تجارة إلكترونية

دليلك إلى بناء فريق العمل

دليل بناء الفريق

بناء فريق ناجح هو رغبة جميع رواد الأعمال والشركات، سواء كان الفريق ماديا أو افتراضيا، أي فريق موزع عن بعد، على الرغم من اختلاف الوسائل، إلا أن الهدف واحد، وأخيرا بناء الفريق المناسب وإدارته بفعالية سيسرع من نمو المشروع وتطوره. في الواقع ، حتى لو كنت خبيرا في تخصصات متعددة ويمكنك إكمال مشروعك بنفسك ، فمن المحتمل أنك لن تتمكن من القيام بذلك بنجاح. سواء كانت القيود الزمنية أو الانحرافات بين المهام والعمل تحت ضغط شديد، اتبع دليلنا الشامل لفهم جميع جوانب بناء الفرق المادية والافتراضية، وطرق إدارتها، وعوامل نجاحها، والتحديات التي تواجهها.

دليل:

المحتويات

ما هو الفريق البعيد؟

يعرف أيضا باسم الفريق الافتراضي أو الفريق الموزع عن بعد، وهو عبارة عن تجمع افتراضي لعدة أشخاص من ذوي الخبرات والقدرات المختلفة، يسعى كل منهم إلى خدمة الأهداف المكتوبة بوضوح من قبل مدير المشروع، والعمل بانسجام والتنسيق تحت إشرافه أو إشراف منسق فريق عن بعد، قد يأتي من خلفيات ثقافية ومناطق زمنية مختلفة، ويستخدم الوسائل الرقمية لأداء المهام والتواصل والتنسيق من خلال وسائل الاتصال المتاحة (المكتوبة والصوتية والمرئية وغيرها) ومنصات العمل التشاركية.

إرشادات لبناء الفريق المثالي

في الواقع ، لا يوجد فريق مثالي لأن أعضاء أي فريق عمل هم بشر ، ويتفاعل البشر مع الانزلاق والنسيان والملل والكسل والإحباط وحالات الطوارئ التي لا يمكنهم السيطرة عليها (مثل الأمراض والحوادث) ، ولكن من خلال اتباع هذه الإرشادات ، من الممكن على الأقل تجميع الفريق المناسب:

  • وضوح أهداف المشروع وتفاصيل المهمة.
  • شكرا وإبلاغ الفريق بالاستقلالية والأهمية.
  • التواصل الجيد والمستمر هو سر نجاح إدارة الفريق.
  • معيار الانضباط الذاتي والالتزام بالمهارات والمواهب أكثر أهمية من الشهادات.
  • اختيار مدير أو منسق لفريق يتمتع بمستوى عال من المهارات القيادية والتنظيمية، فإذا كنت ترغب في إدارة الفريق بنفسك، فإن المهارات القيادية ضرورية، وخاصة مهارات العمل الجماعي، لأن المهارات القيادية للفريق تختلف عن مهارات إدارة المستوى، فليس كل مدير قائدا، والعكس صحيح.
  • خلق جو من الاحترام والثقة المتبادلة.
  • إن الوفاء بالوعود سيزيد من ثقة أعضاء الفريق بك كمدير لهم.
  • عزز العلاقات داخل فريقك من خلال تنظيم اجتماعات شهرية أو سنوية للاحتفال أو ممارسة الأنشطة الجماعية مثل كرة القدم.
  • إشراك أعضاء الفريق في عملية توظيف الآخرين في المستقبل لأن آرائهم مهمة وهم أشخاص مهتمون بالعمل معهم.
  • إتقان فن إدارة الصراع داخل الفريق بحيث لا يضحي أحد الطرفين بالآخر على حساب الآخر، مع تجنب العقوبات القاسية أو المهينة أو التوبيخ أمام الفريق، ودون التسرع في إصدار الأحكام الشخصية ومحاولة الإصلاح بينهما.

