تجارة إلكترونية

الجدول الزمني للمشروع: طريقك لإدارة مشروعك باحترافية

الجدول الزمني للمشروع: الطريقة التي تدير بها مشروعك بشكل احترافي

يعد الجدول الزمني للمشروع ركيزة أساسية لنجاحه حيث يعمل كدليل للمديرين وأعضاء الفريق لتحديد المسؤوليات وتسلسل العمل لتحقيق أهداف المشروع. تساعد الجداول الزمنية للمشروع أيضا في تنظيم المهام وتبسيطها ، بالإضافة إلى تطوير رؤية واحدة يفهمها جميع الأعضاء والمديرين ذوي الكفاءات المختلفة. لذا ، كيف يمكنك إعداد الجدول الزمني للمشروع بالطريقة الصحيحة؟

دليل:

المحتويات

ما هو التقدم المحرز في المشروع؟

يمثل الجدول الزمني للمشروع صورة شاملة تعكس الرؤية الشاملة المرتبطة بالمشروع بهدف إدارة المشروع بفعالية واحترافية، وإنجاز الأعمال المطلوبة بأفضل طريقة ممكنة، بالإضافة إلى التحكم في تنفيذ المشروع ومراقبة سير المشروع.

يحتوي الجدول الزمني للمشروع على مجموعة من الأنشطة المستمرة التي يتكون منها المشروع، حيث يمكن أن يكون الجدول الزمني للمشروع بسيطا أو معقدا، اعتمادا على طبيعة المشروع وخبرة مدير المشروع في مواجهة الصعوبات والتحديات في إدارة المشروع.

تأتي الجداول الزمنية للمشروع في أشكال عديدة، ولكن الجدول الزمني للمشاريع الأكثر شيوعا يعتمد على محورين: محور أفقي يمثل تقدم المشروع بترتيب زمني، ومحور رأسي يمثل المهام والأنشطة التي تؤديها الفرق.

جانت

لماذا تستخدم المخطط الزمني للمشروع؟

استخدام خطط المشروع لتحديد المدة الدقيقة لأنشطة المشروع، وكذلك لتحديد العلاقات بين الأنشطة وترابطها. يستند الجدول الزمني للمشروع إلى مستند تخطيط المشروع ويمثل الفرق الزمني بين تاريخ الانتهاء الفعلي وتاريخ الانتهاء.

يساعدك الجدول الزمني للمشروع على تحديد الموارد المطلوبة لكل نشاط من أنشطة المشروع، وتخطيط هذه الموارد على النحو الأمثل، وتكلفة إكمال كل مهمة استنادا إلى الوقت المخصص لها خلال الفترة الزمنية الإجمالية التي تم خلالها إكمال المشروع.

يمكن لمدير المشروع تتبع سير المشروع المكلف به، ومن خلال الجدول الزمني لتنفيذ المشروع، يمكنه وضع خط قياس أساسي ومقارنة النتائج الحالية مع الخط المحدد، بحيث يمكن تصحيح الأخطاء مبكرا ومن ثم المضي قدما في مشروع مختلف عن الخطة.

من هم المستفيدون من تقدم المشروع؟

هناك العديد من المستفيدين من تقدم المشروع سواء على مستوى الشركة أو خارجها، حيث يساعد الجدول الزمني للمشروع على تحديد الموعد النهائي المناسب لاستيراد مواد معينة من شركات خارجية، على سبيل المثال لا الحصر. وفيما يلي أسماء المستفيدين الرئيسيين من الجدول الزمني للمشروع:

أولا: الإدارة على جميع المستويات

ويمكن لجميع الإدارات ذات المستوى الأدنى أن تستفيد من الجدول الزمني للمشروع لأن إدارة الرقابة تواكب سير عمل المشروع وتتماشى مع مجموعة الخطة، في حين أن الإدارة الوسطى قادرة على معرفة تخصيص الموارد والكتل النقدية بين المشاريع، والتحويلات بين تلك الموارد، إذا لزم الأمر. كما يساعد الجدول الزمني للمشروع الإدارة العليا على فهم التقدم المحرز في الخطة الاستراتيجية التي تم تطويرها للشركة.

