مال و أعمال

تعرف على أبرز خدمات المساعد الافتراضي على خمسات

تعرف على أبرز خدمات المساعد الافتراضي على المجموعات المكونة من خمسة أشخاص

يحتاج العديد من رواد الأعمال والشركات الناشئة إلى الاستفادة من ممثليهم لإنجاز العديد من المهام اليومية، وتنظيم وإدارة الأعمال، والالتزام بإطلاق ومتابعة مشاريعهم دون إجهاد، والتركيز بشكل أفضل على أهدافهم التسويقية، ومع تطور التكنولوجيا وأدوات الاتصال، ظهرت وظائف المساعدين الافتراضيين بمهاراته، التي لا غنى عنها لأصحاب الأعمال.

إذا كنت رائد أعمال أو رائد أعمال ناشئ ولا تزال المهام العادية المتراكمة في التقويم الخاص بك تجعلك تشعر بالتوتر والتشتت ، فستخبرك هذه المقالة بمدى أهمية استخدام مساعد افتراضي للتخلص من التوتر من هذه المهام وسترشدك للعثور على أفضل منصة توظيف ستجد من خلالها مساعدك الافتراضي المحترف ، ولكن إذا كنت حريصا على بدء عملك الخاص من خلال العمل الحر كمساعد افتراضي ، فيرجى استخدام هذه المقالة كمرجع لكل ما قد ترغب في معرفته عن تلك الوظيفة الافتراضية.

دليل:

ما هو المساعد الافتراضي؟

يشمل تعريف المساعد الافتراضي كل من يلتزم بتقديم الخدمات لرواد الأعمال ورواد الأعمال عن بعد، ويتقاضى رسوما يتم الاتفاق عليها مسبقا، ويشير استخدام كلمة “افتراضي” إلى أن المساعد يعمل عبر الإنترنت لحسابه الخاص، حيث يعد أحد أنواع العمل الحر عبر الإنترنت، مما يوسع نطاق العمل ويمكن المساعد الافتراضي من بدء العمل من أي مكان في العالم.

لماذا يعتبر المساعدون الافتراضيون مهمين؟

تكمن أهمية المساعد الافتراضي في تعدد المهام التي يمكنه القيام بها – والتي سنراجعها لاحقا – مما يساعد على تحقيق أهداف التسويق بشكل أسرع وأسهل. فيما يلي أهم وأبرز فوائد استخدام مساعد افتراضي لإدارة أعمالك:

1. إدارة المهام وإكمالها

يمكن للمهام الروتينية الصغيرة ولكن الكثيرة ، بغض النظر عن مدى ضرورتها ، أن تعيق إبداعك وتركيزك ، وبالتالي تقلل من إنتاجيتك. لذا فإن توظيف مساعد افتراضي لأداء هذه المهام سيسمح لك بالتركيز على المهام الأكبر التي تتطلب تركيزك ، مما يؤدي في النهاية إلى زيادة الإنتاجية وتوفير الوقت والجهد وتحقيق أهدافك التسويقية بسهولة.

2. خفض تكاليف الميزانية والعمالة

يتطلب منك توظيف مساعد شخصي تقليدي بدوام كامل الالتزام براتب ضخم وضرائب وتأمين وتكلفة إنشاء مكتب وتعويض وإجازات وما إلى ذلك ، مما قد يضع عبئا على ميزانيتك ، في حين أن الاعتماد على مساعد افتراضي عبر الإنترنت لن يكلفك سوى دفع ثمن الخدمات التي ستحصل عليها ، مما يؤدي إلى ترشيد الميزانية وتقليل التوظيف ، وهو الفرق بين المساعد الافتراضي والمساعد الشخصي.

3. مرونة ساعات العمل

على عكس المساعدين الشخصيين التقليديين، لا يقتصر المساعدون الافتراضيون على ساعات عمل محددة، والتي تعد من أكثر الأمور مرونة حول المساعدين الافتراضيين، حيث يمكن لبعضها حتى العمل في المساء أو في أيام العطل الرسمية وفقا لجدولك الزمني، مما يساعد في المهام العاجلة التي تتطلب تدخلا فوريا أو إنجازا سريعا.

