ريادة الأعمال

دليلك إلى التعامل مع الموظفين عن بعد بفاعلية

دليل للتعامل الفعال مع الموظفين عن بعد

الموظفون هم المحرك الأساسي لأي عمل تجاري، لذا فإن التعامل مع الموظفين وإدارتهم هو فن ومهارة يجب على أي مدير أو مسؤول موارد بشرية البناء عليها من المعرفة والخبرة، سواء كان العمل في المقر الرئيسي أو العمل عن بعد. ولكن كيف تتعامل مع المرؤوسين عن بعد؟

دليل:

مستقبل مشاركة الموظفين عن بعد

العمل عن بعد هو مستقبل جميع الشركات، وتظهر جميع الإحصاءات والدراسات أن نسبة الموظفين عن بعد آخذة في الازدياد، سواء كانوا جزءا من نظام هجين يجمع بين العمل عن بعد والعمل في المقر، أو العمل عن بعد فقط. بدأت هذه القفزة في هذا النوع من العمل تتطور حتى قبل بدء جائحة كورونا.

ووفقا لدراسة، ستصل نسبة الموظفين عن بعد إلى 31٪ من إجمالي عدد الموظفين في جميع أنحاء العالم بحلول نهاية عام 2022. ومن المتوقع أن ينمو العمل عن بعد للعاملين في مجال المعرفة العاملين في المجالات العلمية مثل المبرمجين والمهندسين إلى حوالي 51 في المائة.

كلما ارتفعت هذه النسب المئوية ، كلما احتجت إلى وضع حدود واضحة للتعامل مع الموظفين عن بعد. على سبيل المثال ، عندما يرى المدير أحد موظفيه يشعر بالملل ، يتعين عليه تكليفه بمهمة جديدة تختلف عن عمله اليومي من أجل منحهم فرصة للتعلم. التعامل مع موظف سيئ لا يعني فصله مباشرة وعدم إعطائه فرصة، حيث يجب على المدير إعطائه التعليمات والتعليمات لمساعدته على إنجاز المزيد من المهام.

ووفقا لإحصائية أجرتها مجلة هارفارد بيزنس ريفيو، يعتقد أكثر من 40 في المائة من 215 مديرا من 24 دولة أنهم لا يستطيعون التعامل مع الموظفين عن بعد. في حين وافق 38 في المائة منهم على أن الموظفين لن يؤدوا المهام بالكفاءة المطلوبة إذا لم يكونوا في مكان العمل. ونتيجة لذلك ، فإن عدم وجود موظف في المقر الرئيسي يمكن أن يسبب الشك في نفس المدير ويقلل من ثقته بنفسه.

لذلك ، فإن مفتاح معضلة التعامل مع الموظفين عن بعد هو بناء الثقة ، وقبل أن يتمكن المدير من تطوير استراتيجية إدارة قائمة على الثقة ، يجب أن يكون على دراية بالتحديات التي يواجهها الموظفون عند العمل عن بعد.

تحدي العمل عن بعد

أولا: التحديات التي يواجهها الموظفون

يوفر العمل عن بعد قدرا كبيرا من المرونة والراحة لأن الموظفين يعملون بملابس أقل رسمية ، ويجلسون على مكاتب مريحة ، وغيرها من الوظائف. ومع ذلك ، من خلال ورقة بحثية ، رصد المكتب الوطني للبحوث الاقتصادية تسلل العمل إلى وقت الراحة.

وتتضمن الورقة البحثية متابعة لأكثر من 3 ملايين موظف يعملون في 21 ألف شركة، وتتضمن عدة رسوم بيانية، أهمها رسم بياني لأيام العمل، يوضح أن الفترة الزمنية زادت فور انتهاء الحظر الكامل على جائحة كورونا. تجدر الإشارة إلى أن الفترة الزمنية ليوم العمل هي الوقت بين استلام البريد الإلكتروني الأول والبريد الإلكتروني الأخير.

بالإضافة إلى المزيج بين العمل والراحة ، هناك تحد آخر هو الشعور بالوحدة ، خاصة إذا كان الموظفون يعيشون بمفردهم في المنزل. غالبا ما تكسر هذه التفاعلات في المكتب دائرة الإجهاد والتوتر لأن الناس اجتماعيون بالفعل.