لماذا يعد بناء الفريق عن بعد ضرورة؟

إذا كنت من أي نوع من رواد الأعمال الأرضيين أو الرقميين، أو امتدادا لكلا المجالين، فمن المرجح أنك ستحتاج إلى تجارب عمل متعددة عن بعد للاستفادة من مشروعك، والتي لن تتداخل مع الوجود الشخصي للموظف في مكان العمل حتى لو اخترت توظيف موظف عن بعد في نفس الوقت، والامتيازات التي ستحصل عليها إذا اخترت تشكيل فريق عمل عن بعد:

1. منخفضة التكلفة

من العوامل الرئيسية في توفير المال واستثماره في تطوير المشروع، تشكيل فريق افتراضي هو التكلفة المنخفضة أو بدون تكلفة، ويذكر على سبيل المثال لا الحصر:

  • نتيجة لفقدان شخص آخر ، يتم تكبد تكاليف من حين لآخر في تدريب الموظفين الجدد ، حيث أن معدل التخلي عن أعضاء الفريق عن بعد صغير مقارنة بالفرق الميدانية ، كما سنرى في المقالة ، لأنك ستحتفظ بالمزيد من الموظفين الموهوبين.
  • شراء وصيانة معدات العمل مثل أجهزة الكمبيوتر والهواتف والمكاتب والكراسي والطابعات ومعدات مكان العمل.
  • دفع ثمن استئجار أماكن العمل ومواقف السيارات وغرف إيواء الموظفين والكهرباء والغاز والمياه.
  • توفير الراحة للموظفين مثل الغداء وإنفاق نفقاتهم الرياضية والعلاجية.

وفقا ل Global Workplace Analysis ، ستوفر الشركة 11000 دولار لكل موظف عن بعد وفقا للمعايير الأمريكية ، لذلك لإدارة فريقك البعيد ، ما عليك سوى المساعدة في إدارة إجراءات الفريق.

2. توسيع مجال بحوث القدرات

في السيناريو التقليدي ، ستكون خياراتك للعثور على المهارات والمواهب وتوظيفها محدودة للغاية وتقتصر على منطقة جغرافية محددة ، خاصة إذا كان مشروعك لديه ميزانية محدودة وهو في مهده.

3. ابق متقدما على منافسيك

على الرغم من انتشار ثقافة العمل الحر والعمل عن بعد، والعلاقة بين بناء الفريق عن بعد وأتمتة الأعمال والرقمنة، إلا أن هذا الانتشار لا يزال محدودا في المنطقة العربية، مما يوفر ميزة إضافية لأي مدير مشروع يقرر المشاركة أو كل نهج بناء فرق العمل عن بعد. لا تقتصر المنافسة بين الشركات على اكتساب عملاء جدد وكذلك التنبؤ وزيادة المبيعات ، فلا شك أن الاتجاه العالمي هو الاعتماد على فرق العمل عن بعد.

4. زيادة الإنتاجية

ووفقا للباحثين في جامعة ستانفورد، سيشعر الموظفون بمزيد من الحرية والراحة في العمل في فرق عن بعد، مما سيجعلهم أكثر إنتاجية والعمال عن بعد أكثر إنتاجية بنسبة 13 في المائة من العالم. مقر شركة الأمل ، وهنا بعض الميزات:

  • يمكن أن يؤثر عدم الغياب المتكرر على سير العمل لأن الموظف يشعر بأنه ليس مضطرا للعمل في بيئة عمل قد لا يحبها، مثل وجود موظفين أو مديرين غير ودودين، أو لأنه من الصعب الوصول إلى مكان العمل، وأحيانا في الطقس السيئ.
  • لا يتعين على الموظفين أخذ إجازات متكررة أو طويلة ، مثل الإجازات المرضية ، على سبيل المثال ، ستتمكن النساء الحوامل من العمل في فرق عن بعد دون التأثر بصحتهن ، وكذلك الأشخاص الذين يعانون من أمراض معدية أو إعاقات جسدية.
  • إمكانية العمل الإضافي ، حيث لا يوجد اعتراض على ذلك ، مثل التأخر وعدم القدرة على العثور على منزل سيارة أجرة.