ثانيا: قيادة الفريق

يمكن لقادة الفرق ذوي الكفاءات المختلفة الوصول إلى صيغة واحدة للفهم بناء على الجدول الزمني للمشروع ، حيث أن المخططين هم لغة يمكن لجميع التخصصات فهمها وهم عامل رئيسي في العمل نحو أهداف محددة.

ثالثا: المؤسسات والمنظمات الرسمية

يمكن للوكالات والمنظمات الرسمية استخدام الجدول الزمني لمشروع المؤسسة لفهم وقت التنفيذ اللازم لتقديم خدمات معينة ضمن نطاق محدد ، مثل الدعم اللوجستي لأصحاب المشاريع لتسهيل عملهم مؤقتا في مجال معين.

لماذا يعتبر الجدول الزمني للمشروع مهما؟

تعد الجداول الزمنية للمشروع من أهم العوامل التي يجب مراعاتها عند التخطيط، حيث تقدم الجداول الزمنية العديد من الفوائد في مجالات متعددة، منها المحتوى الذي يؤثر على فريق العمل، وبعضها يساعد في عملية الإدارة ومراقبة الأداء، بالإضافة إلى تنظيم الموارد المخصصة للمشروع والكتل النقدية وغيرها. يمكن التعبير عن أهمية الجدول الزمني للمشروع في النقاط التالية:

1. تحسين إنتاجية الفريق

يوفر الجدول الزمني للمشروع لجميع الموظفين معلومات موحدة حول تقدم المشروع، بحيث يمكن لكل موظف فهم كيفية تطور المشروع واستنتاج الحدث التالي بناء على الترتيب المنطقي للخطة، وبالتالي ضبط توافق العمل بين أعضاء الفريق، خاصة من حيث تعارضات وقت العمل، مما يؤدي إلى زيادة الإنتاجية.

2. إدارة المعلومات المعقدة

لا يمكن للنماذج البسيطة والورق إدارة المشاريع الكبيرة بمعلومات معقدة. يجب أن تكون هناك جداول أو رسوم بيانية تسمح لإدارة وقت المشروع بتقديم صورة واضحة ومتكاملة لجميع الأنشطة المتعلقة بالمشروع. إذا تم تصميم الخطة بشكل صحيح ومهني ، يمكن للجدول الزمني للمشروع تسريع الوقت لاتخاذ قرار فعال ، وهو أمر مفيد في سير العمل.

3. العمل الإضافي للموظفين

تدعم الجداول الزمنية للمشروع المديرين في تنظيم عمل موظفيهم لأن المشاريع تتجنب تداخل عمل الموظفين عند أداء مهام متعددة في نفس المشروع، وبالإضافة إلى التكاليف الإضافية لهذا العمل، فإنهم ينظمون الموارد بكفاءة بطريقة تتجنب العمل الإضافي في مشاريع الموظفين.

4. متابعة أعمال المشروع بطريقة أبسط

الهدف الرئيسي من إنشاء جدول زمني هو تقسيم المشروع إلى مجموعات منظمة من العمل والأنشطة التي يمكن إدارتها ومراقبتها بشكل مستقل عن بقية أنشطة المشروع. يساعد هذا القسم مديري المشاريع على تقسيم إدارة المشاريع من كتلة واحدة تتطلب الكثير من الوقت والجهد لإكمالها إلى كتل أصغر ، مما يوفر الوقت والجهد في إكمال وتنفيذ عملية إدارة المشروع.

5. إعداد ارتباطات المهام

يسهل الجدول الزمني للمشروع تحديد طبيعة الروابط بين المهام وكيفية إكمال المهام والشروط التي يجب الوفاء بها أثناء جدولة تنفيذ المشروع لإكمال أي مهام مجدولة.

تتضح أهمية الجدول الزمني للمشروع في رابط التخصيص عندما يكون هناك عدد كبير من المهام في مشروع واحد، خاصة عند الاعتماد على برامج الكمبيوتر لإعداد هذه الجداول، مثل برامج إدارة المشاريع مثل MS-Project و Primavera وغيرها.

