تجارة إلكترونية

الدليل الشامل لبناء سياسة التوظيف عن بعد

أصبح العمل عن بعد خيارا جذابا للعديد من الموظفين وأصحاب العمل. في العصر الرقمي ، لم يعد الموظفون مضطرين للذهاب إلى مكان العمل لإنجاز عملهم. يمكنهم العمل في أي وقت وفي أي مكان.

وفقا لدراسة حديثة أجرتها شركة زوغ السويسرية ، يعمل سبعة من كل عشرة موظفين في جميع أنحاء العالم الآن عن بعد يوما واحدا على الأقل في الأسبوع.1بالإضافة إلى ذلك، توظف 63 في المائة من الشركات بعض الموظفين عن بعد. ومن المتوقع أن يعمل أكثر من ثلث الموظفين عن بعد خلال العقد المقبل. في حين أن كل هذه المؤشرات تظهر بلا شك أن العمل عن بعد لم يعد نظام عمل ثانوي ، بل نظاما عاديا في العمل ، فإن معظم الشركات ليس لديها أي سياسات توظيف عن بعد ، ووفقا لتحليل مكان العمل العالمي ، فإن 7٪ فقط من الشركات لديها سياسة توظيف عن بعد.2.

ليس من المستغرب أن تفتقر معظم الشركات إلى سياسة التوظيف عن بعد ، حيث أن العمل عن بعد ظاهرة جديدة نسبيا ولا تزال معظم الشركات عالقة في نماذج أعمالها القديمة وتحتاج إلى بعض الوقت للتكيف مع بيانات سوق العمل الجديدة. لكن هذا لا يعني أن سياسات التوظيف عن بعد باهظة أو خالية من التعقيد القانوني، حيث أن العمل عن بعد يفرض تحديات خاصة، وستساعد سياسات التوظيف عن بعد في توضيح طبيعة العمل، وحقوق الموظفين عن بعد، وحقوق أصحاب العمل. كما تساعد سياسة التوظيف عن بعد أصحاب العمل على تخطيط وتصميم خطط العمل من خلال تحديد الوظائف التي يمكن القيام بها عن بعد وآليات التواصل بين الموظفين وأصحاب العمل أو بين الموظفين والزملاء.

اقرأ أيضا: دليلك الشامل للعمل عن بعد

إذا كنت مقتنعا الآن بأنك يجب أن تكون واحدا من سبعة بالمائة من الشركات الرائدة التي طورت سياسات التوظيف عن بعد الخاصة بها ، فستساعدك هذه المقالة على القيام بذلك وستعرض لك بعض الإرشادات والاعتبارات التي ستساعدك على إنشاء سياسة توظيف عن بعد ناجحة وفعالة.

تحديد الوظائف المناسبة للعمل عن بعد

تحديد الوظائف المناسبة للعمل عن بعد

ليست كل الوظائف في مؤسستك مناسبة للإكمال عن بعد. على سبيل المثال، لا يمكن القيام بالعمل الذي يتطلب اتصالا مباشرا مع عميل في الميدان عن بعد.

تتمثل الخطوة الأولى في تطوير سياسة التوظيف عن بعد في تحديد الوظائف المؤهلة للعمل عن بعد. الوظائف المناسبة للعمل عن بعد هي الوظائف التي تتطلب الحد الأدنى من النشاط البدني ، ولا ترتبط بمنطقة جغرافية محددة ، ولها أهداف محددة وقابلة للقياس مثل التأليف والبرمجة والتسويق الرقمي.

تحديد موظفي العمل عن بعد المؤهلين

ليست كل الوظائف مناسبة للعمل عن بعد، وليس كل الموظفين قادرين على التكيف مع متطلبات العمل عن بعد، وليس كل شخص لديه المؤهلات النفسية والأخلاقية والتقنية للعمل دون سيطرة مباشرة من صاحب العمل. لذلك ، يجب على أصحاب العمل النظر بعناية في معايير معينة عند اختيار موظف عن بعد.

إذا كنت ستختار موظفا عن بعد من الموظفين الحاليين في شركتك ، فمن المحتمل أن تكون هناك منافسة بين الموظفين لهذا الغرض ، وسيكون عليك الاختيار من بينهم من لديه الفرصة للعمل عن بعد ، لذلك يجب عليك اعتماد معايير اختيار واضحة وعادلة.