5. تقييم أداء الفريق بشكل أفضل

في فريق قائم، من السهل تحمل أحد أعضاء فريق المشروع وإخفاء إهمال أو عدم كفاءة الآخرين، وهو أمر غير ممكن وفقا لمعايير تقييم العمل الجماعي عن بعد، والذي سيكون من السهل اكتشافه في حالة العمل في فريق عن بعد، وذلك بفضل إنتاجيته الشخصية في المقام الأول كفرد وما يقدمه الفريق كمقياس.

تقييم العمل الجماعي عن بعد

بعد الإشارة إلى أهمية بناء فرق العمل عن بعد، لا بد من ذكر بعض تحديات العمل عن بعد التي ستواجهها في فريقك كرائد أعمال، وهي ليست حتمية، ولكنها ممكنة ومن عيوب العمل عن بعد ككل، ومن أهمها:

أولا: مصيدة التشتت

عند تنسيق العمل عن بعد ، يمكن أن تحدث الانحرافات بسبب فشل أعضاء فريق المشروع في أداء جزء من العمل ولسبب ما في الاستجابة للمكالمات والمشكلات ، مما قد يؤخر إكمال المهمة بأكملها ويكون مرتبطا بمهام الدور. هنا ، يجب على مدير المشروع أو المنسق الوقوف بحزم واتخاذ قرار إما بطرد المتقاعس من الفريق أو تذكيرهم بأنهم يلحقون الضرر بالمشروع بأكمله ويخربونه.

ثانيا: الحواجز الفنية والضوابط الضعيفة

على الرغم من وجود العديد من أدوات العمل عن بعد والعديد من البرامج التي يمكن أن تساعد في إدارة ومراقبة الفرق البعيدة ، إلا أن هذا لا يكفي ويزيد أيضا من احتمال خروج الأمور عن نطاق السيطرة ، مثل الانقطاع المفاجئ والمتكرر للإنترنت أو انقطاع التيار الكهربائي أو المعدات الإلكترونية.

ثالثا: اضطراب الرحلات الجوية الطويلة

على سبيل المثال، قد يكون لديك موظفان عن بعد، أحدهما في كندا، والآخر في كوريا الجنوبية، وأنت في الإمارات العربية المتحدة، لذلك من الصعب عليك دمجهما في اجتماع افتراضي، ومع ذلك، يمكننا أن نرى اضطراب الرحلات الجوية الطويلة كميزة إيجابية من زاوية أخرى، على النحو التالي:

  • المرونة في تحديد جداول العمل وعدم قصر الموظفين عن بعد على ساعات محددة تسمح لهم بالتوفيق بين حياتهم الشخصية وعملهم.
  • قد يبدو التواصل غير المتزامن وكأنه عقبة ، ولكن من ناحية أخرى ، فإنه يمنح كلا الطرفين الوقت للتفكير ، وعدم التسرع في اتخاذ قرار ، والالتزام فقط بالمناقشات الرسمية حول العمل ، بدلا من إجراء محادثات أو مناقشات جانبية طالما في التواصل المتزامن.
  • تطوير مهارات التخطيط لمدير المشروع ، والتعامل مع اضطراب الرحلات الجوية الطويلة هو عقبة يجب عليه التغلب عليها من خلال النظر في تطوير خطة عبقرية.
  • اعمل دون لمس الرسائل أو الملاحظات التي تمنعها من التركيز ، وحدد وقتا آخر للرد على الرسائل والاستفسارات.

للتغلب على مشكلات عدم التزامن ، يمكنك القيام بما يلي:

  • التخطيط الجيد لجميع تفاصيل المهمة وتاريخ الاتصال حتى لا يحدث فجأة.
  • إرسال الرسائل والاستفسارات والملاحظات وما إلى ذلك إلى الموظفين بأكبر قدر ممكن من التفاصيل لتوضيح معناها.
  • يمنح الفرق إمكانية الوصول إلى ملفات العمل المخزنة في السحابة حتى لا يكون هناك تأخير لأن شخصا ما لا يمكنه الوصول إليها.

