ريادة الأعمال

دليلك إلى بناء ثقافة العمل عن بعد داخل شركتك

دليل لبناء ثقافة العمل عن بعد داخل شركتك

تبحث الشركات عن طرق لتحفيز الموظفين، وضمان اندماجهم في العمل، وحصولهم على إنتاجية أعلى، مما يسمح للشركة بالعودة إلى مزيد من النمو، والذي يتحقق من خلال خلق ثقافة بيئات العمل الإيجابية. ولكن ماذا لو كان يعمل عن بعد! كيف يمكنك بناء ثقافة العمل عن بعد لدفع نجاح الفريق؟

دليل:

المحتويات

ما هي ثقافة العمل عن بعد؟

ثقافة بيئة العمل هي واحدة من الجوانب التي تشكل فيها النظم الاجتماعية السلوك والمعاملة ، ويمتد تأثيرها مباشرة إلى أعضاء ذلك المجتمع الصغير. لذلك ، يمكن تعريف ثقافة العمل عن بعد بأنها الطريقة العامة التي يعمل بها أعضاء الفريق على أساس التعاون والتواصل الناجح لإنتاج مهام ناجحة. وكلما اتسع نطاق أساس العمل، زادت صعوبة نشر ثقافة العمل بين أعضائه الكثر.

العمل عن بعد له ثقافته الخاصة المتمثلة في ربط مجموعة من الأفراد الذين يعملون من أماكن مختلفة بالعالم من خلال الخبرات والمهام المشتركة التي تتطلب تعاونهم وتحديد أولوياتهم. هذه الثقافة هي نقطة اتصال تربط أعضاء فريقك بأهداف الشركة وأولوياتها ومبادئها حتى يفهموا حقوقهم والتزاماتهم ، بالإضافة إلى الخطوط الحمراء التي لا يمكن تجاوزها.

أهمية ثقافة العمل عن بعد

وفقا لدراسة أجرتها Glassdoor ، يعتقد 56٪ من الموظفين أن ثقافة العمل أكثر أهمية من قيمة الراتب. ثقافة العمل عن بعد التي تساعد على:

1. كسب رضا العملاء

خلق ثقافة قوية للعمل عن بعد حيث يعيش جميع الموظفين في وئام دون سوء فهم أو قيم متضاربة. تظهر هذه الثقافة المثالية تأثيرها داخل الشركة من خلال التعاون المثمر بين الأفراد الذين ينجزون المهام ويحققون أهداف العمل بالكفاءة المطلوبة ، وكذلك التأثير على العملاء في الخارج.

ما يهم العميل هو أنه يحصل على الخدمة أو المنتج بطريقة رائعة. تنتج جودة الثقافة السائدة في الشركة عملا يظهر في نهاية المطاف تأثيره على الخدمات والمنتجات، دون أي عيوب أو أخطاء ترتكب، ويتلقى العميل احتياجاته بشكل يفوق توقعاته، وبالتالي يحقق رضاه.

2. تحقيق الاحتفاظ بالموظفين

الاحتفاظ بالموظفين لا يقل أهمية عن الاحتفاظ بالعملاء. خلق ثقافة عمل سليمة عن بعد ، وخلق بيئة عمل صحية ، وجعل الموظفين أكثر نشاطا في تنفيذ العمل ، والمزيد من الثقة في الخدمات التي تقدمها الشركة ، وجعل الصعوبات والمشاكل في العمل تتفاعل بشكل إيجابي ، والحفاظ على مستوى عال من الحماس في هذه البيئة ، وجعل جميع الموظفين يعملون بجد وتحسين الإنتاجية.

الرضا الوظيفي للموظف وإيمانه بكل مهمة يقوم بها يقلل من احتمال تفكيره في المغادرة، وهو أمر مفيد أيضا لصاحب العمل لأنه كلما طالت مدة عمل الموظف في الشركة، كلما عرف كل تفاصيل الوظيفة، لم تكن الشركة بحاجة إلى توظيف أشخاص جدد لمعرفة تقدم الوظيفة منذ البداية، وكل عملية توظيف جديدة مكلفة. لذلك ، يمكن أن يؤدي تحقيق الاحتفاظ بالموظفين إلى توفير المال والوقت والجهد.

3. زيادة الأرباح ونمو الأعمال

استجابة لزيادة رضا العملاء وزيادة الاحتفاظ بالموظفين ، تغيرت الهوامش بشكل إيجابي بشكل كبير مع تحول العملاء إلى الشركة وجذب المزيد من العملاء الجدد. الزيادة في الأرباح مقارنة بالاقتصاد المحلي أو الدولي تعني زيادة كبيرة في حجم الشركة.