فيما يلي بعض المعايير التي يجب أن تبحث عنها في مرشح وظيفة عن بعد:

  • إنتاجية عالية
  • مستوى عال من مهارات العمل
  • امتلاك المهارات التقنية اللازمة لإنجاز المهمة
  • ريادة الأعمال والقدرة على حل المشاكل الملحة
  • الاستقرار تحت الضغط
  • يعمل بفعالية حتى بدون إشراف
  • مهارات تنظيمية جيدة
  • تسليم المشاريع في الوقت المناسب
  • القدرة على تحمل الآثار النفسية للعمل عن بعد، مثل العزلة والشعور بالوحدة

يجب عليك وضع معايير واضحة لاختيار الموظفين عن بعد حتى تتمكن من الدفاع عن قرارك لاحقا، لأنه إذا اخترت الشخص الخطأ للعمل عن بعد، فلن تفقد العمل المنجز عن بعد من خلال تعيينهم لشخص لا يستحقه، ولكن يمكنك أيضا أن تفقد موظفين آخرين قد يشعرون بالظلم، مما قد يؤثر على ولائهم وإنتاجيتهم للشركة، لذلك تأكد من ذكر معايير اختيار الموظفين عن بعد بوضوح في سياسة التوظيف عن بعد.

في المقالة التالية ، ستجد المزيد من التفاصيل حول كيفية اختيار موظف عن بعد: كيفية اختيار موظف بعيد أكثر كفاءة

سياسة الاتصال

سياسة الاتصال

يعد التواصل أحد البنود الأساسية في سياسة التوظيف عن بعد، ويجب الاتفاق على آلية الاتصال والوقت، فعلى سبيل المثال، قد ترغب الشركة في أن يتواصل الموظف عن بعد معه خلال ساعات العمل، أو قد تفضل فرض وقت استجابة معين على الموظف البعيد، فعلى سبيل المثال، يمكن القول في سياسة التوظيف عن بعد أنه يجب على الموظف الرد على الرسائل المهنية خلال 6 ساعات، أو خلال 12 ساعة، خلاف ذلك.

عند تحديد استراتيجية الاتصال ، من المهم مراعاة عوامل مثل اضطراب الرحلات الجوية الطويلة ، فقد يعيش بعض الموظفين عن بعد في مناطق جغرافية نائية لأنه عند الظهر في مكانك أو مقر شركتك ، قد يجتمعون في منتصف الليل في المنطقة التي يعيش فيها الموظف عن بعد ، ومن غير المعقول أو غير المناسب الاتصال به في ذلك الوقت وتوقع مجيئه. إذا كانت الوظيفة تتطلب من الموظفين تلقي اتصالات من الشركة على الفور عن بعد ، فمن الأفضل اختيار موظف يقيم في نفس المنطقة الجغرافية مثل مقر الشركة.

وينبغي أيضا الاتفاق على آليات الاتصال، وهل الاتصال النصي كاف؟ أم يجب أن يكون صوتيا؟ أم أنها مرئية؟ ما هي الأجهزة التي يحتاجها الموظفون عن بعد لإجراء المكالمات؟ هل يجب على الموظفين عن بعد توفير مثل هذه الأجهزة ، أم أن الشركة مسؤولة؟ هذه كلها أسئلة يجب أن تجيب عليها سياسة التوظيف عن بعد.

جانب آخر يجب تذكير الموظفين عن بعد به هو أنه في حالة حدوث أي نزاع قانوني ، سيتم التعامل مع جميع الاتصالات الإلكترونية المرسلة والمستلمة في الإطار كوثائق رسمية. يجب تدريب العاملين عن بعد على التبعيات القانونية لرسائلهم ومكالماتهم. كما ينبغي تحذيرهم من استخدام التلميحات الجنسية، أو الإدلاء بأي ملاحظات تشهيرية أو عنصرية أو مسيئة بأي شكل آخر، لأن الاتصالات الإلكترونية قد تشجع الموظفين عن بعد وقد تنطق بكلمات تؤذي الزملاء أو تضر بسمعة الشركة التي يعملون فيها.

إن تطوير سياسة اتصال واضحة سيؤسس علاقات صحية بين الموظفين والمشرفين والزملاء عن بعد ، ويعزز الانسجام ، ويعزز الشعور بالحميمية والعمل الجماعي بينهم.

