ريادة الأعمال

دليل إعداد سياسات العمل عن بعد داخل شركتك

إعداد إرشادات سياسة العمل عن بعد داخل شركتك

بدأت العديد من الشركات مؤخرا في تبني ثقافة العمل عن بعد ، لذلك يجب أن يكون لديها سياسة عمل عن بعد لتوفير الوضوح والشفافية للموظفين من حيث كيفية عملهم. إن تطوير سياسة العمل عن بعد ليس مطلبا قانونيا فحسب ، بل هو أيضا ضرورة للموظفين لفهم مهامهم وحقوقهم الوظيفية.

دليل:

ما هي سياسة العمل عن بعد؟

سياسة العمل عن بعد هي اتفاقية تحدد القوانين والضوابط للموظفين للعمل عن بعد، وتحدد متى وكيف يعمل الموظفون في أي مكان خارج مقر الشركة، وتحدد أفضل الممارسات التي يجب اتباعها عند أداء العمل عن بعد. كما أنها تضفي الشرعية على الحقوق القانونية للموظفين، وقد تكون هذه السياسات مؤقتة أو دائمة.

كيفية إعداد سياسات العمل عن بعد

قبل البدء في كتابة النسخة النهائية من استراتيجية العمل عن بعد ، تحتاج الشركات أولا إلى تنفيذ بعض الخطوات والترتيبات لضمان عدم تفويت أي مشاريع مهمة دون إضافتها إلى السياسة. فيما يلي 7 خطوات مهمة لضمان إنشاء استراتيجية ناجحة:

1. تحديد كيفية عمل الموظفين عن بعد

أولا ، إذا لم تتحول شركتك بالكامل إلى العمل عن بعد ، فأنت بحاجة أولا إلى تحديد طريقة العمل عن بعد التي ستعتمدها شركتك. تسمح بعض الشركات بالفعل للموظفين بالعمل عن بعد بدوام كامل ، والبعض الآخر يسمح للموظفين بالعمل عن بعد بضعة أيام في الأسبوع ، وتجمع شركة ثالثة بين النهجين ، مما يسمح لبعض الموظفين بالعمل عن بعد وبدوام كامل عن بعد ، بينما يعمل آخرون عن بعد لبضعة أيام فقط.

بغض النظر عن النهج الذي تتبعه شركتك لتطبيق العمل عن بعد ، ستحدد استراتيجية المكتب البعيد لشركتك الأدوات التي تحتاجها لإنجاز المهمة وكيفية استخدامها ، بالإضافة إلى الاستراتيجيات التي تحتاجها لأداء كل مهمة بكفاءة وفعالية.

عند تحديد هذه السياسات، هناك بعض النقاط المهمة التي يجب مراعاتها، مثل:

  • الاعتبارات التي يجب مراعاتها عند تحديد الموظفين في قسم إدارة شؤون الموظفين عن بعد. يحتاج هؤلاء الموظفون أولا إلى تلقي أي شكل من أشكال التدريب.
  • الصعوبات التي قد تعيق عن بعد تنفيذ أي وظيفة.
  • قد يحتاج الموظفون إلى التدريب ليتمكنوا من إكمال مهام عملهم بنجاح.
  • تأثير العمل عن بعد على الموظفين وإنتاجيتهم وقدرتهم على التعاون والعمل كفريق.
  • إمكانية تبديل الأدوار بين العاملين عن بعد والموظفين العاملين في مقر الشركة.
  • مقدار الوقت المتوقع الذي يمكن للموظف العمل فيه، أو ما إذا كان بإمكانه العمل وفقا لجدول زمني مرن يناسب التزاماته الشخصية.

قد يواجه موظفوك بعض التحديات والصعوبات عند ممارسة العمل عن بعد لأول مرة. لذلك ، تأكد من أن فريق الموارد البشرية الخاص بك مستعد جيدا لمثل هذه المواقف مقدما. يمكن للفريق إنشاء أدلة حول العمل عن بعد أو حل المشكلات الشائعة مع الموظفين.

2. توفير الأدوات المناسبة للعمل عن بعد بكفاءة وسلاسة

يحتاج الموظفون عن بعد إلى الأدوات المناسبة التي تسهل عليهم إكمال مهام عملهم. بالطبع ، لا يكفي أن يكون لديك جهاز كمبيوتر محمول واتصال بالإنترنت. إن الحاجة إلى مجموعة متخصصة من الإجراءات والأدوات للتعويض عن عدم وجود تفاعل مباشر بين الموظفين أمر بالغ الأهمية لإنجاز أي مهمة. لذلك، تأكد من توضيح ما يلي في نهج العمل عن بعد:

  • كيف تتواصل الفرق مع بعضها البعض.
  • الأدوات والبرامج التي سيتم استخدامها.
  • قد يحتاج الموظفون إلى معدات تقنية لإنشاء مساحة عمل مناسبة في منازلهم وتعليمات حول كيفية استخدامها.
  • سوف تقدم تعويضا ماليا لموظفيك حتى يتمكنوا من شراء المعدات اللازمة.

