تجارة إلكترونية

الخطة التشغيلية: لماذا تحتاج شركتك إلى خطة محكمة؟

الخطة التشغيلية: لماذا تحتاج شركتك إلى خطة قوية؟

تحاول معظم الشركات وضع خطط طويلة الأجل لأعمالها ، ولكن في معظم الأحيان ، بسبب الاضطرابات في الموارد أو الميزانيات أو التنفيذ ، فإنها لا تحقق هذه الأهداف البعيدة بما يتماشى مع خطة استراتيجية. هذه المشكلة ليست ناجمة عن عيوب في التخطيط الاستراتيجي ، ولكن بسبب مجموعة طبيعية من عناصر افتقار الشركة إلى خطط التشغيل.

دليل:

ما هي خطة التشغيل؟

هي خطة تفصيلية وضعتها وكالة لتحقيق رؤية الشركة ورؤيتها، وهي خطة تشغيلية تتضمن مهام يومية وتحدد المهام والمؤدين ووقت وتاريخ التنفيذ وفقا لتلك الخطة. بالإضافة إلى تخصيص الموارد المادية والبشرية لإنجاز المهام قصيرة الأجل وفهم المخاطر المحتملة وأساليب إدارة المخاطر ، فإنه لا يؤثر على تقدم الخطة الاستراتيجية للمنظمة.

يمكن أيضا تطوير مفهوم خطة التشغيل كجزء مستمر من الخطة الاستراتيجية للمنظمة ويحدد مجموعة من المعايير لتنفيذ الخطة لضمان أداء كل موظف لواجباته بكفاءة ، أي أنها أشبه بوضع الخطة الاستراتيجية تحت المجهر.

أهداف خطة العمل

من أجل ضمان ما تسعى المنظمة إلى تحقيقه ، يجب وضع خطة لضمان تنفيذ العمل داخل المنظمة بشكل صحيح وأن جميع المشاكل التي قد تنشأ على المدى القصير يتم تصحيحها وحلها. ولذلك فإن الغرض الرئيسي من خطة العمل هو تنسيق جميع الموارد المالية والمادية والبشرية للوكالة.

يتم تحديد أهداف خطة العمل من خلال الإجابة على سلسلة من الأسئلة ، والتي يمكن ترتيبها على النحو التالي:

1. ما هي الميزانيات المتاحة؟

السؤال الأول الذي يجب الإجابة عليه هو: ما هي الميزانية المتاحة؟ إن ميزانية العام الماضي التي تمت مقارنتها بميزانية اليوم يجب أن تأخذ هذا الجانب في الاعتبار ، حيث يجب إيلاء الاعتبار الموضوعي لأعمال الشركة أو أي خطوات جديدة قبل اتخاذ أي إجراء.

2. أين الفريق الآن؟

يجب أن تعرف أين يوجد الفريق في المؤسسة، وأن تعرف ما الذي يستطيع الفريق تحقيقه، وأن تحدد هذا الجانب بناء على مجموعة من المعايير، مثل الميزانية الممنوحة للفريق، والقدرات التي يمتلكها، وتقييم أعضاء الفريق أنفسهم.

للحصول على إجابة لهذا السؤال ، يجب أن يتم ذلك عن طريق سؤال نفس الموظف ، مع الأخذ في الاعتبار الإجابات الفردية لكل موظف ، وأخيرا استنتاج حالة الفريق من جميع الإجابات.

3. أين يجب أن نكون؟

قبل البدء في كتابة خطة التنفيذ، يجب عليك وضع رؤية واضحة للشركة خلال عام أو عامين، ويجب أن تتميز تلك الرؤية بالوضوح والأصالة والنظر في الإمكانيات المتاحة للفريق.