6. توضيح متطلبات المشروع

يمكن لأعضاء الفريق رؤية متطلبات ومهام المشروع بوضوح ، ومع جدول زمني شامل ودقيق ، يتفق أعضاء الفريق على الأحداث الرئيسية في المشروع ، والمخاطر المحتملة ، وآليات معالجة تلك المخاطر (إذا حدثت) ، ثم ما يحتاجون إليه كمسؤوليات.

إيجابيات وسلبيات الجدول الزمني للمشروع

توفر الجداول الزمنية للمشروع العديد من العوامل الإيجابية عند تخطيط المشاريع وتنفيذها ، في حين أن المخططين لديهم أيضا عوامل سلبية لا يمكن تجاهلها من أجل التغلب عليها. تكمن قوة مدير المشروع في تخطيط المشاريع وجدولتها من خلال تعظيم الإيجابيات وتقليل تأثير السلبيات.

مزايا الجداول الزمنية للمشروع

تشمل مزايا الجدول الزمني للمشروع العديد من المجالات التي تسهل العمل الجماعي، بالإضافة إلى الموظفين الإداريين، وتساعد على توجيه الأنشطة. فيما يلي المزايا الرئيسية للجدول الزمني للمشروع:

  • تبسيط العمل المعقد في الأنشطة التي يمكن التحكم فيها.
  • تنظيم المهام والمشاريع.
  • وضع إطار زمني قابل للتطبيق.
  • إدارة أولويات النشاط.
  • تحديد المسار الحرج.
  • تعزيز تحقيق أهداف المشروع.
  • تقديم رؤية واضحة للفريق.
  • إدارة موارد المشروع.
  • ومن المقرر معالجة المخاطر المحتملة أثناء تنفيذ المشروع.

عيوب الجدول الزمني للمشروع

يمكن أن يكون للجداول الزمنية تأثير سلبي على الأداء ، وقد تكون عملية إدارة أنشطة المشروع صعبة ، لذلك يجب التغلب على هذه الآثار السلبية لضمان جودة النتائج المحققة. العيوب المتعلقة بالجدول الزمني للمشروع:

  • إذا لم يتم تصميمه بشكل صحيح ، فقد يؤدي إلى زيادة التعقيد.
  • المراقبة المستمرة والتحديثات في جميع أنحاء المشروع.
  • عندما يكون هناك عدد كبير من المهام ، يصبح من الصعب إدارة جدول المشروع.

إدارة الجدول الزمني للمشروع

من أجل الاستفادة من الجدول الزمني للمشروع ، من الضروري إدارة الجدول الزمني بطريقة بسيطة ، وتزويد مدير المشروع بمعظم المعلومات اللازمة حول المشروع. كما يجب تلخيص الجدول الزمني للمشروع من خلال استبعاد الخطوات التفصيلية لإكمال النشاط، مما يساعد على تحديد كيفية إدارة الجدول الزمني للمشروع، والذي يعد من أهم الخطوات في إدارة الجدول الزمني للمشروع:

أولا: حدد مكون المخطط الزمني للمشروع

يتكون الجدول الزمني للمشروع من مجموعة من العناصر التي تشكل الصورة العامة للمشروع وكيفية إدارته. هذه العناصر لها مهام وأدوار مختلفة في الخطة. تنعكس مهارات مدير المشروع في كيفية استخدام فن إدارة المشاريع لإعداد وتحديث هذه المكونات في جميع مراحل إدارة المشروع.

1. تقوم وحدة عمل المشروع بتنظيم وحدة العمل

هذه الوحدات مشتقة من هيكل نشاط المشروع ، أو ما يسمى مخطط WBS. تشكل كل مجموعة من الأنشطة وحدة عمل يمكن تعيينها إلى عضو فريق المشروع المسؤول سابقا عن تنفيذها من قبل مدير المشروع. يجب على مديري المشاريع إعداد الأنشطة ضمن الجدول الزمني للمشروع لضمان عدم تعارض المهام بين الفرق وتحديد مسؤوليات كل عضو حتى لا يتأثر عمل الأعضاء الآخرين في الفريق.

