ربح من الانترنت

الاتصال الفعال: كيف تتواصل باحترافية في بيئة العمل؟

التواصل الفعال: كيف تتواصل مهنيا في بيئة العمل؟

بالإضافة إلى نقص الإنتاجية ، يمكن أن يؤدي التواصل غير الفعال إلى العديد من المشاكل وسوء الفهم بين أعضاء الفريق ، مما قد يتسبب بدوره في خسائر مادية للشركة. ونتيجة لذلك، أصبحت الشركة حريصة مؤخرا على تحسين مهارات التواصل الفعال بين أعضاء الفريق. ما هو التواصل الفعال؟ كيف يؤثر التواصل الفعال على بيئة العمل؟

دليل:

ما هو التواصل الفعال؟

التواصل الفعال هو عملية التواصل بين شخصين أو أكثر بهدف نقل رسالة محددة وفهمها بنجاح. مفهوم التواصل الفعال لا يتعلق فقط بتبادل المعلومات وتمريرها بين الناس ، ولكن التواصل الفعال ينطوي على فهم مشاعر الآخرين وفهم نواياهم المحتملة. هناك العديد من أنواع الاتصالات، بما في ذلك:

  • التواصل الشفهي: يشمل التواصل الشفهي الحوارات والمقابلات والمؤتمرات والخطب وما إلى ذلك.
  • التواصل غير اللفظي: يشمل التواصل غير اللفظي النغمة ولغة الجسد والإيماءات.
  • التواصل الكتابي: وتشمل الاتصالات الخطية الرسائل والتقارير والمذكرات.
  • الاتصال المرئي: مثل شاشات التلفزيون والأفلام.

تتأثر عملية التواصل الفعال بمجموعة من السلوكيات التي يجب تجنبها لضمان جودة عملية التواصل المطلوبة ، مثل الإجهاد وعدم الانتباه. يجب على الشخص التحكم في مشاعره ، ولا تدع الضغط يؤثر عليه حتى لا يساء فهمه من قبل الآخرين ، والانتباه إلى التواصل الفعال ، وعدم تشتيت انتباهه بأي عوامل خارجية أخرى.

ما هي مبادئ التواصل الفعال؟

لضمان تواصلك الفعال مع فريقك، تحتاج إلى التأكد من تطبيق المبادئ السبعة للتواصل الفعال، على النحو التالي:

  1. إعادة توجيه رسائل محددة: يجب أن تكون الرسالة التي تحاول إرسالها إلى الفريق محددة حتى يتمكنوا من فهمها وتنفيذها بسهولة أكبر حسب الحاجة.
  2. إرسال رسالة واضحة: لا يمكنك التواصل مع فريقك بكلمات يمكن تفسيرها بعدة طرق، ويجب أن تكون واضحا بشأن هدفك من أجل توفير الوقت والجهد اللازمين للمراجعات إذا لم يكن طلبك يعمل كما هو متوقع.
  3. البيانات المرجعية: عند مناقشة خطة عمل مع فريقك ، يجب أن تحرص على دعم عرضك التقديمي والتخطيط بأبحاث وبيانات واقعية.
  4. وعد: يعد الالتزام من أهم مبادئ التواصل الفعال في بيئة العمل، حيث يجب عليك الالتزام التام بكل ما تقوله ووعودك من أجل كسب ثقة وولاء الفريق.
  5. الاتساق: يجب أن تكون رسالتك متسقة في جميع أركانها، أي يجب أن تتوافق النغمة مع محتوى الرسالة. حاول أيضا تقصيره قدر الإمكان أثناء استخدام المباشرة لتوجيه رسائلك.
  6. أنهى: تأكد من وصول رسالتك إلى الفريق بأكمله ولا تدعهم ينسون التفاصيل غير الشفافة بالنسبة لهم. بمجرد الانتهاء من إرسال رسالتك ، يمكنك أن تسألهم عما إذا كانوا يعرفون كل شيء.
  7. المجامله: عند التواصل مع الآخرين، لا تستخدم الكلمات السلبية والجارحة على الآخرين، وتأكد دائما من الاحترام المتبادل من أجل تحقيق التواصل الفعال في بيئة العمل.

كيف يمكنك تحسين مهاراتك في الاستماع وإدخالك في التواصل الفعال؟

التواصل الفعال لا يتعلق فقط بما نريد قوله ، بل يتعلق بالاستماع إلى ما يقوله الآخرون وفهم كلماتهم ومشاعرهم جيدا. عندما يشعر الشخص الآخر وكأنك تستمع إلى ما يقوله وتفهم ما يشعر به ، فإنه يقوي العلاقة بينكما ، ويمكنك التأثير على الشخص الآخر من خلال الاستماع جيدا.

