التسويق الرقمي

دليلك إلى كتابة بريد إلكتروني احترافي في 7 خطوات

انتقل إلى 7 خطوات: دليل لإنشاء بريد إلكتروني احترافي

يعد إنشاء بريد إلكتروني أحد أكثر وسائل الاتصال استخداما في العالم بسبب سرعته وكفاءته وسهولة استخدامه. قد ترغب في كتابة بريد إلكتروني احترافي يلخص أهم النقاط التي قمت بها عند الاجتماع مع الفريق ، أو إخبار مديرك بالتحديثات المهمة حول المهام التي تعمل عليها ، أو حتى شرح بعض الأشياء للموظفين الجدد في شركتك. كلما كان البريد الإلكتروني أكثر إيجازا وفعالية ، كلما كان أكثر فعالية ، فكيف يمكنك تنفيذ هذه المعادلة؟

ما هو البريد الإلكتروني ولماذا هو مهم؟

البريد الإلكتروني هو نظام لإرسال واستقبال الرسائل عبر الإنترنت يمكن أن يتخذ أشكالا عديدة: الرسائل النصية أو الصور أو مقاطع الفيديو ، ويمكنه إرفاق أي نوع من الملفات التي يدعمها مزود الخدمة الخاص بك.

عادة ما يكون البريد الإلكتروني عبارة عن كمبيوتر أو مجموعة من الأشخاص الذين يرسلون مجموعة من البيانات المخزنة على جهاز كمبيوتر إلى شخص آخر عبر الإنترنت. إذا كنت ترغب في تسجيل الدخول إلى حسابك البريدي ، فكل ما عليك فعله هو إدخال عنوان بريدك الإلكتروني وكلمة المرور الصحيحة ، ثم إدخال مزود الخدمة الذي تستخدمه لتلقي الرسائل وإرسالها.

على الرغم من أن معظم موفري الخدمات يقومون بإعداد حسابك تلقائيا، إلا أن معظم موفري الخدمات يطلبون منك تكوين حسابك يدويا، مثل Outlook لخدمات البريد من Microsoft أو Apple.

تنمو التكنولوجيا بشكل كبير كل يوم ، لكن البريد الإلكتروني لا يزال يحافظ على أهميته كوسيلة مهمة للاتصال في مختلف الشركات لأنه الطريقة الأكثر احترافية للتواصل. ويمكن أيضا أن تستخدم شخصيا للتواصل بين الأصدقاء والمعارف.

تشير الإحصاءات إلى أن ما يصل إلى 306.4 مليار بريد إلكتروني يتم إرسالها واستلامها كل يوم ، مقارنة ب 4.48 مليار مستخدم بريد إلكتروني عالمي في العام الماضي في عام 2020.

في الممارسة العملية ، بالإضافة إلى الأهمية الفريدة وفعالية التسويق عبر البريد الإلكتروني ، يمكن أن يساعدك البريد الإلكتروني شخصيا في توفير الرعاية والاهتمام اللازمين لعملائك ومساعدتك في العثور على زوار وعملاء جدد (إذا كنت تمتلك متجرا عبر الإنترنت أو شركة ناشئة).

تعرف على كيفية إنشاء بريد إلكتروني احترافي في 7 خطوات

1. حدد الأهداف

قبل كتابة رسالة بريد إلكتروني ، اسأل نفسك عما تريد أن يفعله المستلم بعد قراءة هذه الرسالة ، وبمجرد تحديد الغرض من الرسالة ، ستتمكن من إلقاء نظرة على جميع المحتويات والمرفقات الواردة فيها والتأكد من أنها تخدم هذا الغرض. على سبيل المثال، إذا كنت تريد أن يعرض المستلمون التقرير الذي أرفقته برسالتك، فأخبرهم بما يعنيه هذا التقرير ولماذا تريد منهم رؤيته، بالإضافة إلى نوع التعليق الذي تنتظرهم فيه ومتى تريد تلقي تعليقهم.

2. راعي الجودة المستقبلية

عند البدء في إنشاء بريد إلكتروني، تأكد من أن أسلوب الكتابة الخاص بك يتطابق مع جودة مستلم الرسالة المقصود. على سبيل المثال ، إذا كنت تراسل زميلا أو صديقا لديه علاقة ودية معك ، فأنت ملزم بالكتابة بطريقة ودية. على العكس من ذلك ، إذا كنت تكتب إلى رئيس تنفيذي لشركة لم تقابله أبدا ولم تتعامل معه أبدا على المستوى الشخصي ، فتأكد من أن رسالتك مكتوبة رسميا ولا تحتوي على أي فكاهة أو عبارات غير رسمية.

3. استخدم الافتتاحيات المناسبة

غالبا ما تبدأ رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية بافتتاحيات رسمية مناسبة لجودة الرسائل المستقبلية ، وبعضها يتجاهل الاهتمام بالافتتاحيات ، خاصة في عصر اعتاد فيه الناس على إرسال مئات الرسائل النصية غير المهنية يوميا. ومع ذلك ، عندما يتعلق الأمر بإنشاء رسائل بريد إلكتروني احترافية ، فهذه نقطة رئيسية يجب ألا تغفلها.