عند وضع استراتيجيات للتعامل مع الموظفين عن بعد، يجب على المديرين مراعاة الحياة الشخصية للموظفين حتى لا تطغى عليهم، ويجب أن يوفروا وسيلة لتحسين التواصل بين الأفراد، وبالتالي تحسين بيئة العمل عن بعد.

ثانيا: التحديات التي يواجهها المديرون

ومع ذلك ، عندما ينتقل الموظفون إلى منازلهم ، فإن هذه الخطوط تطمس بسبب التحديات التي يواجهها كلا الطرفين ، ويواجه المديرون أيضا التحديات التالية:

1. انخفاض الثقة

يتم إنشاء الثقة تلقائيا أثناء عملية بناء الفريق، لذلك عندما تنخفض الثقة لأن الموظفين لا يبقون في المكتب طوال الوقت، فهذا يعني أن الفرق لا يتم بناؤها كما هو متوقع. ومع ذلك ، من السهل التغلب على هذه المشكلة ، حيث ينتهي الأمر بالعمل والإنتاجية إلى أن يكونا الحكم.

2. صعوبات التواصل

ربما يكون التواصل أحد أخطر المشاكل التي يواجهها المديرون. في المكتب ، يتواصل المدير مع الموظف عن طريق استدعائه إلى مكتبه أو عن طريق الهاتف الداخلي. في العمل عن بعد ، يمكن أن يصبح التواصل أبطأ قليلا ويستغرق المزيد من الوقت لتحديد الوقت المناسب. لذلك ، يعد تطوير خطة تتضمن مبادئ التواصل بين المنظمات البعيدة والموظفين خطوة مهمة في إدارة الأعمال بنجاح.

3. نقص المهيجات

يعد الحفاظ على التواصل الجيد من أهم المهارات في التعامل مع الموظفين، ولكنه لا يجعل الرؤية واضحة بما فيه الكفاية، ويشعر المدير دائما بعدم وجود حافز للعمل، وهو تحد عليه مواجهته، والعمل على رفع الروح المعنوية للفريق.

على سبيل المثال ، الغرض الرئيسي من إرسال بريد إلكتروني هو الثناء على الموظفين وشكرهم وطمأنتهم على صحتهم ، لذا فإن رعاية الموظفين هي أحد العناصر التي توفر الأمان الوظيفي وتحفز الموظفين.

استراتيجيات التعامل مع الموظفين عن بعد

تأخذ الاستراتيجية أيضا في الاعتبار التحديات الأساسية للتعامل مع الموظفين الذين يشتكون ، والموظفين السيئين ، والتعيينات الجديدة ، ومكافأة الموظفين الجادين ، وأشياء أخرى. وهي بذلك تكون مكملة للطريقة التي يعامل بها الموظفون في مركز العمل.

1. التعامل مع الموظفين الجدد

الموظف الجديد في الشركة المعين من قبل إدارة الموارد البشرية، والذي تنطبق مؤهلاته ومهاراته على الوظيفة، ولكن هذا لا يعني أنه يعرف كل شيء، فهو لا يزال في حالة تعلم مستمر عن الشركة وأنظمتها وطريقة العمل معها. لذلك ، فإن العمل عن بعد ليس فكرة مريحة بالنسبة له ، وإذا شعر بالتجول قليلا في ممرات العمل في المقر الرئيسي ، فإن هذا الارتباك سيزداد مع العمل عن بعد.

يتطلب دعم موظف جديد تعيين موظف قديم ليكون مرشده، الذي يرشده إلى اليمين ويساعده في حل أي مشاكل يواجهها، ولا شك أن المرشد لا يقضي كل وقته في متابعة الموظف الجديد، فلديه مهام أخرى يقوم بها، لذلك يجب على الشركة توفير تدريب خاص للموظف الجديد.

سيتم تسجيل التدريب عن بعد للموظفين الجدد على شبكة الإنترنت أو المحاضرات الحية مع الاختبارات والمهام التي تؤكد وصول المعلومات ، والتي تهتم فيها الشركات بشرح سياسة العمل عن بعد وكيفية التواصل مع الرؤساء والزملاء وغيرهم. إن تعيين موظف جديد في مهمة يكون مسؤولا عنها وحده سيعزز ثقته بنفسه ، ويطور مهاراته ، ويساعده على الاندماج أكثر في بيئة العمل عن بعد.