رابعا: الاختلافات الثقافية

تعتبر بعض الثقافات بعض الكلمات أو الإيماءات غير مهذبة أو غير مناسبة. لذلك ، قبل التعامل مع أعضاء الفريق ، اقرأ خلفية أعضاء الفريق من أجل التواصل بشكل أفضل ، على سبيل المثال ، لديهم ثقافات ذات أدب مبالغ فيه ، ومجتمعات صريحة للغاية أو محافظة أو مغلقة ، ومجتمعات حرة أو مفتوحة وأكثر ترحيبا.

يمكن أن تؤدي خلفياتهم المختلفة إلى طبيعة غير متزامنة لأن كل واحد منهم سيكون له عطلات سنوية أو شهرية ومناسبات واحتفالات يريد الاحتفال بها أو أدائها، ويجب منحه إجازة غياب لكل منهم، أو التسامح معه كقضية إنسانية احتراما لثقافتهم، مما قد يؤثر على خطة العمل التي سبق لك وضعها، مع مراعاة هذه الاختلافات الثقافية واللغوية.

خامسا: التحديات الأمنية

قد يكون توظيف شخص على دراية بالأمن السيبراني نعمة ، ولكن إذا كان العمل عن بعد يمكن أن يتحول إلى نقمة ، فقد يتم اختراق المشروع (السرقة ، برامج الفدية ، التخريب ، إلخ). يحتاج رواد الأعمال إلى تسجيل هويات الأشخاص الذين يعملون معهم عن بعد لتجنب هذه المشكلات ، خاصة مشاريع البرامج مثل إنشاء تطبيقات الجوال أو المتاجر عبر الإنترنت. يحتاج مديرو المشاريع إلى فريق من المبرمجين والمصممين وكتاب المحتوى وخبراء التسويق. فيما يلي إرشادات لحماية مشروعك من المتسللين:

  • قم بتحديث نظام التشغيل باستمرار لإصلاح نقاط الضعف والأخطاء تلقائيا ، أثناء تنشيط نظام جدار الحماية للحماية.
  • من الأفضل أن يكون فريقك متصلا بالإنترنت عبر VPN بدلا من شبكة Wi-Fi عامة.
  • اعتمد أكثر على التخزين السحابي ، حيث أن الملفات المخزنة على جهازك أكثر عرضة للقرصنة والسرقة من الملفات المحفوظة في التطبيقات السحابية مثل Google Drive و Dropbox. ملاحظة النسخ الاحتياطي لكافة الملفات.
  • تأكد من تدريب الموظفين على حماية هواتفهم من أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم ، وتذكيرهم بالتمييز بين الرسائل المزيفة والحقيقية على رسائل البريد الإلكتروني ، والانتباه إلى تثبيت برامج مكافحة الفيروسات على أجهزتهم للكشف عن الروابط الضارة قبل مشاركتها أو النقر عليها.

سادسا: ضعف الولاء والتحفيز

قد تفتقر فرق المشاريع عن بعد إلى الولاء بسبب بعدها عن مقر الشركة وعدم وجود جو عمل جماعي عاطفي، وميل إلى الشعور بالنعاس والراحة بسبب الروتين أو بسبب الفوضى بين الحياة المهنية والشخصية، خاصة بالنسبة لأولئك الذين يعملون في المنزل وفي غرفة النوم، مع عدم كفاية الدافع. ويتفاقم هذا الشعور إذا كان بعض أعضاء الفريق غير مدركين لحاجة الشركة الملحة للإنجاز، أو إذا كانوا غير متسقين مع الأهداف المشتركة للفريق.

خطوات بناء الفريق

الآن ، سنشرح كيفية بناء فريق عن بعد من خلال ذكر أهم الخطوات ، وهي كما يلي:

1. قرر ما تريد تحقيقه وكيفية تحقيقه

هذه هي المرحلة الأولى من بناء الفريق. لذلك ، دون القيام بأي شيء قبل إجراء دراسة جدوى لمشروعك ، إذا كان مشروعك صغيرا ، فمن الأفضل أن تكون أهداف مشروعك قابلة للقياس والتحقيق ، وتجيب على الأسئلة التالية ، فقد يكون كافيا بناء نموذج عمل:

