئيس القسم دراسة طبيعة المخاطر والموارد المحتملة ، وكذلك حالة السوق والمنافسين.

بمجرد تحديد المخاطر التي قد تواجهها ، يجب عليك الآن تحديد الإجراءات اللازمة لحل جميع أنواع الأزمات والاستعداد بالقدرات والمواد المطلوبة. بناء على البيانات المذكورة أعلاه ، يمكنك الآن وضع خطة مفصلة لكل موقف ، وستساعدك معرفة الإجابات على الأسئلة التالية على تطوير خطة لإدارة الأزمات:

  • ما هي الأسباب الرئيسية للأزمة؟
  • كم من الوقت يستغرق النجاة من الأزمة؟
  • ما هي الأدوات والموارد اللازمة؟
  • من الذي تحتاجه لمساعدتك خلال الأزمة؟
  • هل تحتاج إلى التواصل مباشرة مع عملائك؟
  • كيف يمكن تجنب تفاقم الأزمة وتكرارها؟

4. تعيين الأدوار

لا شك أن مرحلة الأزمة تغرس الذعر والتوتر في نفوس الموظفين، لذلك من الضروري فهم الدور والمسؤوليات المتوقعة من الجميع في الشركة خلال هذه المرحلة الصعبة من خلال تعزيز الوصول الفوري إلى المعلومات اللازمة لجميع الموظفين.

فكر في كل الخبرات التي لديك في شركتك وكيف يمكنك الاستفادة منها، ويمكنك أيضا الاستفادة من الخبرات الخارجية، مثل توظيف مستشاري الأعمال والمحامين من خلال Freelancer، أكبر منصة مستقلة في الجزيرة العربية، لمساعدتك في التغلب على الأزمة. يجب عليك أيضا تدريب فريق الأزمات باستمرار من خلال ورش العمل التدريبية مع الخبراء.

5. قم بتحديث خطتك من وقت لآخر

يجب عليك تحديث خطة الاستجابة للأزمات الخاصة بك مرة واحدة على الأقل في السنة لتتناسب مع تطور ونمو وزيادة أو تغيير القوى العاملة لديك. تحليل نتائج إدارة الشركة وخطط إدارة الأزمات في نهاية الأزمة لقياس فعاليتها وحسابها لتحقيق أفضل النتائج.

تمر جميع الشركات والمؤسسات بأزمات وكوارث مختلفة، ولكن ما يجعل الشركة تنجو من هذه الأزمة بسلام يكمن في الإدارة السليمة للأزمة، والتي تضمن الاستجابة السريعة للكوارث غير المتوقعة. يمكنك استخدام إدارة البيانات الرقمية كخطوة احتياطية لحماية بيانات عملك.

نشرت في: الشركات الناشئة, نصائح ريادة الأعمال قبل 11 شهرا

زر الذهاب إلى الأعلى