3. توضيح تدابير الأمن السيبراني التي يجب على الموظفين الامتثال لها

أمن الشبكات، أو الأمن الرقمي، هو مجموعة من التدابير الأمنية المستخدمة لحماية الأنظمة والشبكات من الهجمات الرقمية المصممة للتسلل إلى المعلومات الشخصية والحساسة والعبث بها وتدميرها أو لابتزاز الشركات لاسترداد تلك المعلومات.

ونتيجة لذلك ، يحتاج العاملون عن بعد إلى استخدام برامج الأمان حتى يتمكنوا من التعامل بأمان مع ملفات الشركة المهمة والبيانات الشخصية للعملاء. يمكن أن يؤدي استخدام شبكة إنترنت غير محمية على الأجهزة الشخصية إلى تعريض بيانات الأعمال الحساسة للقرصنة أو البرامج الضارة.

لتجنب مثل هذه الحوادث، اذكر بوضوح سياسات الخصوصية والأمان التي يجب على العاملين عن بعد الالتزام بها في سياسات العمل عن بعد. على سبيل المثال، يمكنك تحديد استخدام شبكة خاصة ظاهرية (VPN) لضمان اتصال آمن بالشبكة. يحتاج الموظفون أيضا إلى تثبيت أدوات أمان البيانات والخصوصية، مثل تطبيقات إدارة كلمات المرور أو الهوية، للحماية من الهجمات والبرامج الضارة.

تستخدم معظم الشركات G Suite لإدارة العمل عن بعد وتنظيمه. إذا كانت شركتك تعتمد أيضا على هذا البرنامج، فيمكنك تمكين المصادقة الثنائية لخصوصية البيانات. إذا كنت لا تستخدم G Suite، يمكنك استخدام برنامج إدارة الهوية لضمان وصول المستخدمين المصرح لهم فقط إلى بيانات عملك.

ويمكنه أيضا تشفير محركات الأقراص الصلبة للموظفين لحماية البيانات الموجودة على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم. يجب تضمين C لدفق هذه التفاصيل في نهج العمل عن بعد.

4. اختر وقتا للتواصل والتواصل وجها لوجه

تأكد من أن استراتيجية العمل عن بعد تحدد وقتا أو وقتا شهريا أو ربع سنوي أو نصف سنوي أو سنوي لجمع العاملين عن بعد معا لتبادل الأفكار وتخطيط العمل وقضاء بعض الوقت معا والاستمتاع. إذا لم تتمكن من عقد اجتماع لأي سبب من الأسباب، فيمكنك عقد اجتماع افتراضي أو إعداد مكالمة فيديو جماعية. سيساعد ذلك على تعزيز الاتصال بين الموظفين وزيادة شعورهم بالانتماء إلى الفريق والشركة.

يحق للموظفين الذين يعملون عن بعد الحصول على نفس الحماية القانونية التي يتمتع بها موظفو المكاتب. ومع ذلك ، قد يمثل العمل عن بعد بعض التحديات الإضافية التي تحتاج إلى معالجة لضمان امتثال شركتك للقانون.

إذا كانوا يعملون أكثر من 40 ساعة في الأسبوع ، مما يعني أنهم يعملون ساعات إضافية ، فيجب أن تحاسبهم على ذلك الوقت. لضمان عدم شعور الموظفين بالإرهاق وتجنب تكبد رسوم إضافية ، حدد ساعات عمل واضحة ، والظروف التي يجب أن يعملوا فيها ، ومتى يتوقفون عن العمل.

ويجب أيضا توفير الدعم اللازم للعاملين عن بعد، كما يفعلون مع زملائهم في مركز العمل. على سبيل المثال ، استمع إلى شكاواهم ومشاكلهم ، وانتبه إلى حلولهم واتخذ إجراءات وتدابير فورية.

6. تحديد التعويضات والمزايا المالية التي سيحصل عليها العاملون عن بعد

تدفع بعض الشركات مقابل المعدات التي تحتاجها للعمل ، مثل أجهزة الكمبيوتر أو المعدات المكتبية. تقدم شركات أخرى تعويضات للموظفين لتغطية تكاليف العمالة مثل الكهرباء والإنترنت. مهما كان التعويض الذي تقدمه لموظفيك ، يجب عليك ذكرها بالتفصيل وبوضوح لتجنب أي سوء فهم من قبل موظفيك.