  • كم عدد الموظفين عن بعد الذين تحتاجهم لإدارة أعمالك؟
  • هل تفضل بدء مشروع من الصفر أو تطوير مشروع قائم ، مثل زيادة المبيعات بنسبة 5٪ هذا العام؟
  • ما هي الميزانية المناسبة للمشروع وما هي تكلفة كل مشروع؟ ما هي مواصفاتهم المهنية؟ ما هي متطلبات كل واحد منهم؟

مثال: لنفترض أنك تريد إنشاء متجر عبر الإنترنت والدخول إلى عالم التجارة الإلكترونية ، مما يعني أنك بحاجة إلى:

2. شرح أهداف وقيم المشروع بوضوح

لا يكفي مجرد فهم تفاصيل مشروعك، بل فهمك من خلال دراسات الجدوى أو نماذج الأعمال، بل يجب عليك توصيلها ونقلها إلى فريقك للتأكد من أنهم يفهمون بالضبط ما تريده وما تريده، وفهم العوامل يخلق دافعا ودافعا لإكمال مشروعك، مثلهم تماما.

3. البحث عن فرق المشروع عن بعد واحدة تلو الأخرى

على سبيل المثال، لا يمكنك العثور على الموظف المناسب على الفور في غضون أسبوعوالعمل الحر ، وهذا يتطلب دراسة متأنية. عندما تعرف الحد الأدنى من تفاصيل المشروع، ستتمكن من سرد مواصفات من تبحث عنهم، حيث ستضع صورة محددة لكل صورة وتحاول العثور على شخص هو نفسه أو على الأقل قريب منها، إليك بعض الاعتبارات:

  • اصنع ما لا يقل عن 1/4 من فريقك من الأشخاص ذوي الخبرة والقادرين الذين لديهم تاريخ طويل من الالتزام المهني لضمان سير عملك وجعلهم العمود الفقري للمشروع الذي تعتمد عليه أكثر إذا قرر شخص ما مغادرة الفريق.
  • لا تبحث عن موظف أخطبوط يدعي أنه قادر على القيام بمهام متعددة في وقت واحد ، ولا تهتم كثيرا بالمال من أجل بناء فريق ناجح ، لأنه كلما زادت الأموال التي تنفقها ، زادت المبيعات والأرباح التي لديك.

الآن ، يمكنك البدء في البحث عن المستقلين المناسبين من خلال البحث عن أنماط المستقلين مثل المستقلين والخمسة والمنصات البعيدة. بالمناسبة ، في منصة مكونة من خمسة أشخاص لبيع الخدمات المصغرة ، على سبيل المثال ، ستجد خيارات بحث متقدمة ستساعدك في العثور على الموظفين المناسبين ، ما عليك سوى اتباع ما يلي:

  • قم بالتسجيل على منصة خمسات ومن ثم ستجد مجموعة من التخصصات التي تنتمي إلى عدة تخصصات في واجهة الموقع الإلكتروني واختيار أحدها.
  • حدد التخصص الفرعي ، الذي يسبق كل منها عدد الخدمات المتاحة.
  • حدد تقييمات الخدمة، ثم حدد مستوى المورد الموثوق به للبائعين الموثوق بهم أو النشطين أو الجدد
  • إذا لزم الأمر ، حدد حالة البائع “غير متصل” وكذلك “معرف تم التحقق منه” لضمان احترافية البائع.
  • تأكد من تشغيل “فترة أسبوع واحد أو شهر واحد أو شهرين أو فترة اختبار كما تراه مناسبا” للموظفين الجدد

4. مقابلة العمل

هناك العشرات من الأساليب والمحادثات الجاهزة حول كيفية إجراء مقابلة عمل، ولكن من الأفضل أن تكون أكثر عملية وتتجنب البروتوكولات حتى لا يشعر المرشحون بالتوتر كما لو كانوا يشعرون بالتوتر مع مقابلة العمل التقليدية، مع التركيز على طرح الكثير من الأسئلة المملة، وتحليل الشخصية بدلا من المهارات، لذلك اجعلها عفوية قدر الإمكان.

