أنواع

إدارة المرحلة الانتقالية لتحوّل الشركات إلى العمل عن بعد

إدارة الانتقال من تحول المؤسسة إلى العمل عن بعد

يعد انتقال الشركات إلى العمل عن بعد أحد أهم المراحل في إدارة انتقال المؤسسة من دولة تقليدية إلى المشاركة في العالم الرقمي عبر الإنترنت. يسمح بالتواصل غير المحدود بين أعضاء الفريق والمستخدمين في أي وقت وفي أي مكان.

دليل:

ما هو العمل عن بعد؟

باختصار ، يمكن وصف العمل عن بعد بأنه إزالة اعتماد الشركة على المكاتب والمباني والموظفين ضمن نطاق جغرافي معين والدخول الكامل إلى عالم الإنترنت. للحصول على خيارات أفضل لضمان سير العمل ، لا توجد عيوب أو قيود.

مفهوم العمل عن بعد آخذ في التبلور والتوسع حتى يصل إلى مفهومه الحالي على مدى العقد الماضي. ويتم ذلك من خلال انتشار قوة الإنترنت واختراقها في جميع جوانب الحياة. واليوم، تعد شبكة الإنترنت، شأنها شأن الغذاء والدواء، أحد حقوق الإنسان الرئيسية، مما يبرز أهمية الإنترنت وقيمتها في الحياة اليومية.

لكن في الآونة الأخيرة، تسارع تطور مفهوم العمل عن بعد بشكل كبير، خاصة مع انتشار جائحة كورونا، التي جلبت دائما متغيرات جديدة إلى الحياة اليومية لجميع المجتمعات.

لقد أصبح قطاع الأعمال خيارا بين الاستسلام لحصار شامل وعلى هذا الأساس الغرق في الهاوية وفقدان قيمته السوقية تدريجيا، أو اللحاق بركب التنمية واعتماد الإنترنت كأساس لمفهوم العمل عن بعد. في هذه المقالة ، سنناقش كيفية إدارة المرحلة الانتقالية لشركتك تدريجيا للتحول إلى العمل عن بعد. ولكن أولا ، يجب أن نصبح على دراية بأشكال العمل عن بعد.

قسم العمل عن بعد

ينقسم العمل عن بعد إلى ثلاثة مستويات رئيسية:

1. العمل المؤقت

إنها طريقة للجوء إلى العمل عن بعد استجابة لحالات الطوارئ المجتمعية. لضمان استمرار نجاحها ، تحتاج الشركات والمؤسسات إلى مواكبة هذه التغييرات لأن الاستجابة مؤقتة ومرتبطة باستمرار النظام الهامشي. مثالنا هو جائحة كورونا والتغييرات التي فرضتها، والتي قد يكون بعضها مؤقتا حتى نهاية الجائحة من أجل العودة إلى شكلها الأصلي.

2. العمل عن بعد جزئيا

في هذه الحالة ، تجمع الشركات بين نوعين من العمل (الفضاء المادي والعمل عن بعد) استجابة للضرورة التي تجبرها على البقاء على الأرض. وذلك لتحسين الكفاءة أو خدمة العملاء الذين يحتاجون إلى استمرارية الخدمة وضمان عدم حدوث أي انقطاع يمكن أن يؤثر سلبا على ثقة المستخدمين في نجاح الشركة.

3. العمل عن بعد تماما

هذا هو التحول في الشركات التقليدية التي تتبع بالكامل نظام العمل عن بعد. وبقيامها بذلك، تم التخلي عن المقر الفعلي واعتمدت الوكالة على خبرة موظفيها، بغض النظر عن موقعها الجغرافي. تعقد بعض الشركات اجتماعات منتظمة على الرغم من اتباعها الكامل لمنهجية العمل عن بعد ، بينما تفضل شركات أخرى عقد اجتماعات رقمية من خلال برامج مثل Zoom أو Skype.

يتطلب الانتقال من أنظمة الشركات التقليدية إلى أنظمة العمل عن بعد المرور بمرحلة انتقالية ، وهو أمر بالغ الأهمية. ويحدد قدرة الشركة على التكيف مع المتغيرات الجديدة ومدى قدرة فريقها على تبني هذه التغييرات، بالإضافة إلى دراسة جدوى الانتقال إلى العمل عن بعد بأفضل طريقة ممكنة دون خسارة، حيث يجب أن تتميز المرحلة الانتقالية للشركة بالتطبيق السلس والسهل.