4. ما هي المعايير المستخدمة لقياس التقدم المحرز؟

من المهم وضع معايير أساسية في المنظمة لقياس التقدم المحرز مثل: المواعيد النهائية ، وعدد المنتجات الجديدة ، والنجاح أو تقييمات العملاء للمنتجات الجديدة وغيرها من المعايير ، تعتمد كل منظمة على معايير محددة لقياس التقدم المحرز ، وفي هذا الصدد ، يجب التشاور مع المسؤول في المنظمة.

تعتمد أفضل طريقة للإجابة على هذه الأسئلة على إجابات الفريق نفسه، وبعد الحصول على الإجابات، بالإضافة إلى بعض الأسئلة الأقل أهمية التي يمكن التعامل معها لاحقا، يمكن ملاحظة المشاكل الرئيسية التي تحتاج إلى حل سريع، وبهذه الطريقة تضمن وضوح وتبلور ما تسعى المؤسسة إلى تحقيقه.

أهمية خطط العمل

وإذا كانت لدينا خطة استراتيجية، فلماذا نلجأ إلى خطة عمل؟ حسنا، إن مجال التخطيط التشغيلي له في الواقع عدد من الفوائد التي تجعله من أهم أولويات الشركات، ويمكن تلخيص أسباب أهميته فيما يلي:

أولا: دعم الخطة الاستراتيجية

عندما يكون لدى المنظمة مجموعة من الخطط التشغيلية ، سيكون من الأسهل تحقيق الأهداف التي يحققها كل قسم على حدة. وبالتالي يمكن توزيع الأهداف الطموحة للمنظمة جزئيا عبر الإدارات، بحيث تسعى كل إدارة جاهدة لإنجاز المهام المطلوبة وفهم ما حققته كل إدارة من حيث الخطة الاستراتيجية المؤسسية.

ثانيا: تقسيم عملية التخطيط

بدلا من وجود قسم تخطيط موحد في الشركة تمثله الإدارة العليا، فإن التخطيط التشغيلي يشمل كل رئيس قسم وحتى كل موظف في عملية التخطيط، مما يعني أن المسؤولية لن تقتصر بعد الآن على القيادة العليا، بل سيشعر كل فرد في المنظمة أو المشروع بالمسؤولية عن نجاح المنظمة.

ثالثا: معرفة القيم الافتراضية الدقيقة

في كثير من الأحيان ، يمكن لبعض الإدارات التعامل مع الأخطاء في البعض الآخر بشكل جيد ، وفي هذه الحالة لن يكون الافتراضي معروفا عند قياس نجاح الخطة الاستراتيجية. في حالة التخطيط التشغيلي ، ستعرف كل إدارة ولايتها الخاصة ومدى تقدم الإدارة بشكل منفصل عن الإدارات الأخرى ، مما يساعد على فهم أوجه القصور داخل المنظمة وإمكانية تصحيح الأخطاء.

الفرق بين خطة التشغيل والخطة الاستراتيجية

تعتقد العديد من المنظمات خطأ أن الخطة الاستراتيجية يمكن أن تخفي خطة عمل لأنها أكثر عمومية وتحتوي على مخطط تقريبي حول تشغيل المنظمة. تختار بعض المؤسسات إحدى هاتين الخطتين ، والتي لا تقوم بها الشركات الناجحة عادة ، ويمكن مقارنة الخطتين بخمسة اختلافات رئيسية:

1. المدة

تحدد الخطة الاستراتيجية الشركة للسنوات الثلاث إلى الخمس القادمة للوكالة. وعادة ما تقتصر خطط العمل على سنة واحدة. بمعنى ما ، تساعد خطة العمل على قياس التقدم المتوقع للخطة الاستراتيجية بطريقة مجزأة ، ولا يمكن استخدام الخطة الاستراتيجية كبديل للدفعة في فترة زمنية قصيرة.

2. التخطيط المركزي

تحدد الخطة الاستراتيجية رؤية الشركة وأهدافها وقدرة جميع أجزاء المنظمة على العمل معا لتحقيق هذه الأهداف ، أي أن مجال التركيز الرئيسي للتخطيط الاستراتيجي هو المنظمة بأكملها.