ما هي الخدمات التي يقدمها المساعد الافتراضي؟

قد لا تنتهي قائمة الخدمات والمهام التي يمكن أن يقدمها المساعد الافتراضي وستختلف حسب المهارات التي يمتلكها. ومن أبرز هذه الخدمات:

  • خدمة العملاء.
  • إدارة الدعم مثل إدخال البيانات وجدولة المواعيد وإدارة التقويمات وكتابة التقارير.
  • إدارة وسائل التواصل الاجتماعي، مثل نشر وإدارة المنشورات، ومتابعة التعليقات والرد على الاستفسارات.
  • التدقيق اللغوي والتحرير والأعمال المنسوخة والمكتوبة.
  • إدارة الحساب.
  • كتابة المحتوى وإدارته.
  • جدولة وتنظيم الحملات التسويقية.
  • إدارة البريد الإلكتروني.
  • التسويق الإلكتروني.
  • اختط.
  • تنظيم وإدارة الاجتماعات.
  • إعداد الحقيبة التدريبية.
  • إدارة متجرك الإلكتروني.

مهارات المساعد الافتراضي

إذا قررت بدء عملك الحر كمساعد افتراضي ، فيجب أن تعرف المهارات الأساسية التي يجب أن تمتلكها والتي ستسمح لك بالنجاح في الخطوة الأولى ، وهناك عدد لا يحصى من المهارات الأخرى المهمة من حيث أنها ستمكنك من الاستمرار في المجال وتوسيع نطاق خدماتك وخبراتك.

والخبر السار هو أن هذه المهارات لا تقتصر على دراسة أو تخصص معين أو على درجة معينة، بمعنى أنه يمكنك اكتسابها وتعلمها حتى لو لم يكن لديك خبرة سابقة، كما أن تعلمها وممارستها سيبني تجربتك ويعزز نجاحك. وهنا نسلط الضوء على أبرز وأهم هذه المهارات:

1. إدارة الوقت والمهارات الإدارية

واحدة من أهم المهارات التي يحتاجها المساعد الافتراضي هي مهارات إدارة الوقت، حيث يعتمد معظم عمله عليها، من تنظيم وقته الخاص، إلى تنظيم وقت العملاء وجداولهم الزمنية ومهامهم. لا شك أن الإدارة الجيدة للمساعد الافتراضي لأجندة العميل تعطي انطباعا مهنيا عن تقديره لقيمة الوقت ، مما يعطي الأمل في صفقة طويلة الأجل بين الطرفين.

تكمن أهمية الاحتراف في إدارة الوقت ومهارات الإدارة في أنها تقلل من التوتر والانحرافات والشعور بالارتباك ، مما سيجعلك أكثر إنتاجية وأكثر قدرة على تحقيق أهدافك الأصلية. ودي. إليك بعض النصائح لمساعدتك في إدارة وقتك:

  • حدد الأهداف وشدد خططك.
  • العمل وفقا لجدول زمني يحتوي على المهام المطلوبة.
  • تقسيم هذه المهام وتحديد أولوياتها.
  • لا تفرط في تحميل المهام، ولكن خصص وقتا كافيا للمهام التي قد تظهر أثناء العمل.
  • أبلغ العملاء بالجدول الزمني الذي حددته لأعمالهم وشارك أفكارهم حوله لتجنب أي ملاحظات قد تعطل سير عملك.
  • ابتعد عن الانحرافات وتعلم أن تقول “لا” للأشياء غير الضرورية التي قد تخرجك من خطتك.
  • العمل على فترات ، تتخللها فترات راحة متقطعة وبسيطة.
  • استخدم التطبيقات والأدوات لمساعدتك في جدولة العمل وتنظيم وقتك وإنجاز العمل، والتي سنغطي بعضها لاحقا.