أهمية الاتصال السلس عندما تنتقل الشركات إلى العمل عن بعد

من المهم التأكد من أن الفترة الانتقالية تمر بأقل عدد ممكن من المشاكل والمزالق لحماية تشغيل عملية الإنتاج وتحسين قدرة الأفراد في الشركة على التكيف مع التغييرات الجديدة.

نظرا للحاجة المستمرة لضمان سير عملية الانتقال بسلاسة وسهولة، تقدم بعض المنصات الإلكترونية خدمات تساعد على تنظيم المهام وتمكين التواصل بين الفرق المختلفة في الشركة. وهذا يضمن استمرار التواصل بينهما وتنظيمه، بحيث لا يتأثر هذا التواصل بمتغيرات الفترة الانتقالية. ومن أهم المنصات التي تقدمها الشركات لتقديم خدمات تنظيم العمل عن بعد عبر الإنترنت ما يلي:

1. المنصة I

يقدم حسوب إدارة المهام والخدمات التنظيمية بطريقة احترافية. وكانت “آنا” أول منصة للشركات والمشاريع العربية، والتي بدورها هدفت إلى تسهيل انتقال الشركات والمشاريع العربية، خاصة إلى العمل عن بعد.

تعريشة .2

Trello هي واحدة من أكثر الوسائل فعالية لإدارة المهام. وهو يدعم تنظيم مهام العمل عن بعد وتحديد أولوياتها. ثم متابعة إحصائياتهم وتقدمهم. ساعد في الحفاظ على سلامة سير العمل وتنظيم فريقك.

معسكر القاعدة .3

المخيم الأساسي هو أداة لإدارة المشاريع ومنصة اتصال بين أعضاء نفس الشركة. الفرق قادرة على تنظيم المهام ، مما يمنحهم القدرة على تغيير المهام وضبطها.

ملموس .4

إنها أداة قوية لفهرسة وتنظيم الأعمال. يمكن استخدامها في جميع مجالات العمل عن بعد ، من إعداد تقويم شركتك إلى إدارة المشاريع فيه.

بعد ذلك ، تحدثنا عن أهم المنصات التي تساعد في إدارة المرحلة الانتقالية لانتقال الشركة إلى العمل الحر. دعونا نذكر أهم النقاط الأساسية في حال أرادت الشركة التأكد من أن المرحلة تمر بسلاسة دون عوائق وتتكيف بشكل كامل مع المتغيرات الجديدة في أقرب وقت ممكن، حتى لا تتأثر عجلات إنتاجها.

كيفية تنفيذ استراتيجية التحول الرقمي؟

النقاط الرئيسية للتحول الرقمي الناجح:

1. حدد حجم التزام فريقك بالعمل عن بعد

يجب عليك أولا تحديد ساعات عمل الفريق وعدد أيام العمل الرسمية. وكذلك تحديد عدد ساعات وأيام الراحة. وفيما يتعلق بترتيبات شؤون الموظفين، فإن العمل التقليدي والعمل عن بعد يشتركان في نفس المبادئ التنظيمية.

2. تعيين المهام اليومية

يمكن استخدام المنصات المذكورة أعلاه لتوفير قائمة مهام لكل موظف. يتم ذلك للحفاظ على مستوى معين من الإنتاجية ومنع الأداء من السقوط تدريجيا في حالة من الخسارة في نهاية المطاف.

3. عش حياة متوازنة

في حين أن العمل من المنزل قد يبدو فكرة جيدة لإعطاء مزيج من السعادة والراحة ، فإن الواقع هو عكس ذلك تماما. بسبب التوحيد المسبق لبيئات العمل والمنزل ، غالبا ما يقع الموظفون في حالة من سوء الإدارة بين الحياة الشخصية والعملية. يجد العمال أنفسهم غير قادرين على فصل المهام اليومية عن مهام العمل ، مما قد يؤثر سلبا على قدرتهم على المضي قدما في كلتا الحياة.

ونتيجة لذلك، يجب على الشركات وضع ضوابط لتحقيق التوازن بين حياة الناس الشخصية وعملهم حتى لا تؤثر سلبا على إنتاجية موظفيها في المستقبل.