لا تركز خطة العمل على المنظمة ، ولكن على إمكانية تحقيق الرؤية والأهداف قصيرة الأجل لكل قسم. أي أن الفرق الرئيسي هو أن الشركة يجب أن تعمل وفقا لخطة استراتيجية موحدة ، ولكن يجب أن تضع مجموعة من خطط التشغيل لمجموعات الإدارات داخل نفس المنظمة.

3. التخطيط والتطوير

مسؤولية تطوير الخطة الاستراتيجية في المنظمة هي مسؤولية الإدارة العليا، فبعد وضع الخطة، تبدأ جميع إدارات المنظمة بالعمل وفقا لها، وهذه الإدارات مسؤولة عن نجاح أو فشل الخطة الاستراتيجية، أما بالنسبة لخطة العمل، فكل قائد لكل إدارة مسؤول فقط عن صياغة خطة عمل إدارته، والتي بموجبها تكون مسؤولية الإدارة نفسها.

ومع ذلك، تجدر الإشارة هنا إلى أن نجاح كل إدارة في خطة عملها سيسهم في نهاية المطاف في نجاح الخطة الاستراتيجية الشاملة للمنظمة. فعلى سبيل المثال، فإن نجاح قسم المبيعات في تحقيق أهداف خطته التنفيذية، مثل تحقيق مبيعات أكبر أو المزيد من الأرباح، يعني زيادة الإيرادات للمؤسسة بأكملها، وهو جزء مهم من الخطة الاستراتيجية للشركة، ولهذا السبب يجب تطوير هاتين الخطتين، ولا تقتصر على الخطة الاستراتيجية.

4. الميزانية

تأتي ميزانية التخطيط الاستراتيجي من الميزانية الاستراتيجية للشركة ، أي أنه لا يوجد تجزئة ، وبالنسبة لميزانية خطة التشغيل ، فإنها عادة ما تأتي من ميزانية كل قسم. عادة ما تقرر القيادة العليا في المنظمة الميزانية التي سيتم تخصيصها لكل قسم ، وفي هذا المجال بالذات ، تختلف الوكالة اعتمادا على نوع الإدارة المالية المتبعة في المنظمة.

5. إعداد التقارير

بالنسبة للخطط الاستراتيجية ، يجب تقديم التقارير في شكل منظم (سنوي أو ربع سنوي) ويجب كتابتها في شكل رسمي لمراجعتها من قبل الإدارة العليا للمؤسسة. أما بالنسبة لتقرير خطة العمل فليس من الضروري كتابة التطوير بطريقة رسمية، بل فقط مراجعة التقرير بشكل أسبوعي أو شهري لمعرفة حالة جزء الخطة.

إعداد خطط العمل

بعد فهم أهمية الخطة التشغيلية وتأثيرها على أي وحدة تنظيمية، يجب معرفة أفضل طريقة لإعداد خطة تشغيلية مناسبة لمؤسستك والتأكد من أن الخطة يجب أن تحقق جميع الأهداف المرجوة دون أي قصور أو أخطاء، ويمكنك إعداد خطة لتأخذ المكان المناسب من خلال مجموعة من الخطوات:

أولا: دراسة الخطة الاستراتيجية

خطة العمل هي جزء أو أداة لتنفيذ خطة استراتيجية، لذلك من المهم ضمان وجود خطة استراتيجية قوية وفعالة والبدء في تنفيذ خطة العمل على هذا الأساس. وإلا، فبدون خطة استراتيجية، فإن أي متاعب تنفق على وضع خطة عمل ستكون عقيمة وغير مجدية.

الأمر يشبه التخطيط لقضاء عطلة صيفية دون معرفة وجهتك والتأكد من أن جميع الموظفين في القسم الذي تخطط له لديهم فهم جيد للخطة الاستراتيجية الشاملة للمؤسسة.