بالإضافة إلى الأجور، يجب أن تحدد سياسات العمل عن بعد أيضا جميع امتيازات العمل التي يتمتع بها الموظفون، مثل: التأمين الصحي والاجتماعي، والحوافز، وزيادة الأجور، والعطلات الرسمية، والأجور. إذا تغيرت قيم الأجور ، فتحقق أولا من أنها تتوافق مع قوانين العمل والأجور في بلدك. كما يجب أن تتضمن أهداف العمل التي يجب على الموظفين تحقيقها والمعايير التي ستستند إليها لتقييمها.

7. ضمان الامتثال للوائح المحلية والعالمية

يعد الامتثال لقوانين الصناعة والعمل في بلدك أمرا ضروريا ، ويجب عليك التأكد من القيام بذلك حتى لا تتحمل المسؤولية القانونية بحجة انتهاك قوانين العمل. يجب عليك أيضا تحديد الحقوق القانونية لموظفيك في سياسة العمل عن بعد وفقا لهذه القوانين.

وتشمل هذه القوانين معايير الصحة والسلامة المهنية، وقوانين العمل، وقوانين أمن المعلومات، واللوائح الضريبية. على سبيل المثال ، تتطلب منك قوانين الصحة والسلامة المهنية التأكد من عدم وجود خطر الإصابة الجسدية في مكان العمل ، حتى عند العمل من المنزل. لذلك ، يجب أن توضح في استراتيجية العمل عن بعد الخاصة بك أنه يجب على الموظفين التأكد من أن مساحات العمل الخاصة بهم خالية من المخاطر.

في بعض البلدان، تعفي قوانين العمل الموظفين من جميع مسؤوليات العمل أثناء فترات الاستراحة، حتى العمال عن بعد. يمكنك إضافة هذه الفقرة إلى استراتيجية العمل عن بعد لتشجيع الموظفين على أخذ قسط من الراحة وإلهام إنتاجيتهم.

ما هي العناصر التي يجب إضافتها إلى استراتيجية العمل عن بعد وكيفية تطويرها

يمكن أن يؤدي عدم وجود سياسة رسمية للعمل عن بعد إلى ضعف التواصل وانخفاض الإنتاجية. لذلك ، من المهم اعتماد سياسة للعمل عن بعد تضع الأساس للعمل وتنظمه بشكل صحيح لتجنب أي مشاكل يمكن تجنبها. فيما يلي الإرشادات والقواعد التي يجب تضمينها في سياسة العمل عن بعد:

الغرض والنطاق

أولا، اشرح سبب إنشاء سياسات العمل عن بعد وعلى من تنطبق هذه السياسات. على سبيل المثال، هل تشمل هذه الاستراتيجيات المقاولين والمتدربين والموظفين الجدد، أم أنها تنطبق فقط على الموظفين الذين كانوا مع شركتك لفترة من الزمن؟ يمكنك (على سبيل المثال لا الحصر) تطوير هذا القسم على النحو التالي:

أمثلة على أغراض العمل عن بعد في نهج العمل عن بعد

1665614156 711 سياسات العمل عن بعد

طاقم عمل مؤهل

ستحتاج إلى تضمين بعض شروط الأهلية في سياستك. على سبيل المثال ، هل يحتاج الموظفون إلى العيش في نفس المدينة التي يعيشون فيها في مكان عملهم ، أم يمكنهم الانتقال إلى أي مكان وفي أي وقت؟

إذا تم تنفيذ بعض أجزاء العمل عن بعد، فحدد من يعمل من المنزل ومتى. على سبيل المثال، قد تنص سياسة العمل عن بعد على أن الموظفين الذين عملوا في شركتك لمدة ثلاثة أشهر على الأقل مؤهلون للعمل من المنزل، أو أن أولئك الذين ليس لديهم إجراءات تأديبية فقط هم الذين يمكنهم العمل عن بعد. يمكنك وضع القسم على النحو التالي:

  • الحالة الأولى: إذا تم العمل عن بعد تماما

يتم تطبيق العمل عن بعد بالكامل في سياسة العمل عن بعد

  • الحالة الثانية: في حالة الانتهاء جزئيا ، قم بالتبديل إلى العمل عن بعد

عن بعد بشكل جزئي

توقعات الوظائف والجداول الزمنية

يصف هذا القسم آليات العمل عن بعد التي ناقشناها سابقا، مثل ساعات عمل الموظفين وكيفية التواصل معهم وبين الموظفين. يمكن صياغتها على النحو التالي:

توقعات العمل في استراتيجية العمل عن بعد

المعدات والأدوات

استنادا إلى الخيارات التي تقدمها شركتك فيما يتعلق بالأدوات المهمة لإنجاز المهمة ، اكتب استراتيجية العمل عن بعد هنا. يمكنك صياغة هذه الشروط حسب الاقتضاء إذا كانت الشركة تستوفي الشروط التالية:

  • يتم توفير معدات العمل على نفقتك الخاصة

توفر أدوات على حسابها

  • أنت تدفع للموظف مقابل الجهاز

مثال على سياسة العمل عن بعد عندما تقوم الشركة بسداد نفقات الأداة

  • باستثناء المصاريف والمصاريف المرتبطة بالعمل عن بعد

تتكفل بالتكاليف

  • أنت تدفع مقابل العمل عن بعد

ليست مسؤولة على النفقات

الدعم الفني

تحديد آلية وكيفية تقديم الدعم الفني للموظفين عن بعد ببعض الجمل البسيطة مثل:

تطوير الدعم الفني في سياسة العمل عن بعد

إرشادات السلامة المهنية

من المهم توضيح بعض النصائح والإرشادات للموظفين عن بعد. لضمان عدم اختراقها ، يمكنك كتابة:

السلامة

يمكن للشركات أيضا تحديد متطلبات للموافقة على مساحات العمل عن بعد للموظفين قبل العمل من المنزل. يجب على الموظفين تقديم إلى مخطط الإسكان وملء قائمة مرجعية للسلامة.

في حالة المرض أو الإصابة المتعلقة بالعمل ، يجب على الموظفين عن بعد اتباع إجراءات الإبلاغ عن الحوادث العادية.

الأمن والخصوصية

يجب على الموظفين عن بعد اتخاذ الخطوات المناسبة لضمان حماية بيانات الشركة ومعلوماتها وأصولها الخاصة. لهذا السبب عند كتابة سياسة العمل عن بعد ، يجب عليك تحديد قائمة بأهم تدابير الأمان والخصوصية التي يجب على الموظفين عن بعد اتباعها: حماية جميع الأجهزة بكلمة مرور ، والاحتفاظ بالمستندات التي تحتوي على معلومات حساسة في خزائن مغلقة ، وتجنب استخدام الإنترنت العام ، وما إلى ذلك.

نتيجه

يجب عليك شرح العواقب المحتملة إذا لم تمتثل لسياسات العمل عن بعد المقدمة والموضحة للموظفين عن بعد ، على سبيل المثال كتابة:

في ساسيات العمل عن بعد

تجدر الإشارة إلى أن الصيغة السابقة ليست قالبا ثابتا ، حيث يمكنك إزالة أو إضافة المزيد من القوانين المناسبة لطبيعة عمل شركتك ولصالح الأعمال والموظفين.

كيف تقيس نجاح استراتيجية العمل عن بعد الخاصة بك؟

نتائج الأعمال الجيدة هي دليل على النجاح. غالبا ما يستخدم المديرون مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لتقييم أداء الموظفين. نظرا لأن كل دور وظيفي له مهام مختلفة ، فأنت بحاجة إلى مؤشرات مختلفة. يقاس مؤلف المحتوى بكفاءة عمله أو بعدد الكلمات التي أكملها أو عدد المقالات. على الرغم من أنه يمكن قياس إنتاجية المبرمج من خلال عدد الأخطاء التي يقوم بإصلاحها أو ملفات البرمجة التي يكتبها.

عندما تكون هناك مهام أو أهداف قصيرة الأجل يجب تحقيقها كل يوم أو أسبوع ، فمن السهل تتبع التقدم. باستخدام تقرير التقييم ، يمكنك معرفة ما إذا كان الموظف قد أكمل المهمة بنجاح في الوقت المحدد.

يعد تتبع الوقت أمرا بالغ الأهمية أيضا لقياس إنتاجية الموظف حتى تتمكن من تحديد المهام والأهداف التي تناسب قدرات كل موظف. هناك برامج تستهدفه على وجه التحديد ، مثل HiveDesk ، الذي يتتبع تلقائيا مقدار الوقت الذي يقضيه الموظفون في العمل. في نهاية كل أسبوع أو شهر ، يمكنك رؤية تقرير دقيق عن عدد الساعات التي عمل فيها كل موظف.

يساعد تتبع الوقت على منع الموظفين من العمل الإضافي ، ويضمن السلامة البدنية والعقلية للموظفين ، ويضمن إنتاجية جيدة وأداء عمل ممتاز.

باختصار ، يمكن أن يكون تطوير سياسة العمل عن بعد للشركة في البداية مرهقا ومربكا. ولكن لا تقلق ، من المرة الأولى ، لا يوجد شيء خارج تماما. ستساعدك الخبرة والتطبيق العملي على اكتشاف الأخطاء في استراتيجيتك وتعديلها في أي وقت حتى تصل إلى الاستراتيجية المثالية.

نشر في: العمل عن بعد قبل عام

زر الذهاب إلى الأعلى