خطوات ترسيخ ثقافة العمل عن بعد

بناء هذه الثقافة في الشركة ليس عملية سريعة لإكمالها ويمكن أن يستغرق شهورا أو حتى سنوات. بغض النظر عن الثقافة التي ستتبناها شركتك ، هناك 10 خطوات أساسية ومتسقة لبناء ثقافة مكان العمل:

أولا: أبناء ثقافة قائمة على الثقة

الثقة هي قناة ثنائية الاتجاه بين أصحاب العمل والفرق ، لذلك عليهم الوثوق بهم للثقة بهم. الثقة مبنية على أساسين: أساس وأساس تنظيمي. تم تصميم الجانب النفسي لتنمية ثقة الفريق بك ، من خلال التعبير عن آرائك بشكل عفوي ، والتعبير عن اهتماماتك وآمالك ، والالتزام بالتواضع والمودة ، مما يخلق جزءا من الأمن النفسي الذي يحتاجه الموظفون عن بعد.

أما الجزء التنظيمي فيتحقق ذلك من خلال مبدأ إصلاح النقد البناء، حيث يكون الجميع عرضة للأخطاء ويكون على حق، ويحتاج كل شخص إلى الشخص الآخر لفرض رقابة على أفعاله ويصبح تعليقات موضوعية دون تعصب أو لوم. لا تستند التعليقات إلى الحكم الشخصي ، بل إلى رأي محايد حول الإجراءات التي تحدث ولها تأثير أثناء العمل.

ثانيا: تحديد الأولويات وتعيين التعيينات

على الرغم من أنه من السهل التواصل مع أعضاء الفريق في جميع الأوقات ، إلا أنه لا يزال يتعين عليك التفكير في جداول عملهم. إن مقاطعة فريق ما عندما يقوم ببعض الأعمال التي تحتاج إلى التركيز عليها تبطئ وتيرة الإنجاز ، وبالطبع ، تعد سرعة جودة العمل واحدة من أهم السمات التي تريد أن تكون لديك في ثقافة العمل عن بعد في شركتك.

في بداية كل أسبوع، يمكنك إعداد جدول زمني يمكن فيه جدولة المكالمات أو الاجتماعات ويطلب من فريقك تنفيذ نفس الأنشطة لتحديد النافذة الزمنية المشتركة التي يمكن استخدامها عند الاجتماع مع الفريق بأكمله أو مع الجميع.

ثالثا: اكتشاف نقاط القوة لدى الفريق

يجب أن تعرف كيف يعمل أعضاء فريقك معا والمهام التي يعمل الموظفون معا عن بعد، والتي على أساسها يمكنك تعيين مهام مشتركة لأصحابها ذوي الشخصيات المقربة، والحميمية هنا لا تعني تشابه الشخصيات، بل الاختلافات بين شخصياتهم والخصائص الأساسية لدعم بعضهم البعض لإنجاز المهمة. لا يضيع الوقت على الحجج أو الخلافات.

إليك كيفية الحصول على فكرة عن السمات الشخصية للموظف عن بعد: لإجراء مقابلة للحصول على دور أثناء عملية التوظيف ، يمكنك أيضا استخدام إحدى أدوات تصنيف الأدوار لإنشاء المزيد من المواقف وتحليل رد فعل المالك. من خلال تحديد أبعاد للسمات الشخصية لجميع الموظفين ، يمكن إجراء تغييرات تتماشى مع ثقافة العمل عن بعد في شركتهم.

رابعا: خلق بيئة عمل تساعد الموظفين على الاندماج

في بعض الأحيان يكون هدف الوظيفة واضحا للجميع ، ودافع الموظف ليس موجودا. يأتي إشعال الحماس من الدعم النفسي ، وتساعد الموظفين على التعبير عن هواياتهم واهتماماتهم وطرق استخدام أوقات فراغهم لأن تبادل الحديث عن تفضيلات الحياة يخلق توازنا عاطفيا بين الأفراد. يمكنك أيضا إنشاء ألعاب لاستخدامها في بيئة عمل افتراضية بهدف إنشاء اتصال قوي بين أعضاء الفريق.

خامسا: اجعل موظفيك أول عملائك

في عصر تهيمن عليه الشركات الموجهة نحو العملاء ، قامت هذه الشركات ببناء كل تفاصيل أعمالها لخدمتها. يوصى ببناء علاقة قوية بين الموظفين والشركة من خلال فهم أهدافهم ، وما يأملون في تحقيقه في المستقبل ، والاحتياجات الشخصية التي يرغبون في تحقيقها. إذا شعر الموظف عن بعد أن الشركة تهتم به كشخص وليس كمورد إنتاج ، فإنه يهتم بالعمل أكثر من ذي قبل.