2. مهارات التفاوض والإقناع

إذا كنت تريد أن تكون مساعدا افتراضيا ناجحا ، فيجب أن يكون لديك القدرة على التفاوض والإقناع ، وفي كثير من الأحيان سيكون عليك التفاوض مع عملائك المستهدفين ، ودعوتهم إلى اتخاذ إجراءات إيجابية تفيد رواد الأعمال الذين تعمل معهم ، وكلما كانت مهاراتك في التفاوض والإقناع أكثر احترافية ، كلما تمكنت من تحويل العملاء المحتملين إلى عملاء حقيقيين.

3. مهارات المسح البحثي

البحث والتحري وراء المعلومات والأخبار والتداول هو في صميم عمل المساعد الافتراضي، وهو أمر ليس سهلا، ولكنه يتطلب قدرة عالية التركيز على التقاط المعلومات، والتحقق من صحتها بدقة، وشغفا لمواصلة البحث حتى يتم الوصول إلى النتيجة المرجوة.

4. المهارات التقنية والحاسوبية

لا شك أن إتقان المساعد الافتراضي لمهارات الحاسب الآلي أمر ضروري، لأن معظم المهام التي سيقوم بها المساعد تتطلب هذه المهارات، كما أن الإلمام ببعض المهارات التقنية سيؤهله ليكون محترفا ويساعده على إنجاز العديد من المهام الإضافية، فضلا عن واحدة من أهم مهارات الحاسب الآلي الشائعة التي يجب أن يكون على دراية بها: برامج مايكروسوفت أوفيس وأدوات أتمتة التسويق.

5. قادرة على العمل تحت الضغط

وبغض النظر عن كيفية سعي المساعد الافتراضي لإدارة وقته وتنظيم عمله وبذل الجهد للقيام بذلك، فإن قطاع الأعمال لا يخلو من بعض اللحظات الصعبة والعاجلة التي تتطلب قدرة خاصة على مواصلة العمل والبقاء منتجا تحت الضغط، وفي هذه الأوقات يكون الفرق بين المساعد المحترف الذي يصعب القيام به والمساعد التقليدي الذي قد يشتت انتباهه بسبب الإجهاد واضحا.

6. صنع القرار

إذا كنت تريد أن تكون مساعدا افتراضيا، عليك أن تعرف أنك ستتصرف نيابة عن صاحب العمل في العديد من المهام، وسوف تتحدث نيابة عنهم في العديد من المواقف، وستكون على اتصال مع عملائك المستهدفين، مما سيعرضك للعديد من المواقف التي تتطلب منك اتخاذ القرارات أو الإجراءات فورا نيابة عن العميل. بالطبع ، سيتم مراجعة هذه القرارات لاحقا من قبل صاحب العمل ، الذي سيقوم بتحليلها بدقة ، والنظر في مدى توافقها مع أهداف المشروع وانتظار النتائج ، وإذا كانت هذه القرارات لا تفي بالمسؤوليات ، فيجب ألا يكون التعاون بين الطرفين ناجحا أو طويل الأجل.

إن اتخاذ القرار الصحيح ليس عشوائيا أو متهورا ، ولكنه نتيجة للعديد من الممارسات ، مثل:

  • التحليل المنطقي.
  • مراعاة وعدم الاندفاع.
  • تراكم الخبرة.
  • مهارات حل المشكلات.
  • فكر بعمق.

كيف أعمل كمساعد افتراضي في المنزل؟

السؤال الذي يثقل كاهلك الآن هو حتما حول الخطوات التي يمكنك اتباعها واتخاذها للوصول إلى عالم المساعدين الافتراضيين العاملين لحسابهم الخاص. إنها ليست خوارزمية يمكنك العمل عليها في أي مكان ، حتى في المنزل ، ومن المهم أن يكون لديك دافع قوي لصقل وبناء مهاراتك ، بالإضافة إلى جهاز كمبيوتر متصل بالإنترنت. الخطوات هي كما يلي:

1. حدد مهاراتك وخدماتك

لا تصرف انتباهك عن الخدمات التي لا تعد ولا تحصى للمساعد الافتراضي عندما تبدأ طريقك لتصبح مستقلا ، ولكن بدلا من ذلك اعمل بجد لصقل مهاراتك في الخدمات المحددة التي أتقنتها لبدء مسارك ثم تحسين مهاراتك بمزيد من التعلم الذي سيؤهلك لزيادة خدماتك.