ثانيا: ركز على أهم أهدافك

لا تحاول التفكير في جميع الأهداف التي تريد تحقيقها ، وفي هذه الحالة ستكون خطة التشغيل معقدة وغالبا ما تكون غير مفهومة للفريق. لذلك يجب الالتزام بأبرز الأهداف التي تريد أن يحققها قسمك العام المقبل وتحديد الخطط أو القرارات التي من شأنها تحقيقها مثل الإشراف أو التدريب المهني أو تسريع العمل والتسليم.

ثالثا: استخدام مؤشرات الأداء التنبؤية

هناك نوعان من مؤشرات الأداء التي يمكنك اتباعها في مؤسستك ، ولكن عند وضع خطة تشغيلية ، حاول اختيار مؤشرات الأداء التنبؤية التي تسمح لك بفهم أوجه القصور في الخطة واحتمال تعديل النتائج قبل حدوثها. حاول الابتعاد عن مؤشرات الأداء المتأخرة التي لا تسمح لك بتقييم الأداء قبل نهاية العمل الذي تريد قياسه، لأنك في هذه الحالة لن تتمكن من تجنب الضرر أو العواقب السلبية.

على سبيل المثال، إذا كانت المؤسسة تسعى جاهدة لتحقيق نسب المبيعات، فبدلا من استخدام أساليب حساب المبيعات بعد اكتمال تنفيذ الخطة، حاول استخدام حلول أكثر كفاءة، مثل الاجتماع مع فريق المبيعات بشكل منتظم لمناقشة جميع تفاصيل العمل وفهم العيوب ومعالجتها بطريقة مناسبة.

رابعا: التطوير الدقيق لمؤشرات الأداء الرئيسية

عند التعامل مع مؤشرات الأداء الرئيسية التي تعتبر حاسمة لأي خطة تسويقية ، يجب أن تعلم أن هذه المقاييس تحدد كيفية عمل الفريق في العام المقبل ، ويمكن أن يكون للتسرع في اختيارها نتائج كارثية للفريق. لذلك ، قبل البدء في تنفيذ الخطة التشغيلية لقسمك ، حاول استشارة فريقك لمناقشة مؤشرات الأداء الرئيسية.

خامسا: الاهتمام بالتواصل

فقط من خلال وضع خطة لا يعني أن جميع الموظفين سوف يفهمون تماما ما هو مطلوب، لن يتمكن الموظفون من قياس أدائهم وتقدمهم، لذلك بالإضافة إلى شرح دور كل عضو في الفريق، يجب تنظيم اجتماعات منتظمة مع الفريق لشرح مؤشرات الأداء وشرح سبب اختيار كل مقياس وفائدته. جعل الفريق على دراية تامة بدوره في الخطة التشغيلية وتحقيق الخطة الاستراتيجية للشركة.

لا تناقش فقط المسائل المتعلقة بالتخطيط في هذه الاجتماعات ، ولكنك تسعى أيضا إلى مناقشة جميع التفاصيل التي قد يحتاجها فريقك والعمل على حل المشكلات التي تنشأ داخل فريقك. وبهذه الطريقة ، سوف تضمن أن الفريق أكثر وعيا ووعيا بطرق قياس الأداء الذاتي وتحقيق التماسك بين أعضاء الفريق بحيث يعمل الجميع لصالح المنظمة.

سادسا: إعداد التقرير

على الرغم من أن خطة العمليات يمكن أن تتم بشكل جيد داخل القسم ، إلا أنها لا تكفي ، وعادة ما يجب عليك على الأقل إعداد تقارير منتظمة أو كل مشروع على حدة لرؤساء الإدارات الأخرى ذات الصلة بقسمك لمراجعتها ، وسيساعدك إعداد التقارير على فهم التقدم المحرز في الخطة ، والإنجازات المحققة ، ومدى تناسب نتائج خطة العمل مع الخطة الاستراتيجية.