2. الموظفون الذين يتعاملون مع الشكاوى

الحفاظ على نقطة الاتصال بين المديرين والموظفين عن بعد بحيث يكون المديرون على دراية تامة بما يحدث من خلال تحديد موعد للتواصل، مثل مراجعة المهام في بداية أسبوع العمل وعرض التقدم المحرز في كل مهمة خلال عطلة نهاية الأسبوع. مع هذا النهج ، سيسهل على المديرين أو مسؤولي الموارد البشرية ملاحظة أي مشكلات ، بما في ذلك شكاوى الموظفين.

قبل اتخاذ أي إجراء، لا بد من عقد اجتماع مع الموظف باستخدام وسائل الاتصال الافتراضية المناسبة، يعرض فيه الموظف أسباب عدم رضاه، وبعد تحليل المشكلة، يعود المدير إلى سياسات الشركة ويوازنها من خلال أفعاله، سواء كان يمتثل لسياساته أو يخالف هذه السياسات، ويحق للموظف التعبير عن اعتراضاته؟

3. التعامل مع الموظفين المجتهدين

هناك الكثير من الموظفين الذين يعملون بجد والذين يجدون وظائف لإثبات أنفسهم. وكجزء من عملية الحوافز، يجب على المديرين مكافأتهم بشكل متناسب بناء على طبيعتهم وميلهم، ويمكن أن يبدأ نطاق المكافآت باستلام الهدايا المادية، مثل إرسال طرد يحتوي على درع يحمل اسم الموظف، وقد يتم دفع الهدية للتدريب الذي تجريه الشركة لتطوير الموظفين.

7 خطوات للتعامل بفعالية مع الموظفين عن بعد

هناك العديد من المهارات التي يجب مراعاتها عند التعامل مع الموظفين عن بعد، وبعد تحديد التحديات التي سيواجهها الموظفون والمديرون عن بعد، وبعد تحديد المسار الرئيسي للتعامل مع الموظفين بناء على سلوكهم، فقد حان الوقت للإشارة إلى قيود التعامل مع الموظفين، مع مراعاة كل ما سبق:

1. تطوير استراتيجية الاتصال الداخلي

أدى نقص التواصل إلى انخفاض الإنتاجية ، وانخفاض تكامل الموظفين مع أهداف الشركة ، وأدت تجربة العمل السيئة في النهاية إلى استقالته. هذا تنبيه طارئ يدفع المديرين إلى التخطيط لاستراتيجيات الاتصال الداخلي.

تحتاج استراتيجية التواصل الداخلي إلى تحديد الطريقة المثالية للتواصل مع الموظفين ومن ثم تحديد الأهداف، مما يعني تحقيق تلك الأهداف، ثم إعداد المحتوى الذي يؤثر عليهم ويدفعهم إلى التفاعل أكثر، وتحديد تواريخ التواصل المثلى، وأخيرا وضع المقاييس التي تظهر نجاح أو فشل تلك الاستراتيجية.

2. إتقان التواصل الاستباقي

لتوفير الكثير من الوقت، يجب على المديرين معرفة الأسئلة والتحديات التي قد يواجهها الموظفون في العمل والإجابة عليها، مما يؤدي إلى أعلى مستوى من الإنتاجية ويعتمد على تحليل المواقف باستمرار للتنبؤ بالتحديات التي سيواجهها الموظفون في المرحلة المقبلة.

كما يجب على المديرين التركيز على الأسباب الكامنة وراء كل مهمة يتم تكليفها بها للفريق، بدلا من محتوى المهمة وطريقة أدائها، لأنه مهما كانت مرهقة، فإن العقلانية هي أحد أهم الدوافع لمساعدة الفريق على إنجاز المهمة، وفقدان السبب يمكن أن يترك الفريق في حالة من الإرهاق والوقت غير المفهوم.

3. التعبير عن الثقافة التنظيمية

لا ترتبط الثقافة التنظيمية للشركة بالمقر الرئيسي فحسب ، بل إنها ترافق العمل أينما ذهبت. إذا كانت الشركة تؤمن بثقافة السوق ، فيجب على المديرين خلق روح المنافسة بين أعضاء الفريق بطريقة إيجابية تساعد على إنجاز المهمة وإنجاز المهمة بالكفاءة المطلوبة.