2. سعر خدماتك

يساهم التسعير بشكل كبير في استجابة عميلك المستهدف أو رائد الأعمال لخدمتك ، وقبل البدء ، تحتاج إلى فهم كيفية تسعير خدمتك بشكل مناسب بطريقة احترافية وفهم العوامل التي تؤثر على استراتيجية التسعير التي ستتبعها ، مثل:

  • مقدار القيمة التي يتلقاها العميل من الخدمات المقدمة.
  • نطاق وشدة اللعبة.
  • الجزء المستهدف من العميل المحتمل.
  • عدد المهارات المطلوبة للوظيفة.
  • الطاقة المنفقة.
  • مستوى الخبرة.

عندما لا تزال مساعدا افتراضيا مبتدئا ، تكون المكافآت مجزية ، وهذا ليس بديهيا. لذلك ، عليك تعزيز استراتيجية التسعير الخاصة بك لإثبات قيمتك وتعزيز خبرتك ، ومن ثم يمكنك رفع السعر.

هناك أكثر من طريقة تسعير واحدة، يمكنك تحديد سعر الخدمة في الساعة وفرض رسوم قدرها 20 دولارا في الساعة على سبيل المثال، ويمكنك تحديد السعر وفقا لنوع الخدمة المقدمة.

3. إنشاء موقع على شبكة الإنترنت

بعد تحديد الخدمات بناء على مهاراتك وتحديد السعر المناسب لها ، يمكنك إنشاء موقع الويب الخاص بك لمراجعة تلك الخدمات والمهارات ، وتحديد عملائك المستهدفين ، وتكون الوجهة المباشرة لتلك التوقعات.

إنشاء موقع على شبكة الإنترنت ليس شرطا ضروريا لتصبح مساعدا افتراضيا ، كما أنه ليس شرطا ضروريا لك لدخول عالم الأعمال. إنه مجاني بشكل أساسي ، ولكن هذا يمكن أن يمنح خدمتك مظهرا احترافيا ، مما يترك انطباعا أوليا جيدا على العملاء المحتملين ويسهل عليهم الاتصال بك.

4. انضم إلى منصة المستقلين

أقصر طريقة للوصول إلى عملائك المستهدفين هي الانضمام إلى إحدى منصات العمل الحر التي يمكنك من خلالها تقديم خدماتك وتقديم العروض لرواد الأعمال الذين يبحثون عن مساعد افتراضي مناسب من خلالها. ومن أبرز هذه المنصات منصة “خمسات”، أكبر سوق لبيع وشراء الخدمات المصغرة في الجزيرة العربية، والتي يمكنك من خلالها توظيف نفسك كمساعد افتراضي والبدء في إظهار مهاراتك ونموذج أعمالك.

5. البازار الذي يخدمك

يمكنك أيضا الاعتماد على تسويق خدماتك من خلال وسائل التواصل الاجتماعي المختلفة (مثل Facebook و Twitter و Instagram) التي تتيح لك الاقتراب من عملائك المستهدفين والعمل على بناء علاقات ناجحة معهم ستؤتي ثمارها بلا شك في المستقبل.

6. التواصل مع رواد الأعمال

لا بأس من الكتابة إلى العملاء المبتدئين وإخبارهم بأنهم بحاجة إلى مساعد افتراضي وتقديم خدماتك ونموذج أعمالك لهم ، ولكن كن حريصا على جعلهم يشعرون وكأنك تفرض أو تكرر الطلب عليهم دون داع. لذا ، ما عليك سوى تقديم خدماتك لفترة وجيزة ومهنية وتركها عنوان موقع الويب الخاص بك والبريد الإلكتروني ، فقد يحتاجون إليك في المستقبل ، حتى تترك انطباعا أوليا جيدا عليهم.