من الأفضل إعداد تقرير شهري يتضمن إنتاجية الفرد وأدائه على مدار شهر، بالإضافة إلى هذه الأجزاء، والعناصر الخاصة بأهداف الفرد، وكذلك الخطوات التي يؤديها الفرد في العمل والتي تقربه من أهدافه الخاصة. من خلال القيام بذلك ، ستخلق ثقافة العمل عن بعد مع جمهورها الخاص بين موظفيها.

سادسا: إدخال تقليد الابتكار

كل مجتمع أو شركة لديها بعض التقاليد المميزة، ويجب عليك خلق هذا التقليد الفريد ومرافقة الموظف أينما ذهب للتعبير عن الروح الفريدة للشركة وشخصيته الخاصة.

سابعا: التحفيز المستمر

يجب على شركتك أن تقدر العمل الجيد وتميزه وتولي اهتماما كاملا به حتى يتأثر به جميع الناس. يمكن تحقيق الحوافز من خلال المزيد من الصلاحيات أو الزيادات أو بطاقات الخصم والهدايا أو المزيد من أساليب تطوير المهارات المتفوقة.

ثامنا: دعم فريقك بالتنبيهات المهمة

إنه لمن دواعي الفخر والاعتزاز مشاركة الأخبار الإعلامية عن الشركة أو أنشطتها مع الموظفين، فهي تعزز الشعور بالانتماء لدى الموظفين وتجعل الموظفين يشعرون بأن الشركة ليست مجال عمل يسعى إلى تحقيق الأرباح، بل هي بيت صغير له أهداف وأفعال، ويدعو أعضاءه إلى الفخر به.

تاسعا: تعزيز عناصر الابتكار والاكتفاء الذاتي في ثقافة العمل عن بعد

الطلب هو أم الاختراع، في محاولة لعرض جميع المشاكل التي تواجهها الشركة من حيث العمليات الداخلية بين الأفراد والعمليات الخارجية بين الشركات والعملاء، فالشفافية تساعد على تحفيز الموظفين على إيجاد الأدوات والأساليب التي توفر المزيد من الوقت والجهد، وتقلل من نسبة الأخطاء، وتؤدي إلى جودة أعلى.

عاشرا: الحفاظ على بيئة عمل تدعم التعاطف

معرفة بعضنا البعض ، والتعرف على بعضهم البعض ، يجعل الروابط أقوى ويزيد من ثقة الجميع في الآخرين. يواجه عضو الشركة حالة طوارئ في بيئة تدعم التعاطف ، وهو وضع مختلف تماما عن بيئة لا تدعم التعاطف ، وفي النهاية فإن أهم مورد للشركة هو الأشخاص وليس الآلات.

إن توفير العناصر الصحيحة للصحة في العمل عن بعد لا يقل أهمية عن خلق بيئة عمل صحية في المقر الرئيسي ، سواء لتحسين الحالة الأخلاقية للموظفين أو لكسب التقدير والاحترام والتعاطف من الأشياء التي يبحث عنها الناس وفقا لهرم ماسلو.

توفر التكنولوجيا المستخدمة للموظفين جزءا من ثقافة العمل عن بعد. لذلك ، من الأفضل توفير أدوات حديثة للموظفين لاستخدامها ، لأن تقدم الأدوات غالبا ما يرتبط بالاختصارات بمزيد من الوقت والجهد. هناك بعض الأدوات التي يمكن أن تساعد في خلق ثقافة قوية للعمل عن بعد:

أولا: أدوات إدارة المهام

سير العمل هو مهمة يقوم بها فرد أو مجموعة من الأفراد ، يتم تمريرها إلى قائد الفريق بعد اتباع إرشاداته وتوصياته ، والتي عادة ما تكون محدودة زمنيا. لذلك فإن من أهم أدوات العمل عن بعد هي وسيلة إدارة المهام التي يجب أن تكون وسيلة فعالة لمساعدة الموظفين على متابعة جميع المهام التي يحتاجونها ومواعيد تسليمها.

واحدة من أبرز أدوات إدارة المهام هي أداة I ، والتي تساعد أعضاء الفريق على تقسيم المهام الكبيرة إلى مجموعة أصغر من المهام ، لكل منها موعد نهائي تقريبي يجب على أعضاء الفريق الالتزام به ، وتسمح للفريق بتتبع تقدم الفريق في مهامهم في الوقت الفعلي. كجزء من إدارة المعرفة ، تسمح الأداة للفرق بمشاركة الملفات وتحميلها.

ثانيا: أدوات الاجتماع

يأتي العمل عن بعد مع العديد من الاجتماعات الافتراضية التي لا يمكن عقدها بدون إنترنت قوي ومنصة احترافية تسمح بمثل هذه الاجتماعات. ولكن قبل عقد اجتماع عمل ، يجب على كلا الطرفين الاتفاق على تاريخ مناسب. يتم ذلك من خلال أداة تسمح لأي من الطرفين بتحديد التاريخ الصحيح لهما ثم إرسال الرابط إلى الطرف الآخر لتحديد الموعد المشترك المناسب.