5. تعيين الأدوار

الآن عليك توزيع المهام بشكل متناسب بناء على قدرات وخبرات أعضاء فريق المشروع، لأن الأدوار الفردية التي تخدم المشروع لا تقلل من مفهوم العمل الجماعي، بل تزيد من مفهوم العمل الجماعي مع التنسيق، مما سيسمح بمزيد من المركزية وسهولة النظر في كل دور لاحقا، وتحسين جودة الرقابة والتغذية الراجعة. من الأفضل تقسيم دور واحد إلى أجزاء صغيرة ، ثم إطلاقه تدريجيا ، ثم تغيير بعض التفاصيل من حين لآخر حتى لا يشعر الفريق بالملل.

6. اختر أهم تطبيق للعمل عن بعد مناسب لمشروعك

وتأتي هذه البرامج على شكل مواقع إلكترونية، بعضها يحتوي على إصدارات للتطبيقات الهاتفية، وتتكون من عدة أقسام افتراضية ومخصصة يمكن من خلالها تبادل الوثائق والنماذج وتبادلها معها (مربعات للكتابة، الصوت، الدردشة المرئية، إلخ).

ويأتي في عدة أشكال وأنواع، بعضها يساعد في الجدولة، ومنها توزيع المهام أو تعديل الملفات، وبعضها يجمع بين كل هذا وأكثر، بما في ذلك الإصدارات المجانية والمدفوعة واللغات المتعددة ومنها العربية، لذلك قبل اختيار تطبيق معين، قم بتقدير حجم المشروع واحتياجاته.

العامل الأهم في نجاح الفريق

أولا: التقييم بالنتيجة

لا تضع أي معايير أخرى لتقييم أداء الفريق، بخلاف تقييم النتائج، ثم التحقق من جودة العمل، ودرجة التزام كل منهم بالدفع مقابل العمل ببعض المرونة في الوقت المتفق عليه. غض الطرف عن بعض التأخيرات المعقولة أو غير الشائعة. من الأفضل عدم إجبار أعضاء فريقك على العمل لفترة معينة من الوقت ، لأن هذا سيقضي على واحدة من أهم سمات العمل الحر: الشعور بالحرية والمرونة.

لأن ذلك سيدفعك إلى محاولة مراقبتهم من خلال أدوات وبرامج لحساب الساعات، أو مطالبتهم بتشغيل كاميراتهم للتأكد من أنهم يعملون، وهو ما يعد مضايقة وتفانيا في جو من عدم الثقة. لذا ، لا تهتم بعدد الساعات أو البيئة أو الطريقة التي يعملون بها ، طالما أنهم يقومون بعمل جيد من النتائج ولا توجد مشاكل.

ثانيا: التنسيق والوضوح

عند إدارة الفرق عن بعد، يجب ألا يشعر أي عضو في الفريق بالعزلة وعدم اليقين في فهم تفاصيل عمله، ولكن يجب مشاركة المعلومات بسلاسة في خطة عمل تشاركية. وسيكون من المستصوب تنظيم اجتماعات منتظمة لأعضاء الفريق العامل لتعزيز التنسيق فيما بينهم، والخروج بأفكار جديدة، ومناقشة العقبات التي تقف في طريقهم، واقتراح الحلول.

ثالثا: كسر الملل والروتين

يجب أن يكون هناك نوع من التواصل غير الرسمي بين أعضاء الفريق لتقليل ضغوط عملهم من خلال إنشاء مجموعاتهم الخاصة على Facebook أو Twitter ، على سبيل المثال ، يفضل أن:

  • اسأل عن الظروف الشخصية والعائلية وحافظ على شخصية ودية عند التواصل.
  • تجنب التواصل الجاف أو الآلي دون رسالة ترحيب (مرحبا ، كيف حالك اليوم؟).
  • لا تنس أن تهنئ في المناسبات والأعياد.