قياس الإنتاجية والأداء

يجب أن تحدد سياسات التوظيف عن بعد كيفية قياس إنتاجية الموظفين وأدائهم. يمكن قياس الإنتاجية بعدة طرق، مثل قياس الوقت المستغرق لمعالجة مشروع عن بعد (مثل الرد على مكالمة هاتفية)، وعدد المشكلات التي يحلها الموظفون عن بعد (مثل الدعم الفني)، وقياس مقاييس محددة تتعلق بأداء الموظف (عدد الكلمات المكتوبة)، وما إلى ذلك.

في العمل عن بعد ، في معظم الحالات ، تكون الأولوية هي الأداء والنتائج ، وليس عدد ساعات العمل. لذلك ، إذا قام الموظف عن بعد بعمل جيد وحصل على نتائج جيدة ، فطالما أنك تحصل على النتائج التي تريدها ، فلا يهم كم من الوقت ينجز المهمة أو كيف ينجز المهمة ، فهذا مفيد للشركة لأنه سيضمن أنها ستدفع فقط للموظف عن بعد مقابل العمل الذي يقوم به ، وليس عدد الساعات التي يقضيها في مقر الشركة ، وربما لن ينجز الكثير من العمل. لذلك ، يجب أن تضع سياسات التوظيف عن بعد معايير لقياس الأداء والنتائج ، وليس الطريقة التي نعمل بها أو ساعات العمل.

وينبغي أيضا أن يوضح في سياسة التوظيف عن بعد ما إذا كانت هناك مكافآت للموظفين عن بعد الذين يعملون في موظفين عن بعد بنوعية أعلى أو بكميات أكبر مما كان متوقعا، وبالتالي تحديد ما إذا كانت هناك عقوبات على الموظفين عن بعد الأقل إنتاجية، وما إذا كان سيتم إنهاء العقود معهم. هل ستكون هناك غرامة؟ هذه هي الأسئلة التي يجب أن تجيب عليها سياسة التوظيف عن بعد حتى يكون الجميع على دراية بظروف العمل.

المعدات ومتطلبات الوظيفة

المعدات ومتطلبات الوظيفة

يحتاج العاملون عن بعد إلى الأدوات والملحقات والمعدات المناسبة لإنجاز المهمة. لذلك ، يجب أن تكون الشركات واضحة في سياسات التوظيف عن بعد الخاصة بها حول المعدات والمعدات التي يجب على موظفيها عن بعد تجهيزها. وينبغي لها أيضا أن توضح ما إذا كان يتوقع من الموظفين توفير بعض المعدات، مثل الحواسيب.

تختلف متطلبات العمل عن بعد من شركة إلى أخرى ومن وظيفة إلى أخرى. قد تطلب بعض الشركات من موظفيها عن بعد أن يكون لديهم سرعات اتصال بالإنترنت أعلى من عتبة معينة ، وقد تطلب بعض الشركات من أماكن العمل أن تكون آمنة لحماية بياناتها من المتسللين أو العبث أو الحريق.

الدعم الفني

بالإضافة إلى الأجهزة والأجهزة ، تحتاج الشركات إلى تحديد ما إذا كانت ستقدم أي دعم فني لموظفيها عن بعد.

ماذا لو تعطل كمبيوتر الموظف عن بعد؟ أم أن هناك مشكلة في برنامج يتعامل معه؟ ماذا لو فقدت بعض بيانات الشركة؟ هذه هي كل الأشياء التي ستحدث لموظفيك عن بعد عاجلا أم آجلا ، ويجب عليك تحديد ما إذا كنت على استعداد لتقديم الدعم الفني لهم أو إذا كان عليهم حل مشاكلهم الفنية والتقنية بأنفسهم.

إذا قررت تقديم الدعم الفني للموظفين عن بعد، فتأكد من أن موظفي الدعم الفني لديهم المعرفة اللازمة لتقديم الدعم الفني عن بعد.

آمن

آمن

مصدر قلق كبير للعمل عن بعد هو الأمن. تعمل الشركات عادة على شبكات آمنة ، ولكن عندما يتم إخراج المعلومات من المكتب من قبل الموظفين عن بعد ، لا يمكن ضمان أمن وسلامة تلك البيانات. يجب أن يكون الموظفون حذرين للغاية عند العمل في الأماكن العامة. إذا كانت الشركة لديها متطلبات أمنية محددة ، مثل مطالبة الموظفين عن بعد بعدم العمل على شبكات Wi-Fi العامة ، فيجب ذكرها في سياسة التوظيف عن بعد.