الأفكار التي تساعد على بناء ثقافة العمل عن بعد

إنها مجموعة بسيطة من الأفكار التي يمكن أن تعزز بسهولة العمود الفقري للشركة إذا أصبحت ثوابت وعادات روتينية.

1. تحديد سياسات العمل عن بعد بدقة

الوضوح يقصر النهج ويمنع الالتباس، لذلك من الأفضل توضيح جميع مفاهيم ثقافة العمل عن بعد للشركة، هل تتميز الوظيفة بساعات عملها المرنة؟ هل يجب أن يكون موظفوك حاضرين في وقت محدد حتى تتمكن من التواصل معهم؟ توضيح هذه السياسات دون أي مجال للصراع، والحفاظ على ثقافة العمل عن بعد في أفضل حالاتها ووضع الموظفين دائما في العالم. مناسبة للوضع المناسب.

2. اجتمع بشكل فردي مع أعضاء فريقك

في حين أن الاجتماعات المنتظمة مع الموظفين قد تبدو كافية لمناقشة جميع الموضوعات المشتركة ذات الاهتمام المشترك وأهداف الشركة ومهامها ، فإن الاجتماع مع الجميع في الشركة من وقت لآخر سيذيب الكثير من الجليد بينك وبين موظفيك. ليس هناك شك في أن هذه الفكرة مناسبة للشركات الصغيرة التي تضم من 3 إلى 10 أشخاص.

3. التقييم هو أهم جزء من التجربة

إن تبني ثقافة العمل عن بعد لا يعني بالضرورة أنها صالحة للحياة، لذلك من الأفضل تقييم الثقافة بشكل عادل من خلال تبسيطها إلى بضع نقاط تعبر عنها. وسألت: هل لعبت هذه النقاط دورها ولديها الكفاءة المطلوبة؟ ثم ينتقل التقييم إلى المرحلة الثانية ، وهي طرح نفس الأسئلة على الفريق ، ويتم أخذ إجاباتها في الاعتبار ، وهي ذات أهمية أعلى.

من خلال إجابات الفريق ، ستتعرف على أجزاء ثقافة العمل عن بعد التي تحفزهم على العمل والأجزاء التي تحبطهم ، وستتعرف على توصياتهم التي ستساعد العمل على السير بشكل أسرع. سيساعدك إنشاء الثقافة المناسبة على اختيار الموظفين المناسبين بسرعة وسهولة في المستقبل ، وقد قمت بالفعل بتطوير سياسة الشركة الصحيحة.

أسئلة حول ثقافة العمل عن بعد

كيف تخلق ثقافة العمل عن بعد لشركتك؟

مثل أي ثقافة عمل، تستغرق هذه الثقافة الكثير من الوقت والطاقة والصبر لتصبح مستقرة وقوية، لذلك عليك ربطها بالجذور القوية المتمثلة في الأهداف المرتبطة بالعمل على المدى القصير والطويل، والتي يتم اختيارها في نهاية المطاف من خلال رؤية واضحة لكل فرد. هذه الرؤية القوية سوف تتحكم في خيارات المواعدة الخاصة بك وتبني على جميع جوانب ثقافة العمل عن بعد.

كيف يمكنني تحسين ثقافة العمل الجماعي عن بعد؟

يأتي التحسين المستمر لثقافة العمل عن بعد من الترويج لبيئة عمل افتراضية تساعد على جدولة اجتماعات الفريق المنتظمة، والالتقاء مع الجميع وجها لوجه، وإنشاء ألعاب وفعاليات افتراضية من خلال إحدى منصات تنظيم الفعاليات التي تمكن الأفراد من التفاعل معالتواصل بين مديريها وبين الجميع والزملاء أسهل بكثير.

هل تساعد ثقافة العمل عن بعد في تحسين نتائج الأعمال؟

نعم. تساعد صلابة ثقافة العمل عن بعد الفرق على تحسين العلاقة بين أصحابها وأعضائها من خلال التواصل الفعال. كما أنها تساهم في الابتكار وحرية التعبير عن الأفكار ، مما يساهم في تطوير الأعمال.

إن ترسيخ ثقافة العمل عن بعد للشركة يمثل بلا شك تحديا، ويرتبط النجاح بنجاح الشركة في تحقيق أهدافها الحالية والمستقبلية، واستثمار الوقت والجهد لبناء ثقافة قوية.

نشر في: إدارة الفرق البعيدة منذ 6 أشهر

زر الذهاب إلى الأعلى