على سبيل المثال، إذا كنت تستمع بهدوء إلى الآخرين، فإن هدوئك يؤثر عليهم ويهدئهم. جرب النصائح التالية لتحسين مهاراتك في الاستماع الفعال ، والتي تعد أهم مهارات الذكاء العاطفي:

  • التركيز مع المتحدثين

إذا لم تضع كل انتباهك وانتباهك في المتحدث ، فلن تتمكن من التواصل بفعالية. اترك هاتفك وراءك وحاول ألا تفكر في أي موضوع آخر. إذا وجدت صعوبة في فهم ما يقوله الشخص الآخر ، فكرر ما قاله المتحدث في رأسك للبقاء على اتصال معه.

  • لا تقاطع الآخرين

مقاطعة شخص ما هي واحدة من أسوأ السلوكيات ويمكن أن تعطل التواصل الفعال بين الأفراد لأن المتحدث يشعر بأنه لا قيمة له ولا يريد الاستماع إلى خطابه ، مما قد يؤثر سلبا على علاقتكما.

  • إظهار الاهتمام

لا أحد يحب أن يعتقد أن كلماته تافهة وغير مسموعة ، وتظهر للشخص الذي تتحدث إليه ، ويومئ ويتفاعل أثناء المحادثة ، ويشجع المتحدث على الاستمرار في الحديث ، مثل طرح بعض الأسئلة حول ما قاله والتعليق “نعم”. ارسم ابتسامة باهتة على وجهك وتأكد من أن لغة جسدك مريحة.

  • لا تصدر أحكاما

ليس عليك أن تتفق مع جميع الأفكار والمبادئ، فمن المهم التركيز على الاستماع بدلا من انتقاد الإجراء، إلا في الإطار المناسب، مثل التقييم أو المراجعة. خلاف ذلك ، من المهم تجنب الحكم على سلوك الآخرين والتواصل معهم بفعالية للحفاظ على علاقتك معهم.

ليس عليك تكرار ما تسمعه حرفيا ، ولكن تلخيص معنى الحديث بإيجاز. سيعطي هذا انطباعا جيدا وسيشعر المتحدث بأنك مهتم حقا ويستمع إلى ما يقوله.

كيفية استخدام التواصل غير اللفظي للتواصل الفعال؟

التواصل غير اللفظي ليس استخدام الكلمات ، بل استخدام أشياء مماثلة لتوصيل لغة الجسد والإيماءات وتعبيرات الوجه والاتصال بالعين والنغمة وكذلك الطريقة التي تتنفس بها. يساعدك فهمك للإشارات غير اللفظية على التواصل بفعالية مع الآخرين ، وبالتالي تعزيز الروابط بين الفرق.

يمكنك استخدام لغة الجسد لتعزيز التواصل الفعال باتباع الخطوات التالية: افتح ذراعيك ، وضعهما على جانبيك ، ولا تدعهما يعبران. إذا كنت واقفا ، فانتقل مباشرة وافتح منطقة الصدر والظهر. إذا كنت جالسا ، فكن معتدلا في اجتماعاتك وحافظ على ظهرك مستقيما دائما.

بالطبع ، أهم شيء في لغة الجسد هو استخدام التواصل المرئي بشكل صحيح والبقاء على اتصال مع الشخص الذي تتحدث إليه. كل هذا يحسن التواصل الفعال مع الآخرين ، ويوائم رسالتك اللفظية مع لغة جسدك ، ويترك الآخرين مع شعور بالثقة. يمكنك أيضا تحسين التواصل غير اللفظي من خلال:

1. إيلاء الاهتمام للاختلافات الثقافية

عند التحدث إلى الأفراد ، عليك أن تأخذ في الاعتبار الاختلافات في الثقافة والعمر والجنس والدين بين الأفراد ، وليس من المنطقي معاملة جميع الناس بنفس الطريقة دون النظر إلى السياق الثقافي الذي يأتون منه وما يعنيه الاقتباس منهم.

على سبيل المثال، الانحناء للشعب الياباني أمر ضروري عند مقابلة أشخاص آخرين، في حين أن هذا ليس هو الحال في عالمنا العربي، حيث نعتمد على مصافحة الآخرين. للقيام بذلك ، يجب أن يكون لديك عقل منفتح ، وقبول الاختلافات الثقافية والعرفية بين المجموعات العرقية المختلفة ، والتواصل بفعالية وفقا لثقافات كل منها.