4. استخدام وتوفير أحدث التقنيات

بالنسبة للشركة ، فإن إجبار موظفيها على العمل عن بعد عندما لا يكون هناك ضمان بأن جميع الموظفين سيكونون قادرين على مواكبة مثل هذا التغيير لا معنى له. يجب على الشركات تقديم تسهيلات لموظفيها ، مثل قروض للمواد المشتراة للوازم المرحلة الجديدة أو عروض الأسعار ، على سبيل المثال ، عند العمل مع مقدمي الخدمات ، يمكن للشركات الحصول على خصومات. وهذا يعني أن الموظفين يتمتعون بمزايا وخدمات إضافية.

بالإضافة إلى ذلك ، فإن استخدام أحدث التقنيات يسهل على الشركات إكمال الانتقال إلى العمل عن بعد. تعمل آخر التحديثات على إصلاح الأخطاء التي واجهها المستخدمون في الماضي ، بالإضافة إلى العديد من الميزات ووسائل الراحة.

يجب على الشركات المساعدة في حماية التكنولوجيا أو توفير الأمن والسلامة للموظفين:

  • كمبيوتر محمول بمواصفات تناسب متطلبات عملك.
  • يتيح الإنترنت عالي السرعة الاتصال الفعال ويضمن الاتصال دون انقطاع.
  • خدمة تخزين سحابي تمكن جميع الموظفين من مشاركة الملفات بشكل آمن، على سبيل المثال (Drive، DropBox).
  • برامج الحماية بكلمة مرور، مثل مفتاح تمرير, هذا لحماية جميع المفاتيح لملف الشركة.

5. التواصل دائما مع أعضاء الفريق

يساعد توفير مساحة للتواصل الدائم بين أعضاء الوكالة والإدارة في التغلب على الحواجز التي قد يواجهها الأفراد عند أداء عملهم عن بعد. بالإضافة إلى ذلك، فإنه يعزز روح الالتزام والشعور بالانتماء لدى الفرد إلى المؤسسة، حيث يجد الفرد نفسه قادرا على التواصل مع الإدارة لمعالجة أي قضايا تواجهه. وهذا يعزز الشفافية بين الموظفين والشركة.

6. تبني وسائل التواصل الاجتماعي التي تعوض بيئة العمل

يمكن اعتبار عدم وجود بيئة عمل متصورة من أبرز الشوائب في مبادئ العمل عن بعد. ويؤدي الافتقار إلى بيئة يتبادل فيها الأفراد الخبرات والمشورة مع أقرانهم في العمل إلى انخفاض الإنتاجية الفردية، وفي نهاية المطاف، إلى انخفاض إنتاجية العمل الجماعي.

إن خلق بيئة وسائل التواصل الاجتماعي التي تضمن اختلاط الموظفين في مجال العمل عن بعد مع زملائهم في نفس القسم أو في الإدارات الأخرى هو حافز لزيادة الإنتاجية وإزالة العديد من الحواجز. يمكن للموظفين التواصل وتبادل الأفكار مع الزملاء ، مما يخلق هيكلا اجتماعيا يساعد على تحسين أفكار الفريق وطاقته.

7. تنظيم اجتماعات ومؤتمرات منتظمة لجمع أعضاء كل فريق

على الرغم من نجاح منصات التواصل التي يمكنها تحقيق أعلى مستوى من التواصل بين الموظفين ، إلا أن لا شيء يمثل التواصل البشري. الأهم من ذلك ، يتم تنظيم اجتماعات منتظمة لكل عضو في الفريق على فترات منتظمة ، مما يعزز شعور الفرد بالانتماء إلى الفريق ويعزز روح العمل الجماعي والالتزام.

لذلك تعد المرحلة الانتقالية لانتقال الشركة إلى العمل عن بعد من أهم المراحل لضمان نجاح واستدامة تبني مشاريع العمل عن بعد. فهو يسمح بتمهيد الطريق ووضع الأسس للعديد من المشاريع التطويرية التي تعود بالنفع على نجاح الشركة، حيث أن عملية إدارة المرحلة الناجحة توفر للشركة رؤية واضحة لحالة جميع الإدارات والإدارات. سيساعد ذلك الشركة على تحديد نقاط الضعف وتعزيزها في المستقبل وتوفير تحسينات تتناسب مع الاحتياجات.

نشرت في: دليل شامل, نصائح ريادة الأعمال منذ 12 شهرا

زر الذهاب إلى الأعلى