التعريف بالثقافة التنظيمية لفريق العمل للشركة وتوجيههم على الأمور الصعبة والمجهدة داخل الشركة، لذلك سيتطلب هذا النشاط جهدا مضاعفا خارج الشركة، والذي سيكون لقاء مكثفا مع الموظفين من خلال استخدام طريقة اتصال افتراضية وضرورة إجراء محادثات عفوية لمعالجة جميع جوانب تلك الثقافة.

4. وضع استراتيجية لبناء الثقة

من الأسهل على المديرين بناء الثقة مع الموظفين عند التعامل وجها لوجه ، ولكن مع مشاركة الموظفين عن بعد ، يمكن أن تنشأ المشاكل بقوة. بالنسبة لبعض الشركات ، قد تكون مسابقات بناء الفريق حلا مقبولا ، في حين يصعب تنفيذ البعض الآخر.

ويعد التقييم المتبادل أحد الحلول التي توضح هذا الهدف، حيث يوجد تقويم مشترك بين الموظفين والمديرين، والذي يحدد المواعيد المتاحة للعمل والتواصل، وكذلك المواعيد التي يصعب التواصل معها لأسباب شخصية، مثل زيارة الأطباء وغيرهم.

لن يؤتي بناء الثقة ثماره بين عشية وضحاها، بل يعتمد على المتابعة والصبر والمديرين الذين يقدمون المزيد من الفرص للموظفين عن بعد. إذا كان المدير هو واحد من أولئك الذين يحبون اتباع التفاصيل الدقيقة لما يفعله الموظف في العمل ، فلن يكون لدى الموظف عن بعد أي فرصة للقيام بذلك ، ومن الصعب عليه تحقيق ذلك.

5. تذكر أنهم جزء من الشركة

يجب عليك دائما تذكير الموظفين بأنه كجزء لا يتجزأ من الشركة ، يمكنك التقدم مباشرة عبر البريد الإلكتروني ، على سبيل المثال ، في الذكرى السنوية الثالثة لتعيين شخص ما في الشركة ، وإخطار الموظفين بشكل غير مباشر عنهم عن طريق إرسال تحديثات منتظمة إلى سياسات الشركة.

ووفقا لهرم ماسلو، فإن التقدير هو أحد الاحتياجات الأساسية للبشر، لذلك عند التعامل مع الموظفين عن بعد، يجب على المدير إظهار الاهتمام بهم كجزء من واجباته، تماما كما يرسل إلى الموظفين في مكان العمل.

6. قم بتوصيل واحد للجميع

في نظر العديد من المديرين ، فإن دعوة الموظفين إلى المقر الرئيسي أو مواقع الاجتماعات عن بعد إذا كانوا في نفس المدينة يساعد على ربط كل موظف بالكل والجميع بالشركة. ويجب أن تستفيد هذه الاجتماعات استفادة كاملة من تدريب الموظفين لاكتساب مهارات جديدة والاتصال المباشر عن بعد مع الموظفين، بدلا من استخدام وسائط الإعلام في المقام الأول.

بعد إعداد مدير أو مسؤول موارد بشرية للتعامل مع الموظفين عن بعد وتغطية جميع الجوانب الرئيسية ، حان الوقت لإدارة الموظفين عن بعد لأول مرة ، ويمكن للمدير إثبات فعالية نهجه في التعامل مع المرؤوسين عن بعد.

7. تقييم أداء الموظفين عن بعد

لا ينتظر المدير حتى تحدث المشكلة حتى يعترف بأن أداء الموظف ضعيف، ولكن عليه أن يوضح منذ البداية ما يتوقعه من الموظف عن بعد، سواء كان ساعات العمل أو الإنتاجية أو الجودة، وإذا أكمل شخص ما مهمة لا تستوفي المعايير المطلوبة، فعليه الانتباه لمنع حدوثها مرة أخرى.

يتزايد العمل عن بعد باستمرار ، لذلك يحتاج فن إدارة والتعامل مع الموظفين عن بعد باستمرار إلى التطوير والتعديل للتكيف مع روح واحتياجات الموظفين والعصر. يمكنك دائما توظيف أفضل الفنيين العرب عن بعد عبر منصة عن بعد للإعلان عن فرص العمل الخاصة بك على الفور.

نشر في: نصائح لأصحاب الأعمال منذ 9 أشهر

زر الذهاب إلى الأعلى