2. تحديد العلاقات بين أنشطة مشروع التبعية

عند تخطيط المشاريع وجدولتها ، يأخذ مديرو المشاريع في الاعتبار العلاقات بين وحدات الأعمال والأنشطة داخل هذه الوحدات لأن هناك أربع علاقات مختلفة بين أنشطة الأعمال أو الوحدات ضمن الجدول الزمني للمشروع. إن تحديد العلاقات يمنح مديري المشاريع المرونة اللازمة لإنجاز عملهم ويمكنهم إجراء تغييرات تتوافق مع طبيعة تلك العلاقات. وتشمل العلاقات بين أنشطة المشروع ما يلي:

  • انتهاء الحدث (أ) شروط بدء الحدث (ب)

في هذا النوع من العلاقات، لا يمكن بدء النشاط B قبل اكتمال النشاط A بالكامل، وهي العلاقة الأكثر شيوعا عند إنشاء مخطط زمني للمشروع. يمكن وصف البدء في بيع منتج كنشاط (ب) كمثال على نشاط (أ) بعد الانتهاء من خطة تسويقية.

  • ينتهي الحدث (أ) شروط إنهاء الحدث (ب)

لا يمكن أن ينتهي النشاط B إلا إذا انتهى النشاط A، ولكن بداية النشاط B مستقلة عن بداية النشاط A. وما لم تجر دراسة تصميم الموقع الإلكتروني كنشاط (أ)، فإن مثال عدم استخدام تصميم الهوية البصرية كنهاية للنشاط (ب) هو مثال على هذه العلاقة.

  • بداية النشاط (أ) شروط انتهاء النشاط (ب)

لا يمكن أن ينتهي النشاط B قبل بدء النشاط A، ما لم يخضع لقيود زمنية. يبدأ النشاط (ب). وكمثال على هذه العلاقة، لا يمكن لفريق تصميم موقع الويب إكمال عملية التصميم كنشاط B قبل أن يبدأ العميل في التحقق من التصميم النهائي كنشاط (A)، لذلك يمكن طرح فكرة تسليم بيانات الموقع.

  • بداية النشاط (أ) شروط بدء النشاط (ب)

لا يمكن بدء النشاط B قبل بدء النشاط A دون الالتزام بوقت إنهاء النشاط A. لا يمكنك البدء في كتابة محتوى لمقالة معينة كنشاط B حتى تبدأ في البحث عن محتوى مشابه لمقالة معينة، لأن النشاط (A) هو مثال على هذه العلاقة.

3. تعيين المعلمات الرئيسية للمشروع الرئيسي

تشير معلمات المشروع إلى أنه يتم تنفيذه خلال الوقت المخطط له ، فهي إشارات ذات أهمية تنفيذ ، وفقا للخطة الموضوعة ، بين ما يتم تنفيذه فعليا في وقت معين وما يجب تنفيذه في هذا الوقت ، وبعد القياس ، اتخاذ الإجراء المناسب بالنسبة لنقطة الوسم.

وكمثال على المعلم الرئيسي للمشروع، يمكن اقتراح فكرة استكمال بناء الجدار 3 في نهاية يوم العمل الخامس عشر للمشروع. وفي حال عدم اكتمال الجدار بنهاية اليوم الخامس عشر يجب على مدير المشروع دراسة الخطة الزمنية وتصحيح الأخطاء في حال وقوعها، ومن ثم المضي قدما في تنفيذ المشروع بناء على تلك الأخطاء.

ثانيا: تخصيص الموارد للمشروع

يساعد الجدول الزمني للمشروع ، إلى جانب هيكل المشروع ووحدات العمل داخله ، على تقدير الموارد اللازمة لتنفيذ المشروع. يضمن التخصيص الصحيح للموارد زيادة الموارد إلى أقصى حد دون إهدار الموارد غير الضرورية في المشروع.

وتم التشديد على تجربة صانعي القرارات، مما وفر على المشاريع التأخيرات الزمنية الناجمة عن سوء تخصيص الموارد. بالإضافة إلى تنظيم عمل الموارد بطريقة لا تشكل ضغطا على الموارد ، هناك فراغ واضح في مرحلة واحدة من مراحل تنفيذ المشروع ، وفي مرحلة أخرى.

إذا كانت الموارد البشرية للمشروع غير واضحة قبل البدء، فيمكنك تعيين وصف وظيفي للمهمة، ثم إضافة اسم الشخص إلى المهمة لاحقا. على سبيل المثال ، يمكن ذكر اسم مطور الويب في بداية المشروع ، وتحويله إلى اسم عضو في فريق تطوير الويب أثناء التنفيذ ، والاتفاق على اسم المؤدي.