رابعا: نظم المكافآت والتغيير

قد لا يكون التواصل الودي كافيا، لذلك كمسألة تحفيز، من الجيد تقدير عمل الفريق والاحتفال بعد كل إنجاز، حتى لو كان صغيرا. يمكن أيضا تقييم الإنجازات الفردية والاحتفاء بها. تذكر:

  • المكافآت والمكافآت المادية أو المالية لها تأثير إيجابي على معنويات الموظفين، حتى لو كانت رمزية.
  • الترقيات والزيادات المنتظمة لها تأثيرات سحرية لأنها تجعل أعضاء الفريق يشعرون بالأهمية ويقدر البعض جهودهم.

خامسا: المرونة المتوقعة

على سبيل المثال، إذا كنت تعرف أن المهمة تستغرق 5 أيام لإكمالها، فلا يجب عليك إجبار عضو فريقك على إكمالها في غضون يومين، لأن القيام بذلك سيدفعه إلى بذل جهد مزدوج، مما سيجعله يركز على تاريخ التسليم والكمية بدلا من جودة ونوعية العمل. في النهاية ، أنت الشخص الذي سيفقد الجودة وقد يفقد الموظفين الموهوبين لاحقا بسبب الضغط ، لذلك يجب تحديد تاريخ تسليم معقول بناء على خبرتك السابقة وبالتشاور مع فريق المشروع.

سادسا: إفساح المجال للإبداع

لا يمكنك بناء فريق ناجح مع إجباره على اتباع أنماط محددة من التوجيهات والسياسات الصارمة، والتدخل في جميع تفاصيل عمله، كبيره وصغيره، ومراقبته عن كثب على مدار اليوم، ومن ثم انتظار نتائج مبهرة وأفكار واقتراحات مبتكرة وعبقرية، للأسف هذا ما يسمى بالإدارة الجزئية، وهو من أسوأ أنماط إدارة الفريق عن بعد، وهو ما لا يعني تجاهل الفريق وتجاهل متابعة المشروع.

سابعا: الاستفادة من الصراع بين أعضاء الفريق

من خلال تسخير الجانب الإيجابي من صراعهم ، غني عن القول أن أي فريق عمل عن بعد أو فريق ميداني سيكون لديه نوع من الصراع العلني أو الخفي الذي يوجه طاقة هذا الصراع إلى خدمة مشروعك بدلا من تحويله إلى صراع شخصي بينهما. على سبيل المثال، سيكون من الجيد محاولة إثبات قدرة كل عضو في الفريق والحصول على رضا مدير المشروع، لذلك عندما ينجز أحد أعضاء الفريق المزيد أمام الجميع، حاول الثناء عليه، ومنحه مكافآت ومكافآت، وإشعال الحماس والمنافسة بينهما.

المساعدة في إدارة الخطط للفرق البعيدة

وبالتالي فإن ظهورها وانتشارها وسهولة استخدامها لإدارة الفرق البعيدة هي أهم العوامل في نجاح الفرق البعيدة ، وتكمن أهميتها في:

  • تتبع النفقات والنفقات لإدارة ميزانيات المشاريع بشكل أفضل.
  • قم بتنظيم عملك ثم قم بتوزيع المهام بين أعضاء الفريق.
  • تنسيق وجدولة مواعيد التسليم.
  • أضف تعليقا.
  • متابعة العمل.

هناك العشرات منها، يوفر كل منها مجموعة من الوظائف والميزات التي قد لا توجد في ميزات أخرى، ومن أشهرها وأهمها:

1. أدوات I

برنامج متعدد الأغراض بواجهة بسيطة وسهلة الاستخدام، مع تقسيم افتراضي ومخصص حسب الغرض، مناسب للعديد من المشاريع، لأنه يسمح بمشاركة الملفات والصور المختلفة، وتنظيم المهام، وتوزيعها وتعقبها، وإنشاء لوحات ومشاركتها مع الفرق، ولديه مساحة للتواصل من خلال الدردشة، ويمكنه حذف الرسائل أو تعديلها، والوظائف المرجعية. بدءا من إنشاء موقع حسوب العربي الرائد ، فهو أداة عربية بحتة في مجال العمل عن بعد والتعليم وتعزيز المحتوى العربي.