الخطأ ممكن ، وقد يتعطل جدار الحماية الخاص بالموظف ، وقد يتم اختراق جهاز الكمبيوتر الخاص به ، وقد يتعطل القرص الصلب الذي يحتوي على البيانات ، والأخطاء الشائعة الأخرى التي يمكن أن تؤدي إلى تسرب أو فقدان البيانات الحساسة من الشركة. وينبغي الاتفاق على تدابير أمنية مثل الإجراءات الأمنية، وتشفير البيانات، وإنشاء نسخ في حالة فقدانها، وغير ذلك من التدابير الأمنية المعترف بها.

إن إمكانية اختراق البيانات عن بعد ليست الخطر الوحيد ، ويجب عليك أيضا التفكير في أفراد الأسرة وغيرهم ممن قد يعودون إلى المنزل ، وكذلك الأشخاص الذين يمكنهم رؤية أجهزة الكمبيوتر والأجهزة التي يعمل فيها الموظفون عن بعد. قد يتطلب التأكد من عدم تسرب المعلومات الحساسة التي تظهر عن غير قصد من الموظفين عن بعد تحديد موقع مكاتبهم في غرف ذات أبواب مغلقة. يجب أيضا حماية المستندات الورقية من الحريق أو السرقة. وقد يتطلب أيضا من الموظفين عن بعد منع البالغين والأطفال الذين يعيشون في المنزل من الوصول إلى المعدات المكتبية أو استخدامها.

حماية خصوصية العملاء

بالإضافة إلى الأمان ، يجب أيضا مراعاة خصوصية العميل عند كتابة سياسة التوظيف عن بعد. يجب أن يتعهد الموظفون عن بعد بعدم الكشف عن بيانات العملاء أو أي شيء يتعلق بحياتهم الشخصية. لا يجوز استخدام هذه البيانات والمعلومات إلا في حالة وجود اتفاق مع الشركة والعميل.

هناك حساسية قوية لخصوصية العملاء، وأي انتهاك لهذه الخصوصية يمكن أن يكون له عواقب قانونية على الموظفين والشركة، لذلك يجب على الشركات عدم التقليل من شأن ذلك ويجب تدريب موظفيها عن بعد على كيفية التعامل مع بيانات العملاء، وكيفية استخدامها وحمايتها.

انسجام الفرق وتكامل العاملين عن بعد

وفقا لشركة Ipsos Research ، يشعر 62٪ من العاملين عن بعد في جميع أنحاء العالم بالعزلة الاجتماعية والوحدة عندما لا يتفاعلون وجها لوجه مع زملائهم وجها لوجه على أساس يومي.3هذه مشكلة تحتاج إلى اهتمام.

يفضل معظم الناس أن يكونوا جزءا من فريق ملتزم بتحقيق هدف مشترك. في غياب خطة لتعزيز التواصل بين الموظفين عن بعد والزملاء، سواء كانوا يعملون في مقر الشركة أو عن بعد، فقد يفقدون الشعور بالانتماء إلى الفريق، وقد ينسى زملاؤهم أمرهم، أو يعتقدون أنهم موظفون أقل أهمية.

تأكد من أن الموظفين عن بعد يشعرون بأنهم جزء مهم من الفريق وأن الأدوار التي يلعبونها لا تقل أهمية عن زملائهم في الشركة. أيضا ، احرص على عدم التغاضي عنها في العروض الترويجية والمكافآت.

في المقالة التالية ، بعض الحلول لمشكلة وحدة الموظف عن بعد: 10 حلول للموظفين عن بعد لمكافحة العزلة والوحدة

توضيح سياسة التوظيف عن بعد للموظفين

توضيح سياسة التوظيف عن بعد للموظفين

بمجرد تطوير سياسة التوظيف عن بعد، شاركها مع فريقك وتأكد من أن جميع الموظفين يفهمون تفاصيلها ويوافقون عليها. تأكد من أن استراتيجية التوظيف عن بعد متاحة للجميع ، سواء كانوا موظفين عن بعد أو موظفين في المكتب. من الأفضل تحميلها على موقع الشركة على الويب لسهولة الوصول إليها.


مصدر: [1] [2] [3]

نشر في: العمل عن بعد منذ 3 سنوات

زر الذهاب إلى الأعلى