يجب ألا تبدأ رسالتك بأي جمل أو كلمات معقدة ، ولكن يجب أن تكون بسيطة قدر الإمكان ، وإليك بعض الأمثلة:

  • عزيزي [اسم المستقبل]
  • مرحبًا [اسم المستقبل]
  • سلام [اسم المستقبل]
  • مرحبا بالجميع (إذا كنت تتحدث إلى فريق أو مجموعة من الأشخاص)

هناك بعض الأخطاء الشائعة عند كتابة المقالات الافتتاحية ، تأكد من عدم الوقوع في أي منها عند إنشاء رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية. تحدث هذه الأخطاء باستخدام اللغة العامية أو التحدث بتنسيق ودي للغاية ، أو باستخدام أسلوب عنيف. فيما يلي بعض الأمثلة التي يجب تجنبها:

  • الاسم الذي كتبته غير صحيح
  • مرحبًا!
  • إلى من قد يكون مرتبطا
  • عزيزي

ستحدد علاقتك مع الشخص الذي يتلقى الرسالة أي من الافتتاحيات المذكورة أعلاه مناسبة ، بالإضافة إلى الجملة الأولى المذكورة في رسالتك ، والتي يمكن أن تكون واحدة مما يلي:

  • أريدك أن تكون في أفضل حالاتك.
  • آمل أن يكون لديك متعة
  • يسعدني التواصل معكم

4. اكتب بإيجاز نص البريد الإلكتروني

لا تشعر بالارتباك عندما يقرأ القراء رسائلك ويفهمون أنه قد لا يكون لديهم وقت إضافي لقراءة رسائل البريد الإلكتروني الطويلة دون داع ، لذا احترم وقتهم وتأكد من أنه إذا كانت رسالتك طويلة ، فقد لا تؤدي إلى الإجراء الذي تنتظره بسبب الإلهاء.

قد يستغرق الأمر بعض الوقت حتى يقرأ متلقي الرسالة رسالتك بعناية، لذلك من الأفضل إبقائها موجزة والتركيز على الفكرة أو الرسالة أو الطلب الذي تحتاج إلى نقله بدلا من ملئه. تأكد من عدم ذكر الكثير من المعلومات في نفس الوقت ، خشية أن تكون رسالتك طويلة جدا أو صعبة القراءة أو صعبة اتخاذ إجراء.

عند تحرير رسالة، قم بإزالة أي معلومات أو بيانات لا تتعلق بنص الرسالة، واستخدم جملا مفيدة وموجزة كلما أمكن ذلك، وتأكد من إزالة أي حشوات. هذا سيجعل رسالتك أكثر إيجازا ويحقق أكبر قدر من الفوائد.

5. لا تنس تلخيص معلوماتك قبل الانتهاء

بعد كتابة البداية ، ثم جوهر الرسالة نفسها ، ثم الوقت المناسب لملخص أو اختصار مفيد ، تتكون هذه الفقرة من عدد من الجمل التي يتم فيها حمل معنى الرسالة وتلخيصها ببضعة أسطر من الغرض منها. سواء كنت ترغب في قيادة القارئ إلى نوع من الإجراءات ، أو كنت ترغب في إنهاء المحادثة بشكل طبيعي ، فإليك بعض الطرق المفيدة لإنهاء رسالتك:

  • أتطلع إلى التحدث إليكم أكثر.
  • يرجى التحقق من المستندات المرفقة واسمحوا لي أن أعرف رأيك

دع نهاية الرسالة توجه القارئ إلى ما يجب القيام به بعد ذلك ، في معظم الأحيان لا يكون هذا البريد الإلكتروني هو نهاية المحادثة بأكملها ، ولكن في بعض الأحيان يكون مجرد بداية.

6. ختم المعلومات الخاصة بك ومراجعتها بدقة

عند الانتهاء من كتابة بريد إلكتروني احترافي ، استخلص استنتاجا في نهاية البريد الإلكتروني. كما ذكر أعلاه ، ولكن أيضا لجعلها بسيطة وموجزة وملموسة ، هذه بعض الأمثلة على التوقيعات المثالية.

  • شكرًا لك
  • شكرا مرة أخرى
  • أتمنى لكم كل التوفيق
  • أتمنى أن تكون على ما يرام

أيضا ، لا تنس التحقق مرة أخرى من رسائلك ، فلا يوجد شيء غير احترافي أكثر من بريد إلكتروني مليء بالأخطاء اللغوية ، سواء كانت إملائية أو نحوية ، وهو سبب قوي لمراجعة كل رسالة مرة ومرتين قبل إرسالها والتأكد من تحسين الأخطاء وتصحيحها.

7. المتابعة مع المستلم

يتلقى معظم الأشخاص عشرات رسائل البريد الإلكتروني يوميا ، لذلك قد يفوتهم رسالة أو حتى لا يردون عن غير قصد. لذلك ، إذا لم تتلق ردا من المستلم في غضون يومي عمل ، فتذكر متابعتها وتذكرها عبر البريد الإلكتروني.

قد يقوم متلقي الرسالة بالرد عليك في شكل استفسار أو استفسار عن شيء ما، وفي هذه الحالة تأكد من الرد في أقرب وقت ممكن، فإذا كنت بحاجة إلى وقت طويل نسبيا لجمع المعلومات أو البحث في الموضوع، فيجب عليك إبلاغه بأنك ستتأخر في الرد عليه من أجل جمع أكبر قدر ممكن من المعلومات والإجابة على استفساره بأفضل طريقة.

سيساعدك تنفيذ هذه الخطوات أثناء إنشاء بريد إلكتروني على تحقيق أهداف المراسلة الخاصة بك بشكل كبير ، وتذكر أنه يمكنك توظيف مسوق رقمي مستقل لإعداد رسائلك بشكل احترافي ، أو كتابة رسالة إخبارية وإدارة حملات التسويق عبر البريد الإلكتروني لشركتك.

نشرت في: التسويق الرقمي قبل عامين

زر الذهاب إلى الأعلى