ثم عليك ضبط إشاراتك غير اللفظية وتلك الاختلافات ، أي أنه لا يمكنك الاتصال بطفل صغير بنفس الأسلوب ونبرة الصوت أثناء التحدث إلى صديق. يجب عليك أيضا النظر في الحالة النفسية والعاطفية للشخص الذي تتعامل معه.

2. انظر إلى سلامة الإشارات غير اللفظية

لا يمكنك تحليل كل إيماءة على حدة ، عليك قراءة جميع الإشارات غير اللفظية التي تتلقاها ، مثل النغمة وحركات الجسم والتواصل المرئي. يمكن للشخص الذي تتحدث إليه أن ينظر إليه قليلا ويقطع عينيه لفترة من الوقت.

ليس الأمر أنهم أشخاص يفتقرون إلى فن التواصل الفعال ، لكنه غير مقصود ، أو لأنهم بحاجة إلى القيام بشيء ملموس. لذلك ، يجب عليك قراءة الإشارات غير اللفظية كمجموعة ، وتحليل جميع الإشارات معا للحصول على أفضل قراءة للشخص الذي تتحدث إليه.

بقدر ما تشعر بالقلق ، إذا كنت تبحث عن أفضل اتصال مع الآخرين ، فيجب عليك التأكد من أن الإشارات غير اللفظية تتطابق مع كلماتك حتى لا يشعر المتلقي بالارتباك وعدم الأمان. على سبيل المثال، لا يمكنك إقناع شخص ما بأنك تدعمه وتوافق على ما يقوله بينما يقول خلاف ذلك، مثل وضع يديك أمام جسمك وهز رأسك.

لذا ، يجب تعزيز ما تقوله لفظيا من خلال تواصلك غير اللفظي ، فهو يمنح الناس الأمان والثقة ، ولا يمكنك هز رأسك “لا” أثناء قول “نعم” عليك أن تكون حريصا على تجنب إرسال إشارات سلبية وعدوانية في لغة جسدك ، مثل: إمساك ذراعك أو إبعاد عينيك. ليس عليك الاتفاق على أشياء لا تحبها ، ولكن ليس عليك التواصل بفعالية أو وضع الشخص الآخر في موقف دفاعي وتوتر.

3. ابق إيجابيا

استخدم لغة الجسد الإيجابية لضمان التواصل الفعال وإظهار الثقة. على سبيل المثال ، عند دخول غرفة المؤتمرات ، تأكد من البقاء في وضع مستقيم ، والحفاظ على اتصال مستمر بالعين مع الحضور ، والمصافحة بنشاط. سيساعدك ذلك على زيادة ثقتك بنفسك وتخفيف التوتر أثناء الاجتماعات ، ويساعد على غرس الثقة والراحة في الآخرين.

استراتيجيات التواصل الفعال في بيئة العمل

مهارات الاتصال الفعال لا تقل أهمية في نجاح المشروع عن المهارات الإدارية، ويمكنك تطبيق هذه الاستراتيجيات لتعزيز التواصل الفعال في بيئة العمل لزيادة الإنتاجية:

  • كن واضحا بشأن ما تريد قوله لهم واجعل من السهل عليهم فهمك.
  • فهم واستيعاب مشاعر ومواقف الموظفين.
  • لا تظهر الفطنة عند التعامل مع الفريق، ولكن كن واثقا مما يتطلبه الموقف.
  • يمكنك إدارة الاجتماعات عن بعد باستخدام برنامج الاتصال المناسب عند الحاجة إليه لمساعدتك على التواصل بفعالية مع موظفيك.
  • شجع موظفيك على إعطاء أصواتهم وطرح أسئلتهم وأفكارهم. هذا سيعزز تماسكهم وشعورهم بالانتماء إلى الشركة ، وبالتالي اكتساب ولائهم.
  • امدح موظفيك على العمل الجيد الذي يقومون به.
  • تنظيم الفعاليات والفعاليات مع الموظفين خارج مكان العمل.
  • قم بقياس فعالية اتصالات شركتك من خلال كيفية تفاعل موظفيك معك.

باختصار ، لا يمكننا تجاهل أهمية التواصل الفعال بين الأشخاص في المؤسسة ، سواء كان ذلك لإبرام صفقات مع العملاء ، أو لإدارة الفرق وتحسين أدائهم. لذلك ، تأكد من اتباع النصائح المذكورة أعلاه لتطوير مهارات الاتصال الفعالة الخاصة بك والحصول على مهنة ناجحة.

نشر في: نصائح ريادة الأعمال منذ 11 شهرا

زر الذهاب إلى الأعلى