الخطة التشغيلية للشركة الناشئة

لا تقتصر الخطط التشغيلية على أصحاب المؤسسات، وكل مشروع يتطلب خطة تشغيل صحيحة ومتكاملة لنجاحه، وإذا كنت مهتما ببدء مشروعك الخاص وتسعى لبدء مشروعك الخاص، فيجب عليك وضع خطة تشغيل مناسبة له لضمان نجاحه.

بالنسبة للشركات الناشئة، يختلف الأمر من حيث التخطيط التشغيلي مقارنة بعمل الشركة، لذلك عند بدء مشروع بشكل فردي يجب عليك اتباع خطوات أكثر تحديدا، ومن أبرز الخطوات التي عليك اتباعها هي:

1. تحديد الأولويات

لا يمكن تحويل فكرة المشروع إلى مشروع حقيقي ما لم تفكر في الأولويات التي تريد العمل عليها في مشروعك ، وما هي الأهداف المحتملة وما هي الصعوبات التي يمكن أن تواجهها؟ ابدأ في ترتيب أفكارك بالطريقة التي تراها مناسبة، وحاول الإجابة على أسئلتك، مثل: ما هو الربح المتوقع من المشروع؟ أو ما هي حصتي في هذا المشروع؟ على هذا الأساس يمكنك معرفة أولوياتك.

2. حدد المعالم الرئيسية لخطتك

قبل أن تتمكن من البدء في تحقيق الأهداف الكبيرة لمشروعك، عليك أن تبدأ بتحديد المهام الصغيرة التي يجب إكمالها لتحقيق الأهداف الأكبر، ولكن العنصر الأهم هنا هو تحديد المدة التي يتم فيها تنفيذ تلك المهام. على سبيل المثال ، إذا كنت ترغب في تطوير خطة تسويقية احترافية جديدة لمشروعك ، فأنت بحاجة إلى معرفة المدة التي سيستغرقها إكمال هذه المهمة؟ حاول التعرف عليها بشكل مريح كأمثلة من 2 إلى 4 أشهر.

3. ضع خطة مالية لمشروعك

أما بالنسبة للتخطيط المؤسسي، فلكل قسم ميزانية تحددها الإدارة، ولكن ماذا عن إدارة المشاريع والتخطيط؟ هل تمويلك الشخصي جيد بما يكفي لإدارة مشاريعك؟ ما هي مصادر الدخل المتوقعة؟ يمكن تطوير خطة مالية مناسبة من خلال طرح الأسئلة وفهم الإمكانيات المالية للمشروع ، والتي يمكنك على أساسها تطوير المشروع ووضع خطة تشغيلية دون فهم الجوانب المالية。

قوالب الخطة التشغيلية

يمكن تطوير خطة التشغيل من خلال الجداول وتحديد الاستراتيجية والعمل المطلوب والأهداف وتحديد من هو المسؤول عن المهمة والوقت المتوقع لإنجازها ، بالطبع يمكن أن يختلف عدد المسؤوليات لكل شركة ومدة التنفيذ وجميع العوامل الأخرى ، وكمثال على خطة التنفيذ ، يمكن معرفة تعريف المهام وتوزيعها في الجدول.

قوالب الخطة التشغيلية

استنتاج يعد إعداد خطط العمل من أهم عوامل نجاح المؤسسات والمشاريع، حيث لا يقتصر على القطاعات الأخرى داخل المنظمة التي تشبه الخطة الاستراتيجية لفترة طويلة من الزمن. ضع خطة العمل اللازمة لمؤسستك أو مشروعك، إذا كان لديك الخبرة الكافية، يمكنك تنفيذها بنفسك، أو الاستعانة بمستشار أعمال محترف من خلال موقع إلكتروني مستقل (أكبر منصة عربية مستقلة) لتنفيذ خطة عملك بطريقة احترافية.

نشرت في: نصائح ريادة الأعمال قبل عام

زر الذهاب إلى الأعلى