2. خدمة جوجل درايف

من يدري ، هذا يشبه النواة الرئيسية لبناء الفريق ، وجود حساب واحد في حسابات Google يكفي للاستفادة من خدمات متعددة ، أحدها هو Google Drive:

  • اسمح ب 15 غيغابايت من التخزين السحابي.
  • لا يحتوي فقط على خدمات الإرسال والاستقبال ، ولكن أيضا على العديد من الخدمات الفرعية الأخرى.
  • آمن للغاية ويسمح بمشاركة جميع أنواع الملفات بسرعة عبر التحميل أو مشاركة الروابط.
  • يحتوي محرر مستندات Google على ما يعادل Microsoft Word ، بينما تحتوي خدمة ورقة عمل Excel على معادلة سطح مكتب Excel.

هناك خدمات أخرى مشابهة ل Google Drive ، أشهرها خدمة Dropbox للتخزين السحابي.

3. جوجل Hangouts

إذا كنت تبحث عن أداة مجانية لاستضافة ندوات Webin ، فإننا نوصي بشدة بمؤتمرهم ، وهو أيضا أحد خدمات Google ، وإليك أهم ميزاته:

  • يسمح بالاجتماعات الصوتية أو المرئية أو المكتوبة ويمكن أن تستوعب ما يصل إلى 10 أشخاص لكل اجتماع.
  • شارك الملفات والصور والمزيد أثناء المكالمة.

4. تقويم جوجل

إذا قررت البدء في بناء الفريق، فلا تنس هذه الأداة العبقرية، فهي ستقوم بجدولة المهام وحساب التقويمات نيابة عنك لأنها مجانية وآمنة، ومفيدة جدا لإدارة الفرق عن بعد، خاصة إذا كان أعضاء الفريق يأتون من مناطق مختلفة بترتيب زمني، وتشمل ميزاتها:

  • واجهة المستخدم بسيطة وسهلة الاستخدام.
  • تنظيم المواعيد ومشاركتها مع أعضاء الفريق.
  • تنبيه أوقات الاجتماعات وأوقات تسليم العمل باستخدام التنبيهات.
  • امنع إمكانية بعض الأحداث والمواعيد في حال كنت لا تريد أن يراها الآخرون.
  • Gmail لتذكيرك بجدولك اليومي أو الأسبوعي.
  • على سبيل المثال، يمكنك العثور تلقائيا على الأوقات الفارغة واقتراحها ومزامنة تلك الأوقات لجميع أعضاء الفريق بحيث يمكن استخدامها للاجتماعات.

5. التكبير

يحظى برنامج المؤتمرات والمكالمات الصوتية والمرئية الأكثر استخداما على نطاق واسع في العالم ، نظرا لبساطة استخدامه ، على غرار Google Hangouts ، والمناسب للمشاريع من جميع الأنواع والأحجام ، بشعبية كبيرة بين الشركات الكبيرة. ميزاته:

  • يتم استخدامه أكثر للندوات العالمية والتعليم عن بعد.
  • لديها قدرات التسجيل والمشاركة وتسمح بمشاركة الملفات أثناء الاجتماعات.
  • تسمح النسخة المجانية من Zoom ب 40 دقيقة من الاجتماعات ل 100 شخص.
  • يحتوي على ميزة كتم الصوت أو إيقاف تشغيل الكاميرا ويحضر الاجتماعات فقط كمراقب.
  • سجل الدخول إلى Zoom للانضمام إلى الاجتماع من خلال الحصول على رابط أو رمز من كلا المجتمعين.

استنتاج بعد التفصيل في أساسيات بناء الفريق، والإدارة، وعوامل النجاح، نوصيكم بمجموعة من أفضل الكتب لتطوير المهارات القيادية وزيادة الإنتاجية، وتدور هذه الكتب حول أساليب الإدارة المناسبة لتنفيذ المشاريع والأعمال، وخاصة إدارة الفرق وجها لوجه، ويمكن وضع هذه الإرشادات والأساليب على فن إدارة الفرق عن بعد، لأنه على الرغم من اختلاف الوسائل، إلا أن الغرض متشابه.

نشرت في: بدء التشغيل قبل عام

زر الذهاب إلى الأعلى