يمكنك استخدام الترميز اللوني للمهام عند تعيين الأشخاص والموارد لمهام ومسؤوليات مختلفة. يستخدم هذا الترميز لشرح بعض المبادئ المرتبطة بالجداول وإدراج رسم توضيحي في الجدول يشرح معنى الألوان المستخدمة. لذلك ، يعد الترميز عاملا مهما في إدارة الجداول الزمنية للمشروع بنجاح.

ثالثا: تقدير مدة المشروع

تعتمد مدة المشروع المقدر على عدد الأنشطة المرتبطة به، حيث يتم تقدير مدة النشاط الواحد وفقا لعدة طرق، بما في ذلك متوسط الأنشطة المقدرة، بما في ذلك تقدير ثلاث قيم لكل نشاط: (الأولى هي المدة في ظل أفضل ظروف التشغيل، والثانية هي المدة في ظل أسوأ ظروف التشغيل، والثالثة هي القيمة المتوقعة في ظل الظروف العادية)، أو يمكن اختيار أي طريقة أخرى لتقدير مدة المشروع بشكل صحيح.

هناك العديد من العوامل التي تؤثر على تقدير مدة المشروع ، بما في ذلك القيود المفروضة على المشروع ، والمخاطر التي قد يواجهها المشروع ، والموارد المتاحة في المشروع. وتكون المدة الإجمالية للمشروع بأكمله هي مجموع دورات النشاط التي يقوم عليها المشروع.

يجب على مديري المشاريع عدم تجاهل العمل الجماعي ، والساعات المعتمدة في عطلات نهاية الأسبوع ، باستثناء العطلات المنصوص عليها داخل الشركة ، والنظر في تقليل مخاطر فشل تنفيذ المشروع أو الانتهاء منه في الوقت المحدد خلال مرحلة التخطيط.

رابعا: تحديد المسار الحرج في المشروع

يصف المسار الحرج في المخطط الزمني للمشروع مجموعة من الأنشطة المتتالية التي تتأخر مدتها الإجمالية إذا تغيرت مدة أي نشاط في المجموعة. يمكنك السماح ببعض التأخير للأنشطة الأخرى التي لا تقع على المسار الحرج دون تجاوز المدة الإجمالية للمشروع.

يتم تحديد المسار الحرج للمشروع من خلال تعيين أطول جدول زمني لسلسلة من الأنشطة المتتالية ضمن الجدول الزمني للمشروع ، ويجب على مدير المشروع تعديل الجدول الزمني للتأكد من أن كل مشروع له مسار حرج ، لأن تنوع المسار الحرج يمكن أن يؤدي إلى صعوبات وتعقيد غير ضروريين في إدارة المشروع.

من الضروري تتبع سير النشاط وحسابه يوميا أو أسبوعيا – حسب مدى تعقيد المشروع – ومقارنته بالخطة للتأكد من عدم تغير المسار الحرج للمشروع، وتعديل خطة المشروع، بما في ذلك الجدول الزمني للتحكم في هذا التغيير، مع التأكيد على أن الأنشطة على المسار الحرج تركز بشكل أكبر على أهميتها من أنشطة المشروع الأخرى.

خامسا: تقصير الجدول الزمني للمشروع

غالبا ما تضطر إدارة الشركة إلى تقصير جداول المشروع لأن مديري المشاريع يجب أن ينفذوها في فترة زمنية أقصر مما هو ممنوح خلال مرحلة تخطيط جدول المشروع.

وبالاعتماد على موارد إضافية وتخصيص المزيد من الأموال لتنفيذ الأنشطة المتبقية من المشروع، يمكن تقصير الجداول الزمنية، وهي طريقة مكلفة تضع عبئا ماليا إضافيا على عاتق المشاريع الصغيرة والمتوسطة الحجم. لذلك ، يجب استخدامها بحذر حتى لا تؤثر سلبا على المشروع.