7. لا تتوقف عن اكتساب المزيد من المهارات

أهم سمات جذب رواد الأعمال في مساعد افتراضي هي تعدد المهام، وأداء أدوار متعددة، وعدم إهمال الجودة والاحترافية، والطريقة الوحيدة للقيام بذلك هي عدم التوقف عن إتقان مهاراتك واكتساب المزيد من المهارات، لتصبح مساعدا افتراضيا لا يمكن استبداله أو التخلي عنه. بعض من أهم الطرق لاكتساب مهارات متعددة هي:

  • اشترك في Haدورات تدريبية مكثفة تقدمها أكاديمية سوبور في مختلف المجالات.
  • تابع القراءة لتوسيع آفاقك ، وصقل معرفتك ، والبقاء على اطلاع دائم.
  • كن مستمعا جيدا ، واستمع إلى تجارب الآخرين ، واستخدم نقاط قوتهم ، وتجنب عواطفهم السلبية.
  • يوتيوب مليء بدروس الفيديو حول مهارات مختلفة ، لا تفوتها.

أداة المساعدة للمساعد الافتراضي

هناك العديد من الأدوات التي يمكن أن تسهل عمل المساعدين الافتراضيين وتجعلهم أكثر تنظيما وأسرع وأعلى جودة لإكمال المهام. فيما يلي بعض هذه الأدوات:

ضغط الكلمات

يمكنك إنشاء موقع الويب الخاص بك باستخدام أدوات WordPress الشائعة والجودة ، وإذا لم تكن على دراية بالفعل بكيفية إنشاء موقع WordPress على الويب ، فيمكنك التحقق من إنشاء موقع WordPress على الويب: خطوة بخطوة للمبتدئين.

جوجل درايف

تساعدك خدمات Google Drive السحابية على إنشاء الملفات والمجلدات وتخزينها ومشاركتها مع فريقك، وضمان الوصول السهل والآمن إلى المحتوى الخاص بك، بما في ذلك:

أنا

أدوات I

أداة Me هي أداة رائعة تساعدك على تنظيم المهام وتوزيعها بطريقة منظمة ومنظمة للغاية ، حيث تجمع بين كل ما تحتاجه لإدارة المشاريع وتنظيم وتنظيم عملك. يمكنك إنشاء قوائم مهام ومشاركة الملفات وتخصيص اللوحات والتطبيقات لتناسب طريقة عملك.

التكبير

يمكنك عقد مؤتمرات الفيديو والصوت عن بعد باستخدام Zoom ، وهي أداة مهمة وممتازة ، ويمكنك تسجيل أحداث هذه الاجتماعات للرجوع إليها من خلال خدمة التخزين السحابي من Zoom عند الحاجة.

أين يمكنني العثور على المساعد الافتراضي؟

إذا كنت رائد أعمال، فعليك الآن أن تدرك أهمية استخدام مساعد افتراضي لتنظيم عملك وإنجاز العديد من المهام، فلا تتردد في توظيف مساعد افتراضي محترف من خلال إحدى منصات العمل الحر، مثل: خمسات، أكبر سوق عربي لبيع وشراء الخدمات المصغرة.

إذا كنت جديدا على توظيف مساعد افتراضي وكنت قلقا بشأن ذلك ، فلا داعي للتردد لأن هناك بعض النصائح التي يمكنك استخدامها لمساعدتك في اختبار المساعد الافتراضي الذي تريد توظيفه.

باختصار، استعرضنا أبرز الجوانب المتعلقة بعمل المساعد الافتراضي، فالمساعدون الافتراضيون من أبرز المهن الحرة، ولا شك أن التعاون الناجح بين المساعدين الافتراضيين ورواد الأعمال سيكون مفيدا للطرفين ويؤدي إلى تحقيق الأهداف بشكل مثالي وخلق بيئة عمل سلسة ومتوازنة عبر الإنترنت.

نشر في: نصائح ريادة الأعمال ، نصائح للعاملين لحسابهم الخاص منذ 10 أشهر

زر الذهاب إلى الأعلى