ويمكن أيضا اللجوء إلى الحد من نشاط المسار الحرج، الذي يقلل بدوره من المدة الإجمالية للمشروع، شريطة ألا تظهر مسارات حرجة جديدة بعد التخفيض. هذه طريقة أرخص لأن الموارد والمبالغ يتم تخصيصها لمجموعة أنشطة التتبع الرئيسية بدلا من جميع أنشطة المشروع.

كيفية إنشاء جدول زمني للمشروع

لإنشاء جدول زمني للمشروع ، من الضروري تحديد مهام وأنشطة المشروع وفقا لهيكل الأنشطة ، وتحديد تواريخ البدء والانتهاء المتوقعة لكل نشاط ، وتحديد الوقت اللازم لأداء الأنشطة. يجب على مدير المشروع تحديد طبيعة العلاقات بين الأنشطة وحساب إجمالي فترة تنفيذ المشروع بناء على وقت الأنشطة والعلاقات بينها.

بعد حساب الدورة الكلية للتنفيذ، يجب على مدير المشروع تحديد الأنشطة المتوازية ضمن الجدول الزمني للمشروع، حيث لا توجد علاقة بين إحدى المهام لأنه يمكن البدء في أحد الأنشطة دون التأثر أو التأثر بالنشاط الموازي.

من الضروري تحديد المسار الحرج للمشروع ، والذي يستغرق أطول وقت للتنفيذ. يجب تجنب وجود مسارين حرجين وضبط جدول المشروع للحفاظ على واحد.

قراءة المخطط الزمني للمشروع والبرامج المستخدمة

هناك العديد من نماذج المخططات التي تعتمد على الجداول الزمنية لتنفيذ عنصر التكوين ، وأشهرها مخططات الشبكة ومخططات جانت.

لقراءة الجدول الزمني للمشروع ، من الضروري معرفة الآلية التي يتم من خلالها رسم الجدول الزمني ، حيث يتم تمثيل كل نشاط بخط يمثل طوله الوقت الذي يستغرقه إكمال النشاط ، اعتمادا على وحدة الوقت المستخدمة في المشروع ، على سبيل المثال في أيام أو أسابيع أو أشهر. تظهر الأسهم لهذا النشاط أيضا نوع العلاقة بين نشاط وآخر، مما يسهل تتبع الأنشطة عن طريق الرسم.

يمكنك الاعتماد على مجموعة متنوعة من البرامج والأدوات للمساعدة في رسم جدول زمني للمشروع، خاصة إذا كنت تعتمد على مخطط جانت. يمكن استخدام البرنامج لتطبيق أنماط الألوان للتمييز بين مسؤوليات المهمة بين الفرق ، وبالإضافة إلى تشكيل علاقات متبادلة بين الأنشطة وتحديد المعالم الرئيسية بسهولة ، من الممكن أيضا رسم خريطة للشبكة وتحديد المسار الحرج والوقت اللازم لتحقيق ذلك.

توفر هذه البرامج الكثير من الوقت والجهد الذي يضعه مديرو المشاريع في إعداد جداول المشاريع ، ولعل أبرز البرامج المستخدمة في إدارة المشاريع وإعداد البرامج هي MS-Project و Primavera و Vizzlo.

للمساعدة في إعداد خطة مشروع عالية الجودة، يمكنك توظيف خبراء لتوظيف مستشاري أعمال محترفين من خلال منصة المستقلين، أكبر منصة مستقلة في العالم العربي، لإعداد خطة مشروع احترافية مع الجدول الزمني للجودة المطلوبة ووفقا لإمكانات عملك.

وباختصار، فإن الجدول الزمني للمشروع هو عنصر إعلامي في كل مرحلة من مراحل إدارة المشروع، ويسلط الضوء على أهمية الجدول الزمني من خلال تيسير عمل المديرين والموظفين، وتتبع التقدم المحرز في المشروع، والحد من المسؤوليات المتصلة بمرحلة التنفيذ. لذلك ، يجب على كل مدير مشروع تحسين قدرته على تصميم وقراءة الجداول الزمنية من أجل تنفيذ المشاريع بسهولة أكبر وتنظيميا ، وضمان نجاح المشروع.

نشر في: نصائح ريادة الأعمال منذ 12 شهرا

زر الذهاب إلى الأعلى